做好文书档案系统审计，守住数字化档案管理的安全底线

说真的，作为踩过坑的过来人，我太懂文书档案系统审计有多重要了

我之前帮单位搞文书档案数字化改造，那时候满脑子想的都是赶紧把纸质档案扫完进系统，早点交差完事，提起文书档案系统审计，我第一反应就是：这不就是走个过场的形式主义？至于专门花时间做？结果后来上级来检查，一查一个准：三个离职大半年的同事账号还能正常登系统，两份涉密的红头文件错放到了普通公开档案目录里，差点给我们单位记了合规问题，负责这事的我们部门，那年全员年终奖打了九折，我亏了小一千块钱，从此我提起文书档案系统审计，就恨不得拉住每个做档案管理的朋友唠半小时。

说白了，你就把单位的文书档案系统当成单位的「记忆杂物仓」，堆了十几年的各类文件、合同、红头，就像你家储藏间堆的旧行李箱、旧家电、小时候的相册，平时没人碰，真要用的时候找不到，或者进了老鼠咬坏了重要东西，哭都没地方哭。而文书档案系统审计，就是给这个杂物仓做一次彻底的大扫除加安全检查，把藏在犄角旮旯的坑都给你挖出来。

我踩过的这三个坑，全是没做文书档案系统审计埋下的雷

• 坑一：把文书档案系统审计当应付检查的走形式

  我当初就是栽在这了，为了应付要求随便填了几张表，根本没真查，结果该有的问题一个没找出来，最后挨罚的还是自己。很多朋友都觉得，不就是个档案系统吗？能出什么大问题？我告诉你，真出问题就是大问题：涉密文件泄露、重要档案丢失，哪个不是要背责任的？文书档案系统审计真不是给领导做样子，是给你自己扛雷啊朋友。

• 坑二：只审新系统，忘了老系统

  这也是很多单位会犯的错，换了新的文书档案系统，老系统就扔在一边吃灰，账号密码都没人记了，更别说做文书档案系统审计了。我之前听过一个真事，某单位老服务器扔在机房角落，好几年没管，硬盘坏了才发现，里面存着九十年代至今的所有人事档案，全没了，补都补不回来，多少人退休办手续都卡着，那麻烦真的是无穷无尽。这不就是你搬家了，旧房子的门没锁，里面还放着值钱的老物件，转头就给忘了，能不丢吗？

• 坑三：审计一次就一劳永逸，再也不碰了

  好多单位做完一次文书档案系统审计，改完问题就把这事忘到后脑勺了，觉得我都查过了还能有啥问题？你想啊，你单位每个月都有人入职离职，每个季度都有新档案进系统，权限天天变，文件天天加，就像你家储藏间，你不可能只打扫一次，之后就再也不收拾了吧？时间长了灰尘落满，老鼠也进来了，东西也堆乱了，下次找的时候照样抓瞎。所以靠谱的做法就是，半年一次小审计，一年一次全审计，文书档案系统审计要做成常规活，不能做成一锤子买卖。

靠谱的文书档案系统审计，其实做起来也没那么复杂

我踩过坑之后，也跟着专业的人学过好几次，总结下来，普通人做文书档案系统审计，照着这几步走，基本不会出大错：

第一步摸清楚所有底数：不管是在用的新系统，还是已经停用的老系统，不管是在线的云系统，还是存本地服务器的离线系统，全都拉清单列出来，一个都不能落，别漏了任何一个角落，这是文书档案系统审计的基础，底数清才能查的准。

第二步查权限，清僵尸账户：把系统里所有的用户账号导出来，一个个核对在岗状态，离职的立刻销号，调岗的立刻调整权限，实习生外包这类临时人员，用完就收权限，别嫌麻烦，我当初就是漏了三个离职的账号，才挨的罚，这步真的是最简单也最容易出问题的地方。

第三步抽验档案质量和分类：不用你几十万份档案全翻一遍，按档案的分类，每类抽10%出来核对，看看有没有漏页错扫，有没有存错目录，有没有电子档和纸质档对不上的，有问题就及时补扫调整，别等真要用的时候才发现找不到。

第四步查安全合规：这是文书档案系统审计的核心，首先要看涉密档案是不是单独存放在符合要求的涉密系统里，有没有和普通档案混放，然后看备份，是不是做了至少两份异地备份，会不会存在所有档案都存在一个硬盘里，硬盘坏了全没了的情况，还要看看系统有没有符合最新的《档案法》要求，有没有安全漏洞，会不会被非授权人员随意访问。

最后一步出整改清单，谁负责改，什么时候改完，一项项盯清楚，改完再复核一遍，这就算完整做完一次文书档案系统审计了。

说句土味的大实话，文书档案系统审计这活儿，就是平时不起眼，关键时刻救大命。你花个三五天时间做好，平时啥事儿没有你觉得没用，真等到检查来的时候，别人慌得一批熬夜补材料，你胸有成竹喝着茶摸鱼，这不比啥都强？我作为踩过坑、花了小一千块年终奖买教训的过来人，真心劝你：别嫌麻烦，抽点时间给你们单位做一次文书档案系统审计，绝对是稳赚不赔的买卖。我见过太多单位觉得这事儿不重要，等到出了合规问题才追悔莫及，反正我该说的都说了，坑都给你标出来了，听我的，回去安排上准没错。