文书档案怎么进行档案扫描？2026年最新规范流程是什么？

文书档案进行档案扫描需严格遵循2023版《档案数字化规范 第1部分：纸质档案数字化》（DA/T 31.1-2023）要求，核心是保障扫描件的完整性、准确性、可用性，符合档案长期保存标准。本回答将从扫描前预处理、规范操作流程、质量校验标准、常见疑问等维度展开，为相关从业者提供2026年最新的合规操作指南。

一、档案扫描前的文书档案预处理要求

预处理是避免漏扫、错扫，保障档案扫描效率的核心前提，需严格按照实体档案管理要求操作，不得破坏文书档案的完整性。根据2024年国家档案局印发的《档案数字化安全管理规定》，涉密文书档案的预处理需在涉密场所由专人完成，全程禁止无关人员接触。

• 对文书档案进行分类排序，按件号、页号逐一核对，缺页、错页情况单独标注并登记造册，不得擅自调整原有排序
• 检查文书档案保存状态，折角页全部展平，破损、脆化页先做修复处理，黏连页采用无损方式分离，避免扫描时损坏原件
• 拆除全部金属装订物，残留的胶痕、贴纸需轻轻清理，无法清理的标注后单独扫描，避免划伤扫描设备镜头
• 对涉密、带特殊印章、大幅面等特殊类别的文书档案单独存放，按照对应管理要求制定专项扫描方案，不得与普通档案混合处理

二、文书档案的档案扫描规范操作步骤

2026年最新档案数字化要求明确，普通文书档案扫描分辨率不得低于300DPI，带彩色印章、手写批注的文书档案需采用24位真彩色模式扫描，存储格式优先选择PDF/A格式，需长期保存的档案需同时存储TIFF格式副本。

• 设备校准：开机后先完成色彩校准、空白页测试，确认设备无偏色、漏扫问题后再正式作业，大幅面、珍贵档案需采用专业平板扫描仪作业
• 分批扫描：单次扫描量不超过设备额定负荷，每扫完100页暂停核对一次页号，确认与实体排序一致后再继续，避免出现错序、重页问题
• 实时修正：扫描过程中发现黑边、歪斜、模糊的图像实时裁剪扶正，清晰度不达标的页面立即重扫，不得批量修改图像内容
• 规范命名：扫描完成的电子文件按照“全宗号-年度-保管期限-件号”的统一规则命名，确保每份电子文件与实体文书档案一一对应，方便后续检索调取

三、档案扫描后的文书档案质量校验要求

根据2025年全国档案工作会议发布的《纸质档案数字化质量验收指南》，文书档案扫描完成后需进行100%逐页校验，漏扫率、错序率必须为0，图像清晰度合格率需达到100%，未通过校验的批次需全部返工。

• 内容校验：逐页核对扫描件与实体文书档案的内容是否完全一致，检查有无缺页、重页、内容遮挡等问题，特殊批注、印章需单独标注清晰度
• 格式校验：逐一检查扫描件的分辨率、色彩模式、存储格式是否符合要求，命名规则、存储路径与元数据信息匹配无误
• 元数据录入：同步录入文书档案的题名、责任者、成文日期、保管期限、密级等核心元数据，与对应扫描件绑定存储，确保检索准确率达到100%
• 实体还原：全部扫描完成后，按照原有排序重新装订文书档案，恢复原有归档状态，不得出现缺页、装订错误等问题，实体档案需放回原有库房位置存放

常见问题FAQ

Q：涉密文书档案可以委托第三方机构开展档案扫描吗？

A：不可以，根据《档案数字化安全管理规定》，涉密文书档案的档案扫描必须由本单位涉密岗位人员开展，如需委托第三方服务，需先取得保密行政管理部门的资质审批，且全程需在本单位涉密场所完成，不得将实体档案带离单位。

Q：档案扫描后的文书档案原件可以销毁吗？

A：只有保管期限为30年以下、经档案鉴定小组确认无保存价值的文书档案，报本级档案行政管理部门审批后可按规定销毁，永久保管和30年保管期限的文书档案原件必须长期留存，不得私自销毁。

总结与温馨提示

文书档案开展档案扫描需严格遵循预处理、规范操作、质量校验全流程要求，核心是保障扫描件与实体档案完全一致，符合档案数字化的安全、质量标准。正式批量扫描前，可先选取10-20份不同类型的文书档案做试点测试，确认参数、流程无误后再全面开展。扫描全程需做好实体档案的保管，避免出现丢失、污损等问题。