摸遍档案数字化存储雷区，给你唠唠安全管理规范干货

前情提要：踩雷踩得差点把工作丢的大怨种就是我

前阵子公司整理10年的财务、人事旧档案，喊我当数字化安全小组组长——说“安全”，其实一开始全靠我拍脑袋：网盘随便选个免费扩容的，U盘备份直接塞抽屉钥匙插笔记本旁边，电脑扫描完连杀毒都忘了点，最后差点出事。那天部门经理说税务局要查2019年的季度原始凭证扫描件，我翻遍网盘只有一个加密压缩包打不开，U盘还被来玩的外甥女格式化了，吓得我三天瘦五斤蹲机房找服务器临时备份。还好当时机房运维小哥好心多存了一份测试盘，不然我这个月奖金+季度评优+小组长头衔直接三连跪。

从那以后我痛定思痛，抱着啃《新华字典》的劲儿翻了十几版官方档案数字化存储安全管理规范，还跟着运维小哥泡了俩月服务器机房，终于把档案数字化存储安全管理规范揉碎了，变成了普通人能听懂的土味干货+踩雷指南。今天咱就唠唠这个，绝对帮你把档案数字化存储安全管理规范焊在脑子里，再也不当三连跪大怨种。

档案数字化存储安全管理规范第一雷：选个“靠谱家”把扫描件藏好

扫描完的档案就像刚领回家的金镯子金项链，你不能随便丢楼下垃圾桶旁边的快递柜对吧？快递柜说不定三天不取就会被快递员塞广告位，甚至连柜门密码都被别人破解了。同样的道理，档案数字化存储安全管理规范对“存储家”的要求那是相当高，今天给你拆解拆解官方档案数字化存储安全管理规范里的“存储家”要求，顺便安利几个靠谱的“存储家小区”。

官方档案数字化存储安全管理规范划重点：存储家分两类，缺一不可

• 第一类是在线存储家（也叫主存储区）：官方档案数字化存储安全管理规范说，在线存储家得能24小时开门迎客（不，是24小时稳定访问），防盗门得是银行金库级别的（数据加密传输、数据加密存储都得有），还要有24小时监控保安（访问日志、操作日志、异常报警都不能少），最关键的是，防盗门钥匙不能随便给人（得有身份认证、权限管理）。别图省钱选免费扩容的个人网盘，个人网盘那防盗门就像纸糊的，保安也是兼职遛狗的，搞不好哪天金镯子金项链就被别人偷去卖废品了。
• 第二类是离线存储家（也叫备份区）：官方档案数字化存储安全管理规范说，离线存储家不能和在线存储家住同一个小区（地理位置要隔离），不能用同一个防盗门（存储介质要分开，不能都是硬盘，最好是硬盘+蓝光光盘各一份），还要定期请保安巡逻检查（每半年到一年检查一次存储介质，读取测试一下文件有没有损坏）。像我之前U盘备份塞抽屉钥匙插笔记本旁边，那就是把离线备份家和在线笔记本电脑锁在同一个抽屉里，一旦抽屉被偷，或者U盘被外甥女格式化，全完了。

对了，官方档案数字化存储安全管理规范还特别强调，在线存储家和离线存储家的文件要定期同步，就像你每周五都要把家里的零钱存一部分到银行保险柜里一样，千万不能偷懒。

档案数字化存储安全管理规范第二雷：给金镯子金项链加上“双重保险锁”

选好了靠谱的存储家小区，接下来就是给金镯子金项链加上双重保险锁了。同样的道理，官方档案数字化存储安全管理规范对“保险锁”的要求那也是相当高，今天给你拆解拆解官方档案数字化存储安全管理规范里的“保险锁”要求，顺便安利几个靠谱的“保险锁牌子”。

官方档案数字化存储安全管理规范划重点：保险锁分两把，一把管身份，一把管文件

• 第一把保险锁是身份权限保险锁：官方档案数字化存储安全管理规范说，身份权限保险锁得是指纹+密码+人脸识别三重的（至少得有两重），不能谁都能打开防盗门。身份权限还要分层，就像小区保安只能看大门，物业经理只能看公共区域，业主才能进自己家一样，公司里的普通员工只能看自己权限范围内的档案，部门经理只能看本部门的档案，总经理和档案管理员才能看全公司的档案。对了，官方档案数字化存储安全管理规范还特别强调，离职员工的身份权限要在离职当天立刻注销，就像你把房子卖了立刻换门锁一样，千万不能留后门。
• 第二把保险锁是文件加密保险锁：官方档案数字化存储安全管理规范说，文件加密保险锁得是AES-256级别的（银行金库级别的加密算法），不能随便用个压缩包密码就完事了。文件加密还要分两种，一种是传输加密，一种是存储加密，传输加密就是你把金镯子金项链从家里运到银行保险柜的时候，用的是运钞车，运钞车外面有迷彩布，里面有防弹玻璃，存储加密就是你把金镯子金项链放进银行保险柜的时候，用的是指纹+密码+钥匙三重的保险柜锁。

对了，官方档案数字化存储安全管理规范还特别强调，压缩包密码（如果必须用的话）不能是123456、身份证号、手机号这种容易被破解的密码，最好是大小写字母+数字+特殊符号的组合，而且要定期更换，就像你定期换银行卡密码一样，千万不能偷懒。

档案数字化存储安全管理规范第三雷：定期给金镯子金项链做“体检”

选好了靠谱的存储家小区，加上了双重保险锁，接下来就是定期给金镯子金项链做体检了。同样的道理，官方档案数字化存储安全管理规范对“体检”的要求那也是相当高，今天给你拆解拆解官方档案数字化存储安全管理规范里的“体检”要求，顺便安利几个靠谱的“体检医生”。

官方档案数字化存储安全管理规范划重点：体检分三种，缺一不可

• 第一种体检是存储介质体检：官方档案数字化存储安全管理规范说，存储介质体检每半年到一年做一次，主要检查硬盘有没有坏道，蓝光光盘有没有划痕，读取测试一下文件有没有损坏。像我之前外甥女格式化的U盘，就是因为没定期做体检，坏道越来越多，最后被格式化了也没办法恢复（不过还好当时有测试盘）。
• 第二种体检是访问日志体检：官方档案数字化存储安全管理规范说，访问日志体检每周做一次，主要检查有没有人在非正常时间访问档案，有没有人访问自己权限范围外的档案，有没有人下载了大量的档案。如果发现异常情况，要立刻报警（联系公司的安全部门或者警察叔叔）。
• 第三种体检是杀毒软件体检：官方档案数字化存储安全管理规范说，杀毒软件体检每天做一次，主要检查电脑有没有病毒，有没有木马，有没有恶意软件。对了，官方档案数字化存储安全管理规范还特别强调，扫描档案的电脑不能随便连外网，最好是用内网专用的扫描电脑，就像你存放金镯子金项链的房间不能随便开门一样，千万不能偷懒。

对了，官方档案数字化存储安全管理规范还特别强调，体检报告要存档，至少存3年，就像你定期做的体检报告要存档一样，万一哪天出了问题，还能拿出来当证据。

最后唠叨一句：档案数字化存储安全管理规范是保命符，不是摆设

很多人可能觉得档案数字化存储安全管理规范太麻烦，太啰嗦，太耽误时间，其实不然。档案数字化存储安全管理规范是保命符，不是摆设，万一哪天出了问题，比如税务局查账找不到原始凭证扫描件，比如竞争对手偷了公司的核心技术档案，比如存储介质损坏导致所有档案丢失，那时候哭都来不及。

今天我把自己踩过的雷，揉碎了变成了普通人能听懂的土味干货+踩雷指南，希望能帮到大家。记住，档案数字化存储安全管理规范要焊在脑子里，档案数字化存储安全管理规范要落实在行动上，再也不当三连跪大怨种。

如果你还有什么关于档案数字化存储安全管理规范的问题，欢迎在评论区留言，我会一一回复的。最后祝大家工作顺利，奖金多多，季度评优年年有！