避雷搞效双管齐下全靠文书档案系统与编目

讲真，文书档案系统与编目，是我蹲档案室踩烂三双小白鞋换回来的职场救命稻草啊

作为一个曾经被塞成「仓鼠过冬粮仓管理员」plus版——哦不对plus minus版？塞得连老鼠看了都叹气绕路怕踩自己存的旧文件脚疼——的前行政兼档案临时救火员，我必须摸着良心、掏心窝子、甚至掏出上个月整理完新系统空出来的半个工位（原来那堆塞不下只能堆走廊杂物柜角差点被保洁阿姨当成废报纸卖了的陈年旧报表啊旧合同啊旧请假条啊，哦对了还有老板2018年写的那本至今没人敢拆塑封的「公司腾飞畅想录」！全都给我规规矩矩进了系统「藏经阁」分区「老板专属玄学读物」）说一句：文书档案系统与编目，是当代职场人「攒「摸不到雷不背锅还能偷偷摸摸「多摸会儿鱼（不是真摸是挤出来的高效带薪喝水带薪晒太阳补妆摸鱼式摸鱼）」式隐形业绩的」双料外挂啊！文书档案系统与编目，文书档案系统与编目，文书档案系统与编目——重要的事像喊食堂抢糖醋排骨的号子喊三遍，省得你转头就忘，又去蹲走廊啃旧文件。

先给你们唠唠我之前踩过的、能让你从行政岗主管岗连踩成「垃圾桶专职分拣员预备役」的三个文书档案无系统无编目的大坑

• 第一坑：老板喊你找「去年3月份和XX公司签的第三份补充协议里那条关于尾款拖多久扣多少违约金的条款」，你能把走廊杂物柜角从年初翻到年底，把保洁阿姨刚拖的走廊踩成彩虹桥，把自己的小白鞋踩成「历史遗留文件同款泥巴鞋」，最后翻出来老板2019年的畅想录塑封拆了一半、2020年的团建照片散落一地、甚至还翻出前任留下的没送出去的圣诞贺卡，那份协议？哦对！去年搬杂物柜的时候不小心掉柜顶空调外机旁边的小缝隙里了！抠出来的时候纸边黄得像秋天的银杏叶，那条条款？哦抠破了！差点赔违约金差点卷铺盖走人差点年终奖泡汤差点连糖醋排骨都抢不到最后一片土豆块！还好还好，文书档案系统与编目救了我后来的半条命——哦后来找着了备份！不对后来我痛定思痛搞了个最基础的免费版文书档案系统与编目！
• 第二坑：上级来检查档案管理工作，说要查「近三年的员工入职登记表」，你只能抱着三大摞文件夹跑过去，上级翻了五分钟问「怎么有三个叫张三的？身份证号不一样入职岗位不一样入职时间不一样怎么还都在张三文件夹里？哦对！前任偷懒只按姓名首字母排文件夹，没编目！」，哦你只能陪着笑说「前任前任前任！都是前任的锅！」但锅是前任的，但扣的工资是你的！挨的骂是你的！在上级面前丢的脸是公司的但最后老板还是扣你的工资扣你的全勤奖扣你的零食补贴！零食补贴啊！当代打工人的半条命啊！还好还好，后来的文书档案系统与编目救了我的零食补贴——文书档案系统与编目可以自动编目姓名首字母、身份证号、入职岗位、入职时间、甚至可以自动加备注，比如「这个张三是隔壁张三的远房表弟，不能随便开除」这种老板偷偷加的小笔记哦！
• 第三坑：年底要做年度总结要写档案管理的工作内容，你翻遍了所有的文件翻遍了所有的笔记翻遍了所有的聊天记录，最后只能写「整理了文件」「归档了文件」「擦了擦档案柜」「和老鼠斗智斗勇了三次」——哦擦档案柜老鼠斗智斗勇三次也算？但老板看了会说「这一年你就干了这点事？明年你去前台当接待兼擦桌子兼前台兼职保安兼兼职保洁兼职杂物间管理员吧！」还好还好，后来的文书档案系统与编目救了我的前台保安保洁杂物间管理员的多岗噩梦——文书档案系统与编目可以自动生成年度总结！自动统计整理了多少份文件！自动统计归档了多少份文件！自动统计借阅了多少份文件！自动统计归还了多少份文件！自动统计逾期未还多少份文件！甚至可以自动生成图表！比如柱状图饼状图折线图！老板看了会说「这一年你干了不少事啊！明年给你涨50块钱零食补贴！」哦50块钱零食补贴！当代打工人的一天一杯一点点无糖去冰加波霸加椰果的快乐啊！文书档案系统与编目，文书档案系统与编目，文书档案系统与编目——第三次喊抢食堂糖醋排骨的号子！

再给你们唠唠怎么用文书档案系统与编目，攒隐形业绩攒老板好感攒职场摸鱼式摸鱼的时间

哦不对唠怎么用之前，先给你们唠唠我现在的状态：每天早上八点半到公司，先去食堂抢一碗豆浆一根油条两个茶叶蛋——哦三个茶叶蛋昨天抢不到两个茶叶蛋加半个包子——然后慢悠悠地走到工位，先喝一杯温水，然后打开电脑，先刷十分钟朋友圈，先看十分钟八卦，先摸鱼式摸鱼摸十五分钟——哦不对高效带薪喝水带薪晒太阳补妆摸鱼式摸鱼摸二十分钟——哦老板看不见的角落的监控坏了——哦老板上周刚换的监控坏了——哦老板昨天刚叫人来修监控——哦不管不管，修好了再说。然后慢悠悠地打开文书档案系统与编目，看一眼有没有人借阅逾期未还的文件——哦没有人！然后慢悠悠地处理其他工作——哦其他工作昨天用文书档案系统与编目挤出来的时间全干完了——哦剩下的时间就可以继续摸鱼式摸鱼——哦不对继续学英语继续看专业书继续提升自己——哦土味正能量来了：摸鱼是不可能真摸鱼的，这辈子都不可能真摸鱼的，只有用文书档案系统与编目挤出来的时间提升自己，才能升职加薪，才能当上总经理，才能出任CEO，才能迎娶白富美，才能走上人生巅峰——哦迎娶白富美不一定，但升职加薪当上档案管理主管还是有可能的！文书档案系统与编目，文书档案系统与编目，文书档案系统与编目——第四次喊抢食堂糖醋排骨的号子！

哦扯远了扯远了，现在正式唠怎么用文书档案系统与编目：

第一步：选对文书档案系统与编目，就像选对食堂阿姨的手，阿姨的手不抖，你才能抢到糖醋排骨最后一片土豆块加排骨

过来人告诉你，选文书档案系统与编目，不要选太贵的，也不要选太便宜的免费版全是广告的，不要选太复杂的你学三年都学不会的，也不要选太简单的连自动编目都不会的——哦过来人踩过的坑告诉你，我一开始选了个太便宜的免费版全是弹窗广告的，一会儿弹「美女视频免费看」，一会儿弹「传奇手游上线送屠龙刀」，一会儿弹「你的电脑有病毒快来下载我们的杀毒软件」，差点把我的电脑给炸了！后来我又选了个太贵的，一年要好几万块钱，老板说「你疯了吗？我们公司档案室总共才五平米！」后来我又选了个太复杂的，我学了三个月都学不会自动编目，最后还是老板看我可怜，给我推荐了个现在用的，不贵也不便宜，没有弹窗广告，简单易学，连前任留下的没送出去的圣诞贺卡都能编目「前任留下的没送出去的给老板女儿的圣诞贺卡，备注老板女儿已经上大学了」——哦对了，这个系统就不推荐具体名字了，免得你们说我打广告——哦你们可以私我，但我不一定回——哦因为我在摸鱼式摸鱼提升自己——哦土味正能量来了：师傅领进门，修行靠个人，选对文书档案系统与编目只是第一步，剩下的还要靠你自己去摸索去研究去发现更多的功能，才能更好地攒隐形业绩攒老板好感攒职场摸鱼式摸鱼的时间——哦迎娶白富美不一定，但升职加薪当上档案管理主管还是有可能的！

第二步：给所有的文件编目，就像给所有的零食分类，零食分类了，你才能想吃什么就吃什么，不用翻遍整个零食柜

过来人告诉你，给文件编目，不要太随意，也不要太复杂，太随意了找不到文件，太复杂了累死人——哦魔性隐喻来了：文件就像你的零食，薯片放在薯片分区，饼干放在饼干分区，糖果放在糖果分区，辣条放在辣条分区——哦老板不让在公司吃辣条——哦不管不管，偷偷放在老板看不见的抽屉里的辣条分区——哦给文件编目也是一样的，按年份分区，按部门分区，按文件类型分区，甚至可以自动加备注——哦老板偷偷加的备注我才不会告诉别人——哦重点操作项来了：一定要给每一份文件起一个清晰明了的文件名，比如「2023年行政部和XX公司签的第三份关于尾款拖多久扣多少违约金的补充协议」，不要起「文件1」「文件2」「文件3」「新建Microsoft Word文档」——哦起新建Microsoft Word文档的那个，你给我站出来！我保证不打死你！

第三步：定期备份文件，就像定期给零食补货，零食补货了，你才能想吃什么就吃什么，不用等到想吃的时候发现零食柜空了

过来人告诉你，定期备份文件，非常重要！非常重要！非常重要！重要的事像喊食堂抢糖醋排骨的号子喊三遍——哦不对第四遍还是第五遍？不管不管，定期备份文件，不然电脑坏了怎么办？档案室着火了怎么办？老板女儿不小心把水洒在电脑上怎么办？老板女儿不小心把水洒在档案室的文件上怎么办？——哦重点操作项又来了：一定要定期备份文件，比如每天备份一次到U盘里，每周备份一次到移动硬盘里，每月备份一次到云端里，三管齐下，才能万无一失！

最后再给你们灌一碗土味正能量的强行混搭鸡汤：文书档案系统与编目，是当代职场人「避雷搞效双管齐下」的双料外挂，是当代职场人「攒隐形业绩攒老板好感攒职场摸鱼式摸鱼的时间」的三大法宝，是当代职场人「升职加薪当上总经理出任CEO迎娶白富美走上人生巅峰」的敲门砖——哦迎娶白富美不一定，但升职加薪当上档案管理主管还是有可能的！文书档案系统与编目，文书档案系统与编目，文书档案系统与编目——最后一次喊抢食堂糖醋排骨的号子！哦今天食堂的糖醋排骨要出锅了！我要去抢最后一片土豆块加排骨了！再见！