企事业单位档案安全防护全流程实施规范

档案安全防护的核心定义与底层逻辑

档案安全防护是指通过技术、管理、物理三重手段，保护档案实体及数字化成果的完整性、可用性、保密性、真实性，防止其被篡改、泄露、损毁或丢失的系统性工作。完整性指档案内容与结构未被非法修改，可用性指授权用户可在规定时间内获取完整档案，保密性指仅授权人员可访问敏感档案，真实性指档案信息与原始记录一致。

国家档案局2023年发布的《全国档案事业统计公报显示，2022年全国各级档案馆发生档案实体损毁事件12起，数字化成果泄露风险预警触发372次，其中92%的预警源于管理漏洞。档案安全防护需遵循“预防为主、防治结合、分级分类、全程管控”的底层逻辑，分级分类是基础，全程管控覆盖档案从收集、整理、保管、利用、销毁全生命周期。

档案分级分类标准

分级分类的必要性

依据《中华人民共和国档案法》《保密法》及行业规范，将档案分为绝密级、机密级、秘密级、内部级、公开级五级。绝密级档案泄露会使国家利益遭受特别严重损害，机密级遭受严重损害，秘密级遭受一般损害，内部级仅适用于单位内部或特定合作方，公开级可面向社会公众开放。分级分类能明确防护优先级，合理分配防护资源，避免过度防护或防护不足。

标准化分级分类步骤

• 成立由档案部门、保密部门、业务部门组成的档案定级小组，制定本单位的《档案分级分类实施细则》
• 在档案收集阶段同步开展预分类预分级，由业务经办人填写《档案预分类预分级审批表》
• 定级小组对预分级预分类档案进行审核，签署意见后上报单位分管领导审批
• 将审批结果录入档案管理系统，设置对应的访问权限、存储区域、防护措施标识

档案全生命周期安全防护落地

收集阶段安全防护

收集阶段是档案安全的第一道关口，需从源头把控档案真实性与完整性。业务部门移交纸质档案时，需确保档案纸张无破损、字迹清晰无篡改、页码连续无缺漏；移交数字化档案时，需提交纸质原件核对单、数字档案元数据清单、完整性校验报告（采用MD5或SHA-256算法生成）。

数字化档案收集前，需对存储介质进行病毒查杀与格式化处理，确保介质中无残留数据。完整性校验报告需由业务部门经办人、档案接收人双签字确认，并与数字档案同步归档。

整理阶段安全防护

整理阶段需在专用的档案整理室开展，整理室需配备监控摄像头、门禁系统、防盗窗，整理过程中禁止无关人员进入。纸质档案整理时，禁止使用涂改液、修正带等易褪色、易破损的材料，禁止裁剪或拼接档案内容。

数字化档案整理时，需使用经过单位保密部门或档案部门认证的档案管理系统，禁止使用私人设备处理敏感档案。整理完成后，需再次对数字档案进行完整性校验，并更新元数据清单与完整性校验报告。

保管阶段安全防护

纸质档案需按分级分类标准存储在不同的保管区域：绝密级档案存储在专用保险柜（符合GB/T 32078-2015标准），由双人双锁管理；机密级、秘密级档案存储在符合GB/T 18894-2016标准的档案库房；内部级、公开级档案存储在普通档案库房。档案库房需配备温湿度控制系统（温度14-24℃，相对湿度45%-60%）、防光系统、防尘系统、防火系统、防盗系统、防虫防霉系统。

数字化档案需按“3-2-1”备份策略存储：3份完整备份，2份存储在不同类型的介质上，1份存储在异地（距离单位50公里以上的符合GB/T 50373-2019标准的档案灾备中心）。备份介质需定期进行可读性检测，每年至少检测1次，检测比例不低于20%。

利用阶段安全防护

档案利用需遵循“先审批、后利用”的原则。绝密级档案利用需经单位主要领导、上级主管部门档案管理机构负责人、上级主管部门保密部门负责人三重审批；机密级档案利用需经单位主要领导、单位保密部门负责人双重审批；秘密级档案利用需经单位分管领导审批；内部级档案利用需经业务部门负责人、档案部门负责人双重审批；公开级档案利用可直接通过单位档案管理系统或档案馆查阅。

敏感档案利用禁止拍照、复印、扫描、下载，需在专用的档案利用室开展，利用室需配备监控摄像头、屏蔽仪。数字档案利用需设置水印、访问权限控制、日志记录功能，日志记录需保留不少于3年。

销毁阶段安全防护

档案销毁需依据《档案法》及本单位的《档案销毁实施细则》开展，禁止随意丢弃档案。纸质档案销毁需采用碎纸机（符合GB/T 21247-2019标准）粉碎成2×2mm以下的颗粒，或采用焚烧炉焚烧成灰烬；数字化档案销毁需采用专业的数据销毁软件（符合GB/T 33561-2017标准）多次覆盖（覆盖次数不少于7次），或采用物理销毁方式（如砸毁、粉碎存储介质）。

档案销毁需成立由档案部门、保密部门、纪检监察部门组成的档案销毁小组，档案销毁小组需全程监督销毁过程，并填写《档案销毁审批表》《档案销毁清单》《档案销毁监督记录》，三份材料需同步归档。

档案安全防护工具与环境

常用安全防护工具

• 实体防护工具：碎纸机、保险柜、温湿度记录仪、监控摄像头、门禁系统、屏蔽仪
• 数字防护工具：病毒查杀软件、防火墙、入侵检测系统、入侵防御系统、数据加密软件、数据备份软件、数据销毁软件

环境要求

档案整理室、档案利用室、档案库房、灾备中心的选址需远离易燃易爆物品存储区、高压输电线、通信基站等危险区域。档案整理室、档案利用室需采用实体隔墙，档案库房需采用防火等级不低于二级的实体建筑。

档案安全防护问题排查

每月需对档案实体防护、数字防护、管理措施进行一次常规排查，每季度需进行一次专项排查，每年需进行一次全面排查。常规排查重点检查档案库房温湿度、备份介质可读性、监控摄像头运行情况；专项排查可根据实际情况选择档案分级分类、档案利用审批、档案销毁等方面；全面排查需覆盖档案安全防护的所有环节。

排查过程中发现的问题需建立《档案安全隐患整改台账》，明确整改责任人、整改措施、整改期限，整改完成后需进行复查，复查合格后方可销号。