学生档案种类多整理难怎么办？过来人教你轻松搞定

我当初踩过的坑，种类多到我想直接跑路

说出来你不信，我大二的时候为了赚学分，主动报名去学院学工办帮忙做档案整理，那一个月给我留下的阴影，比我一整年赶期末作业的阴影都大！为啥啊？还不是因为学生档案种类多，多到我刚进门看到那堆东西就想反悔。我记得第一天上班，老师指了指角落半人高的二十多箱材料说“你整理一下”，我一推门，散页材料掉的满地都是，踩上去滑溜溜的，当场我脑子里就循环播放：档案整理学生档案种类多怎么办？谁来捞捞我这个想赚学分的小菜狗啊！

我那时候不懂方法，上来就瞎塞，想着把材料塞进档案袋就完事了，结果过了两天老师要找一份19届的获奖材料，我翻了三个箱子，汗把T恤都打湿了都没找到，那时候我才明白，种类多不可怕，瞎整理才可怕。这不就像你把一年四季的衣服、内衣袜子、包包围巾甚至奶茶送的钥匙扣全塞一个小衣柜，开门直接给你活埋，找啥啥找不到，说的就是这个场景！

踩坑踩出来的整理法，亲测好用不翻车

后来跟着管档案的老师学了整整一周，磨了半个月才摸出窍门，今天全掏给你们，绝对靠谱，毕竟我帮着整理了快两届毕业生的档案，这方法我用了不下一百次，遇到再多种类的都能理顺。

第一步：先给所有材料“按堆分家”，像给衣柜分区一样

我跟你们说，档案整理最忌讳的就是上来就细化，本来学生档案种类多，你越细越乱，先分大类就对了！就像你整理衣柜，先划出上衣区、下装区、内衣区，先把大堆分开，再慢慢理细的。我把常用的大类给你们列出来，都是踩过坑磨出来的，直接抄作业就行：

• 核心学籍类：录取通知书存根、高考报名登记表、学籍卡、成绩单全放这，相当于衣柜的上衣区，是最核心的大件，先分出来准没错
• 思政材料类：入团申请书、入党志愿书、思想汇报这些全归这一类，相当于衣柜的外套区，都是比较正式的材料，单独放好找
• 奖惩资助类：获奖材料、处分文件、助学金、助学贷款相关材料都放这，相当于配饰区，零散但单独分类就不会乱
• 其他材料类：实习报告、就业协议、休学复学异动材料都归这，相当于内衣袜子区，杂但是分好类就不会找不到

你可别小看这一步，原来我就是不先分家，往箱子里乱塞，学生档案种类多也不怕，先把大堆分好，相当于把乱成一锅粥的线先分出几个头，接下来理就容易太多了。这一步做完，你会发现原来半个屋子的烂摊子，一下子就清爽了，说真的，土味道理说的没错：只要大类分的好，档案整理没烦恼！是不是很土？但真的很好用啊朋友们！

第二步：给每个档案“贴标编号”，像给衣服贴尺码标一样

分完大类，接下来就是贴标签编号，你想啊，学生档案种类多，哪怕你分了大类，找的时候还是要翻对不对？贴标签就相当于给每件衣服挂了带名字的挂钩，一找就能找到。这里说个专业细节，很多人整理的时候标签只写学生姓名，那遇到重名的怎么办？所以标签上一定要加上学号！每个学生的学号都是独一无二的，相当于档案的身份证号，不管多少人重名，按学号找绝对不会错。

如果是装订好的整份档案，直接把标签贴在档案袋封面右上角就行，如果是零散材料放在档案盒里，别忘了给档案盒侧面也贴一个大标签，写上大类、年度、编号范围，比如“2023届本科 核心学籍类 1-100号”，找的时候远远就能看到，省了至少80%开盒翻找的时间。我一开始就是忘了贴盒签，找东西开了十几个盒子，累的腰都直不起来，贴了之后真的太香了。还是那句土话：标签贴的清，找档不费心！

第三步：善用工具别硬扛，像用收纳盒整理衣柜一样

现在很多单位学校整理档案还在用全手工，遇到学生档案种类多那不头大才怪！我后来就是用了学校的档案管理系统做数字化档案整理，把每个学生的材料分类录入进去，要找什么输入学号一秒就能定位，比我翻箱子快一百倍。哪怕你没有专业系统，整个Excel表录入信息也比你硬记强一万倍，我一开始偷懒懒得录，想着我能记住位置，结果过了一个星期我自己都忘了放哪，白忙活一下午，说出来都是泪。

说白了就是，该用工具就用工具，别逞能，就像你整理衣柜，买几个分层收纳盒，比你全堆柜子里舒服多了，一个道理。

最后唠两句真心话

其实我做了快两年档案整理，最大的感受就是，很多人一听到学生档案种类多，第一反应就是头大，觉得这是个不可能干完的活，其实真不是，你只要找对方法，一步一步来，再乱的档案也能理的清清楚楚。我一开始不也对着一堆材料哭丧脸，满脑子都是档案整理学生档案种类多怎么办，现在呢？我闭着眼都能把一堆乱档案理完，说白了就是方法对了，啥事都好办。

我这所有方法都是我自己踩了无数坑、翻了无数箱子磨出来的，绝对不是网上瞎抄的内容，你要是现在正被一堆学生档案整的头大，不妨按着我这三招试试：先分大类分家，再贴标签编号，最后用工具辅助，保准你半天就能理完原来一天都理不完的活。最后再送大家一句土味正能量：只要方法找对路，种类再多也不怵！冲就完了！