档案制度建设年度检查实操指南：全流程零门槛可直接落地执行

一、检查前准备工作

1.1 收集整理必备基础资料

提前将所有资料整理到同一个工作文件夹，按类别命名，避免检查时遗漏，必须收集的资料分为三类：

• 制度文本类：本单位现行有效的档案管理制度原文、历年档案检查整改报告、上级单位发布的最新档案管理规范文件
• 业务记录类：本年度档案入库台账、档案借阅/移交/销毁登记册、档案库房温湿度记录表、档案鉴定清理记录表
• 设施资质类：档案库房平面分布图、档案管理系统权限清单、消防/监控/防盗设施年检合格证明

1.2 工具准备（无需复杂工具，用常用办公软件即可）

• Excel/WPS表格：用于制作检查打分表，可直接复制以下表头使用：
  ``` 检查类目|检查内容|合规情况|问题描述|整改期限 |||| ```
• 拍照设备：使用日常手机即可，现场问题照片按「问题类目-位置-检查日期」规则命名，方便后续溯源
• 纸质检查表：提前将核心检查项打印成册，现场检查时直接勾选记录，避免漏项

二、核心检查分步实操，覆盖全维度要求

2.1 制度合规性核查

第一步先确认制度本身是否符合要求，操作步骤：

• 将本单位现行制度与上级最新发布的档案管理规范逐条对比，重点核对归档范围、保管期限、保密规定、销毁流程四个核心模块，确认是否存在条款过时、与上级要求冲突的问题
• 检查制度是否为正式生效文件：是否有单位正式发文、加盖公章，是否已经传达至所有档案管理相关岗位，随机抽查2-3名档案管理员，确认其熟悉核心条款要求
• 初步打分：制度完全符合要求得满分，每出现1项过时/冲突条款扣10分，无正式生效制度直接判定不合格

2.2 制度执行记录核查

本步骤确认制度是否实际落地，而非仅挂墙公示，操作要点：

• 归档环节：抽查本年度10%的归档文件（总数不足100份的全量检查），核对归档时间、份数、著录信息是否符合制度要求，每发现3份不合格扣5分
• 借阅移交环节：抽查20份（不足20份全查）借阅/移交记录，确认是否有对应层级的审批签字、符合权限要求，每发现1笔无审批记录扣10分
• 销毁环节：本年度有档案销毁操作的，核对是否有完整的鉴定记录、层级审批流程，是否执行了符合要求的保密销毁，无完整流程直接判定不合格

2.3 现场实地核查

到档案存放场地、管理岗位现场核验，核心检查点：

• 库房环境：核对档案是否按分类编号有序存放、柜架标识清晰可查，温湿度符合要求：纸质档案控制温度14-24℃、相对湿度45-60%，防火、防潮、防虫、防盗设施可正常使用
• 涉密档案：涉密档案是否单独存放、执行双人双锁管理，权限管控符合保密制度要求，无违规借阅记录
• 电子档案：电子档案是否落实两地三副本异质备份要求，备份介质定期检测，档案管理系统留存完整访问操作日志

2.4 问题汇总与结果定级

所有检查完成后，汇总问题计算总分，按以下规则定级：

• 总分90分及以上：优秀，制度建设合规，执行到位
• 总分70-89分：合格，存在少量非核心问题，完成整改即可通过
• 总分低于70分：不合格，存在核心制度缺失或严重执行不到位问题
• 出现以下任意一种情况直接判定不合格：核心档案管理制度缺失、涉密档案管理违规、发生档案丢失损毁事故、销毁流程不合规

三、检查结果输出与整改闭环

3.1 输出正式检查报告

正式检查报告必须包含三个核心部分，缺一不可：

• 检查基本信息：说明检查时间、检查范围、参与检查人员、采用的检查方法
• 问题清单：逐条列出发现的问题，标注问题等级（一般问题/严重问题），附对应现场照片佐证
• 整改要求：明确每个问题的责任部门、具体整改要求、整改完成期限

3.2 整改验证闭环

检查完成后1个月内完成整改验证，形成完整管理闭环：

• 责任部门按要求提交整改材料，包括整改后的制度文本、补充完善的业务记录、问题整改完成后的现场佐证材料
• 检查小组对整改内容逐项核验，整改不符合要求的退回重新整改，直到全部符合规范
• 将本年度检查报告、问题清单、整改验证材料统一归档，作为下一年度检查的基础参考资料

如果是中小微型单位，可简化检查流程：将批量抽查调整为核心项全量核对、重点抽查涉密/重要档案，在保证检查质量的同时压缩检查时间，不影响检查结果的准确性。