东莞企事业单位档案管理员数字化归档实操全流程技术指南

一、前置准备：配齐工具+核对东莞档案标准

操作前必须确认这两项，否则直接返工率超80%。

1. 免费/合规必备工具清单

• 扫描设备：平板扫描仪（A3幅面优先，东莞档案馆推荐分辨率≥300dpi）
• 图像处理工具：ImageMagick 7.x 免费版，下载地址：https://imagemagick.org/script/download.phpwindows
• PDF工具：PDF Shaper Free 13.x 免费版，下载地址：https://www.pdfshaper.com/download-free
• 目录整理工具：Excel 2016及以上（无需插件）

2. 确认《东莞市档案数字化加工规范》最新版

东莞标准可能每季度微调，需直接复制打开东莞市档案馆官网下载页：http://www.dga.gov.cn/xxgk/zfxxgkml/zcfg/bmgfxwj/gfxwj/，搜索“数字化加工规范”，下载带公章的PDF最新版（202X年X月为准）。重点核对：

• 扫描格式（文字类PDF/A-1b，图像类TIFF G4，多页文档合并后转PDF/A-1b）
• 目录字段（全宗号、目录号、案卷号、件号、题名、责任者、成文日期、页数、保管期限、备注）

二、目录构建：Excel快速生成东莞标准兼容目录

东莞档案馆要求目录与扫描件“件级一一对应”，目录文件必须命名为「目录-全宗号-移交单位-移交日期.xlsx」。

1. Excel模板快速复制配置

无需自己排版，直接复制以下可直接用的Excel表头行，A1-J1依次填写：

• A1：全宗号
• B1：目录号
• C1：案卷号
• D1：件号
• E1：题名
• F1：责任者
• G1：成文日期
• H1：页数
• I1：保管期限
• J1：备注

2. 零误差批量生成目录

按东莞规范，全宗号、目录号、案卷号、件号必须为纯数字（不足位补前导0，如案卷号12→012，件号1→001），可通过Excel公式自动填充：

• 纯数字固定前导0格式：选中A-D列→右键「设置单元格格式」→「数字」→「自定义」→输入「000」（按需调整位数，比如全宗号3位、目录号2位、案卷号3位、件号3位）
• 自动填充件号：D2输入「001」，D3输入公式「=TEXT(D2+1,"000")」，下拉复制所有行
• 页数自动统计关联（后续操作会讲）：先留空H列

三、档案扫描：平板扫描仪一键批量扫A3/A4混合件

混合件扫描无需分开操作，重点设置「自动裁切+自动纠偏+PDF/A-1b（文字类）」。

1. 扫描仪驱动+ImageMagick批量脚本前置

如果使用的是佳能、惠普等主流平板A3扫描仪，先安装对应驱动（官网可搜型号，或者用驱动精灵快速匹配专业驱动版，仅推荐纯驱动无广告的版本）。然后安装ImageMagick后，打开CMD输入「convert -version」，如果显示版本号说明安装成功。

2. 混合件一键批量扫配置（以佳能iR C3330为例，通用逻辑适配）

• 打开扫描仪操作界面→选择「批量扫描」→「文档类型」选「自动识别彩色/黑白（黑白转TIFF G4，彩色/灰度转PDF/A-1b压缩版）」
• 「分辨率」设为300dpi固定值→「纸张尺寸」选「自动裁切（保留最小边框）」→「自动纠偏」打勾→「命名规则」设为「{案卷号}-{件号}」（案卷号/件号可手动按Excel目录输入前缀）
• 「保存路径」设为「D:\东莞档案扫描\待处理\」→「自动分件」打勾，设置「空白页阈值≥98%自动删除」

3. 扫描质量快速自检

扫描完成后打开ImageMagick CMD，进入待处理目录，输入批量检测命令：

``` cd D:\东莞档案扫描\待处理\ magick identify -format "%f %wx%h %[colorspace]\n" .pdf .tif > 质量自检.txt ```

打开质量自检.txt，确认：黑白TIFF G4是1位，彩色/灰度PDF/A-1b≥300dpi，A4尺寸2480×3508，A3尺寸4961×7016。

四、批量合规处理：ImageMagick+PDF Shaper一键转标准格式

质量有问题的文件直接重扫，没问题的按以下步骤批量操作。

1. 黑白TIFF G4转件级PDF/A-1b

创建一个TXT文件，命名为「tif2pdf.bat」，放在待处理目录下，输入以下完整命令后双击运行：

``` @echo off for %%f in (.tif) do ( magick convert "%%f" -compress Group4 -define pdf:version=1.4 -profile "C:\Program Files\ImageMagick-7.1.1-Q16-HDRI\sRGB.icc" "%%~nf.pdf" ) del .tif echo TIFF转PDF/A-1b完成 pause ```

注意：如果ImageMagick安装路径不是默认的，修改「C:\Program Files\...\sRGB.icc」为实际路径。

2. 所有PDF文件强制转PDF/A-1b并批量命名关联目录

打开PDF Shaper Free→点击「批量处理」→添加待处理目录下的所有PDF→点击「转换」→选择「PDF/A-1b」→勾选「保留原始PDF元数据但修正规范」→点击「下一步」→设置「保存路径」为「D:\东莞档案扫描\合规件\」→点击「开始转换」。

转换完成后，合规件目录的PDF命名必须严格为「全宗号-目录号-案卷号-件号.pdf」（如001-01-012-001.pdf），如果批量扫描时前缀不全，选中所有PDF→右键「重命名」→输入前缀按Excel目录调整后，系统会自动按顺序加（1）（2）…，然后用Excel生成批量重命名命令（公式：="ren "&D2&".pdf "&A2&"-"&B2&"-"&C2&"-"&D2&".pdf"，D2是原文件名后缀去掉（1）的部分），复制命令到TXT另存为「重命名.bat」，放在合规件目录双击运行。

五、页数自动统计关联Excel目录

不用手动数，用Excel Power Query一键获取合规件PDF页数。

• 打开之前的Excel目录→点击「数据」→「获取数据」→「来自文件」→「从文件夹」→选择「D:\东莞档案扫描\合规件\」→点击「确定」
• 在Power Query编辑器中→点击「移除其他列」→仅保留「Name」「Page Count」（如果没有Page Count列，点击「添加列」→「自定义列」→输入公式「=File.PageCount([Folder Path]&[Name])」→点击「确定」）
• 点击「Name」列→右键「拆分列」→「按分隔符」→分隔符选「-」→拆分为4列→点击「确定」→将4列分别重命名为「全宗号」「目录号」「案卷号」「件号」→去掉「.pdf」→点击「关闭并上载」
• 在Excel目录的H2单元格输入公式「=VLOOKUP(A2&B2&C2&D2, Sheet2!A:E, 5, 0)」（Sheet2是Power Query生成的表，按需调整）→下拉复制所有行，页数自动填充

六、最终打包：东莞标准压缩包一键生成

东莞档案馆要求压缩包为ZIP格式，命名为「全宗号-移交单位-移交日期.zip」，内部结构严格为「目录/→合规件/」。

• 在D盘创建「东莞档案移交」文件夹→里面创建「目录」「合规件」两个子文件夹
• 把Excel目录（命名好的）放入「目录」，把合规件PDF放入「合规件」
• 选中「目录」「合规件」两个子文件夹→右键「发送到」→「压缩(zipped)文件夹」→重命名为标准格式