涉密档案整理全流程保密实操指南 可直接落地的完整解决方案

一、前期合规准备

1.1 硬件环境准备

涉密档案整理必须在物理隔离的涉密办公区内开展，全程禁止连接互联网，配套硬件必须满足以下要求：

• 扫描设备：必须取得国家保密局颁发的涉密信息设备检测证书，禁止使用民用级扫描仪
• 存储设备：仅允许使用经过涉密备案的硬盘、光盘，禁止使用U盘、民用移动硬盘等非涉密存储介质
• 销毁设备：配备二级以上保密等级的碎纸机，所有废弃涉密纸张必须当场销毁
• 监控设备：整理区全程无死角录像，录像存储周期不少于180天，录像文件禁止删除、修改

1.2 软件系统配置

使用的档案管理系统必须通过国家保密局涉密信息系统分级保护测评，核心配置参考如下（可直接复制使用）：

```yaml 涉密档案系统核心保密配置 server: port: 8088 ssl: enabled: true key-store: classpath:sm2.jks 必须采用国密SM2证书，禁止使用RSA等境外算法证书 key-store-password: ${SM2_PWD} 密码从涉密环境变量读取，禁止硬编码到配置文件 system: security: audit-log-enabled: true 强制开启全操作审计，所有操作留痕不可篡改 file-encrypt-algorithm: SM4 所有电子档案采用国密SM4加密存储 watermark: enabled: true 所有预览页强制添加操作人+时间水印 content: "涉密档案 操作人:${username} 时间:${now}" usb-disabled: true 强制禁用服务器、操作终端的USB外联权限 ```

1.3 人员资质要求

所有参与涉密档案整理的人员必须持有当地保密局颁发的涉密人员上岗证，上岗前签署《保密承诺书》，禁止携带手机、智能手表、蓝牙耳机等具备摄录、联网功能的设备进入整理区，进入前必须经过金属探测门检查。

二、涉密档案整理实操全流程

2.1 档案清分核对

首先对照涉密档案移交清单逐份核对密级、份数、页码，核对无误后移交方、接收方双人签字确认，缺页、密级标注错误的第一时间退回移交单位，不得私自修改。清分后按照绝密、机密、秘密三个等级分开存放，绝密级档案必须单独存放于双人双锁密码柜中，不得与其他等级档案混放。

2.2 数字化扫描操作

扫描过程必须有2名以上涉密人员在场，全程在监控范围内操作：扫描分辨率设置为300DPI，扫描后的电子文件自动同步到涉密存储服务器，禁止在扫描仪本地缓存留存；扫描完成后打印空白测试页，确认扫描仪无残留缓存后再进行下一份档案扫描，当天扫描的电子文件必须当天完成加密备份。

2.3 著录标引校验

著录项必须包含：档案唯一编号、密级、保密期限、产生单位、归档日期、总页数，密级标注必须严格按照规范填写，比如“机密★10年”“秘密★2025年12月31日”，禁止模糊标注“长期”“内部”等无效期限。著录完成后必须双人交叉校验，著录错误率必须为0，校验记录签字存档。

2.4 档案封装归档

纸质档案采用无酸纸档案盒封装，盒面清晰标注密级、档案编号、保管期限，密级标识需贴在档案盒左上角醒目位置；电子档案采用SM4算法加密后存储到涉密光盘或涉密硬盘，每一份电子档案生成对应的SM3哈希校验值，校验值单独存档，用于后续校验档案是否被篡改。

三、全流程保密管控措施

3.1 现场操作管控

每天整理工作结束后，必须双人清点所有涉密档案的份数，确认无误后存入密码柜，钥匙由两名工作人员分别保管；整理过程中产生的废弃纸张、打印测试页、错误著录单必须当场用保密碎纸机销毁，禁止带出整理区。

3.2 数据安全管控

所有电子涉密档案的传输必须通过涉密内网，禁止通过微信、邮箱、云盘等任何互联网渠道传输；电子档案访问权限最小化配置：绝密级档案仅单位主要负责人、保密负责人可访问，访问前需提交书面审批单，审批记录留存不少于3年；机密、秘密级档案访问需经部门负责人审批。

3.3 操作审计校验

每月导出档案管理系统的所有操作日志，由保密办人员逐一审计，发现批量下载、越权访问等异常操作第一时间启动溯源流程。可使用以下命令直接导出异常日志（国密工具gmssl安装命令：Ubuntu执行`sudo apt install gmssl`，CentOS执行`sudo yum install gmssl`）：

```shell 导出近7天涉密档案系统的异常访问日志，过滤批量下载、越权访问记录 grep -E "批量下载|403|download.count>5" /var/log/secret-archives/access.log --after-context=2 --before-context=2 > /home/secret-audit/$(date +%Y%m%d)-abnormal.log 生成日志的SM3校验值，防止日志被篡改 gmssl sm3 /home/secret-audit/$(date +%Y%m%d)-abnormal.log > /home/secret-audit/$(date +%Y%m%d)-abnormal.log.sm3 ```

四、应急事件处理方案

4.1 纸质档案丢失应急

一旦发现涉密档案丢失，第一时间封闭整理区，禁止所有人员离开，立即上报单位保密办和当地保密行政管理部门，不得隐瞒、私自处理，配合相关部门开展溯源查找工作。

4.2 电子数据泄露应急

如果发现电子涉密档案被非法访问、拷贝，第一时间断开涉密内网的所有连接，封存所有操作设备，保留完整操作日志，由保密部门开展取证工作，禁止私自删除、修改任何设备上的数据。

4.3 人员违规操作应急

发现工作人员携带违禁设备进入整理区、私自拍摄涉密档案的，第一时间控制涉事人员，收缴违规设备，上报保密部门，所有接触过涉密内容的设备必须做消磁处理，不得再次使用。

所有操作必须严格符合《中华人民共和国保守国家秘密法》《涉密档案管理办法》的相关规定，每年至少开展1次涉密档案整理人员的保密培训和应急演练，确保所有流程合规。