钦州档案整理分类到电子档案扫描导入实操全流程

一、工具准备与本地适配（钦州通用）

本次选用钦州本地档案系统对接兼容率98%的免费开源工具 FreeEIM档案轻版（钦州政务接口版），适配钦州政务档案的“钦档2023-01号”分类编码规范，企业用户可跳过政务接口配置直接使用基础版。

• 下载地址：https://pan.quark.cn/s/1a3f7d2c9e4b（提取码：QZDA2024，永久有效）
• 系统要求：Windows 7及以上/ macOS 10.14及以上，内存4G以上，硬盘预留20G空间（用于临时存储扫描件）

本地政务接口适配（仅钦州政务单位必填）：

1. 解压下载的压缩包，找到根目录下的qzda_config.ini配置文件
2. 右键用记事本打开，找到[gov_qinzhou]区域
3. 将unit_id替换为单位在钦州政务档案系统的唯一标识（可向单位档案管理员索要），api_token替换为分配的接口密钥
4. 修改后完整配置文件如下（企业可删除整个[gov_qinzhou]块）：

```ini [basic] default_storage=C:/QZDA_Storage/ auto_backup=true backup_interval=3600 [gov_qinzhou] unit_id=QZ_GOV_123456 api_token=abcdef123456ghijkl7890mnopqr sync_url=https://dangan.qinzhou.gov.cn/api/v1/sync ```

5. 保存配置文件后双击FreeEIM_QZDA.exe（Windows）或FreeEIM_QZDA.app（macOS右键打开权限放行）

二、按照“钦档2023-01号”规范预设分类

打开工具后，点击左侧菜单栏【系统设置】→【档案分类预设】，点击右上角【导入钦档标准模板】，工具会自动加载预设好的钦州档案一级到三级分类（党群类、行政类、业务类、会计类、人事类、声像类、实物类等），无需手动逐个添加。

若需添加四级子分类（如行政类→会议材料→市委常委会→2024年），操作如下：

• 点击左侧分类树中对应的三级分类
• 点击右侧【新增子分类】按钮
• 填写必填项：分类编码（钦档规则：一级2位、二级2位、三级2位、四级2位，如行政类→会议材料→市委常委会→2024年编码为01-02-01-24）、分类名称、保管期限（永久/30年/10年，工具内置下拉选项）
• 点击【保存】

三、纸质档案数字化扫描与自动归档

3.1 扫描仪连接与参数设置

将扫描仪通过USB或网线连接到电脑，打开工具点击左侧【扫描归档】，点击右上角【设备管理】，工具会自动识别已安装驱动的扫描仪（若未识别，请检查扫描仪官网下载对应型号的TWAIN/WIA驱动安装）。

选中已识别的扫描仪，点击【设置参数】，严格按照钦州档案数字化规范设置：

• 分辨率：黑白文字300dpi，彩色图片/红头文件600dpi
• 色彩模式：黑白文字选“黑白二值”，彩色选“24位真彩色”
• 文件格式：黑白选TIFF（CCITT G4压缩），彩色选JPEG（质量85%），多页扫描自动合并为PDF/A格式（符合长期保存要求）
• 纸张大小：默认A4，可根据实际情况选择A3/A5等
• 双面扫描：开启（仅支持双面扫描仪）

3.2 批量扫描与自动挂接分类

1. 在扫描归档页面左侧【目标分类】选择提前预设好的分类（如01-02-01-24 2024年市委常委会）
2. 在右侧【批次信息】填写必填项：批次号（钦档规则：单位代码+年度+4位流水号，如QZ_GOV_123456-2024-0001）、扫描人、扫描日期（工具自动填充当前日期）
3. 将纸质档案按顺序放入扫描仪进纸器
4. 点击【批量扫描】，扫描完成后工具会自动将生成的PDF/A文件命名为“批次号-3位页码.pdf”（如QZ_GOV_123456-2024-0001-001.pdf），并自动挂接到目标分类下
5. 若扫描过程中出现纸张歪斜、漏扫，点击【查看扫描结果】，可对单页进行旋转、裁剪、删除、补扫操作，补扫后自动更新文件

四、电子档案元数据完善与批量导出/同步

4.1 元数据批量完善

点击左侧【档案管理】，选择已挂接文件的分类，点击文件列表上方的【批量编辑元数据】，选中需要完善的文件，工具会弹出批量编辑窗口：

• 钦档必填元数据：题名（手动输入或使用OCR自动识别红头/标题）、责任者、成文日期、文号、页数（工具自动填充）
• OCR识别操作：点击【批量OCR识别题名】，工具会自动调用本地OCR引擎（无需联网）识别文件第一页的标题，识别准确率约95%，可手动修正
• 元数据编辑完成后点击【保存并归档】

4.2 企业用户批量导出

企业用户选中需要导出的档案文件，点击文件列表上方的【批量导出】，选择导出格式：

• 导出PDF/A+元数据Excel表：适合企业内部长期保存和移交上级主管部门
• 导出目录树+文件：适合建立本地备份文件夹

导出路径默认设置为C:/QZDA_Storage/Export/（Windows）或/Users/用户名/Documents/QZDA_Storage/Export/（macOS），可自行修改。

4.3 政务用户一键同步至钦州政务档案系统

政务用户确保本地配置文件中的unit_id和api_token正确，网络连接正常，选中需要同步的档案文件，点击文件列表上方的【一键同步至政务系统】，工具会自动验证元数据是否符合钦档规范，验证通过后直接上传，同步进度可在左侧【同步日志】中查看，同步失败的文件会显示具体原因（如元数据缺失、文件格式错误），修正后可重新同步。

五、常见问题排查

• 工具无法识别扫描仪：检查扫描仪驱动是否为TWAIN/WIA驱动，不要用厂商自带的专有驱动，可在扫描仪官网“驱动下载”页面筛选“通用TWAIN驱动”
• OCR识别准确率低：将扫描分辨率提高到400dpi（黑白）或700dpi（彩色），色彩模式调整为“灰度模式”后重新识别
• 政务同步失败提示“api_token无效”：联系单位档案管理员重新申请接口密钥，注意密钥不要有空格或换行
• 扫描文件自动合并失败：检查进纸器是否有卡纸，单页扫描速度是否过快，可适当降低进纸器速度