档案质量专员实操培训：入库归档全流程质量管控落地操作指南

一、前置准备：基础规则与工具梳理

所有操作严格遵循《归档文件整理规则》（DA/T22-2015），无需额外付费软件，仅需3类工具即可完成全流程操作：

1.1 必备工具清单

• WPS Office（下载地址：https://www.wps.cn/product/wps-office/，选择免费版即可）
• 《归档文件类目表》（从国家档案局官网下载：https://www.saac.gov.cn/daj/tzgg/201905/102124.shtml，直接点击页面内“DA/T22-2015配套类目表”）
• 实体档案编号贴（普通不干胶贴即可，无需特殊材质）

调整单位实际类目后，需留存版本说明，避免后续分类混乱。

二、核心实操流程：从文件接收至质量校验

2.1 第一步：文件分类，精准匹配类目

拿到待归档文件后，严格对照《归档文件类目表》分类，禁止模糊归类，操作要求：

• 同一类目内文件按“年度→机构→问题级别”排序，示例：2024年→办公室→行政会议文件
• 每份归档件粘贴唯一编号贴，编号规则为：类目代码+年度+流水号，如“01-2024-005”（01为党群类代码，需在类目表对应查找）
• 跨类目文件标注“主类目+次类目”，如“01-2024-008 党群类+综合办公类”

2.2 第二步：元数据录入，必填项无遗漏

元数据是档案质量核心，所有必填项必须准确填写，禁止空值：

• 必填项清单（禁止省略）：文件编号、责任者（文件出具单位/个人）、形成日期（文件落款日期，精确到日）、密级（无密填“公开”）、保管期限（按类目表标注：永久/30年/10年）、归档日期（实际提交归档的日期）
• 用WPS表格新建“元数据台账”，每行对应1份归档件，表头必须和上述必填项完全一致，不得自定义字段
• 示例：某会议纪要的元数据录入为：文件编号=01-2024-003、责任者=党委办公室、形成日期=2024-05-12、密级=公开、保管期限=30年、归档日期=2024-05-15

2.3 第三步：格式校验，规避无效电子文件

电子文件格式不符合要求直接被判不合格，操作步骤（WPS）：

1. 打开待转换的Word/Excel文件→点击“文件”→选择“另存为”
2. 保存类型选“PDF (.pdf)”→点击“选项”按钮
3. 勾选“符合PDF/A-1a:2005标准”→点击“确定”→保存
4. 转换后用WPS打开，确认页面无乱码、无水印，文件名与元数据台账的文件编号完全一致

禁止使用图片格式、压缩包格式的文件归档，此类格式无法长期保存。

2.4 第四步：实体档案匹配，一一对应核查

实体档案需和电子文件一一对应，核查要求：

• 将实体档案按编号排序，和电子文件台账编号逐一比对，确保无缺失、无错配
• 实体档案页码标注在元数据台账的“实体页码”字段，多份文件标注“1-5；6-10”
• 若实体缺失，在元数据台账“备注”字段标注“实体缺失，待补”，同步通知原提交单位

三、质量问题整改与闭环管理

所有质量问题必须在3个工作日内完成整改，整改后提交复核，操作规则：

• 整改优先级：元数据缺失→格式错误→分类错误→实体错配，按此顺序处理
• 元数据缺失：直接在WPS台账补充对应字段，填写后保存并记录修改人姓名
• 格式错误：删除错误格式文件，重新按2.3步骤转换PDF/A-1a格式，替换原文件
• 分类错误：按《归档文件类目表》重新调整类目代码，更新文件编号，同步修改元数据台账的“文件编号”字段
• 闭环要求：整改完成后，在台账“整改状态”字段标注“已完成”，提交档案管理部门复核，通过即为闭环

四、培训后自检清单（10项，直接落地）

培训结束后，按以下清单自检，全部达标方可通过：

1. 所有文件分类是否符合DA/T22-2015类目规则
2. 元数据6项必填项是否全部填写，无空值
3. 所有电子文件是否为PDF/A-1a格式，无乱码
4. 实体档案和电子文件编号一一对应，无错配
5. 文件编号是否为“类目代码+年度+流水号”规则
6. 保管期限是否按类目表标注，无自行填写
7. 形成日期是否为文件落款日期，无提前/延后填写
8. 实体页码是否标注完整，无遗漏
9. 整改问题是否全部完成闭环，无遗留
10. 归档日期是否为实际提交日期，无篡改