会计档案管理实操：档案软件全流程配置与落地操作培训指南

发布时间: 2026年08月31日 01:20:01 来源: 安答联动浏览量: 0

一、前置准备（操作前必须完成）

本次实操采用通用开源免费会计档案管理工具，所有步骤适配中小微企业常规会计档案管理需求，提前准备以下材料：

软件安装包：伟创档案管理系统免费版，下载地址：https://www.weichuangsoft.com/download/archfree.html，支持Windows Server 2016及以上、CentOS 7及以上系统运行
电子档案材料：当月/当年所有会计凭证PDF版、XML结构化凭证文件、纸质档案扫描件（分辨率300DPI，命名统一为「年度-凭证号-资料类型」，比如2024-001-记账凭证）
人员清单：整理会计、档案管理员、审计三类人员的姓名、手机号，后续用于权限配置

二、软件初始化配置步骤

1. 安装与管理员账号初始化

Windows系统直接双击下载的exe安装包，默认安装路径设置为D:\WeichuangArch（避免系统盘格式化丢失数据），安装完成后自动弹出登录页，默认管理员账号：admin，默认密码：123456，首次登录必须强制修改为8位以上含字母、数字、特殊字符的密码，防止越权登录。

2. 角色权限批量配置

会计档案权限需严格隔离，按照以下步骤配置：

左侧菜单点击【系统管理】-【角色管理】，新增3个固定角色：
- 会计岗：权限勾选「凭证上传」「草稿编辑」「本人上传记录查询」，禁止赋予归档、删除权限
- 档案管理员岗：权限勾选「档案审核」「归档操作」「全量档案查询」「档案借阅审批」
- 审计岗：权限勾选「全量档案查询」「借阅申请」，禁止赋予修改、导出权限
点击【用户管理】-【批量导入】，下载导入模板后替换为以下格式内容，直接上传即可完成用户绑定：

```csv 用户名,真实姓名,角色,手机号 kuaiji01,张三,会计岗,138XXXX1234 dangan01,李四,档案管理员岗,138XXXX5678 shenji01,王五,审计岗,138XXXX9012 ```

3. 会计档案分类与元数据配置

会计档案管理实操：档案软件全流程配置与落地操作培训指南

左侧菜单点击【档案配置】-【分类管理】，新增一级分类「会计档案」，下属新增4个二级分类，对应设置保管期限：

会计凭证：保管期限30年，必填元数据设置为年度、凭证号、制单人、审核人、记账日期、附件张数
会计账簿：保管期限30年，必填元数据设置为年度、账簿类型、记账区间
财务报告：保管期限永久/10年，必填元数据设置为年度、报告类型、出具日期
其他会计资料：保管期限30年，必填元数据设置为年度、资料类型、关联凭证号

三、会计档案上传与审核归档实操

1. 批量上传操作（会计岗执行）

会计岗登录系统，左侧点击【档案上传】，选择对应二级分类（比如会计凭证），批量上传提前命名好的PDF、XML、扫描件文件
系统会自动识别XML结构化文件的字段，自动填充元数据，无需手动录入，如果识别失败，需手动核对凭证号、年度与文件名是否一致，确认无误后保存为草稿
所有当月凭证上传完成后，统一点击【提交审核】，批量推送给档案管理员

2. 审核归档操作（档案管理员执行）

档案管理员登录后左侧点击【待审核档案】，逐份核对3项内容：元数据与档案内容是否一致、电子文件是否清晰无篡改、是否符合对应保管期限要求
核对无误的档案点击【归档】，归档后档案不可修改、删除，如果发现错误，必须走【档案更正】流程，上传加盖财务章的更正说明扫描件，经财务负责人审批后才能修改
纸质档案的存放位置需填写到对应电子档案的「备注」字段，格式为「档案柜编号-层号-盒号」，方便后续调取纸质档案

四、档案查询与借阅全流程操作

1. 常规查询操作

不同角色仅可查询权限范围内的档案，支持按年度、凭证号、制单人、记账日期多维度检索，导出功能仅对档案管理员开放，导出文件自动添加含导出人、导出时间的水印，防止数据泄露，检索结果支持批量打印，打印记录全程留痕。

2. 借阅审批操作

审计岗或其他需借阅档案的人员，找到目标档案后点击【借阅申请】，填写借阅理由、借阅时长（最长不超过7天），提交后自动推送给档案管理员审批
档案管理员审批通过后，申请人可在有效期内查看对应档案，到期自动收回权限，所有借阅、查看、下载操作全部记录在【操作日志】中，日志不可删除、保留期限10年，符合审计合规要求