企事业单位档案制度建设全流程评审落地实操指南附量化评分表

一、评审前3天准备清单

1.1 明确评审核心要素

评审前1天必须整理出制度覆盖的3类核心业务模块和2项合规要求，缺一不可：

• 核心业务模块：文书档案、科技档案（如有）、会计档案（如有）、人事档案（如有）、声像/电子档案（至少覆盖办公系统电子文档）
• 合规要求：《中华人民共和国档案法》（2020修订版）、行业/上级主管单位最新档案管理细则（直接复制上级文件名全称，如XX省国有企业档案管理办法2023版）

1.2 准备评审基础物料

打印/整理成文件夹或在线共享盘，命名为「202X年X月档案制度建设评审」：

• 现行档案制度汇编（按业务模块分文件夹，每类制度带最新修订日期页）
• 近1年制度落地的原始记录样本（至少20份，覆盖归档、借阅、销毁各环节，如归档审批单、借阅登记表、销毁清册签字页）
• 上一年度评审整改报告（如有，需附已整改完成的佐证材料）
• 空白的量化评分表（下文附完整可复制模板）

1.3 组建评审小组

小组人数固定为3-5人奇数，必须包含：

• 1名单位分管档案的领导（任组长，最终签字确认结果）
• 1名专职档案员（提供答疑和原始记录）
• 1-3名非档案部门的业务骨干（覆盖文书、财务等核心模块，验证制度可操作性）

二、评审当天全流程执行步骤

2.1 制度合规性评审（30分钟）

对照合规要求逐页核对制度条款，重点卡壳点必须现场标注：

• 核对制度是否有档案管理分管领导职责、专职/兼职档案员配置要求（必须明确到具体岗位，不能写“相关人员”）
• 核对归档范围是否包含上级要求的所有条目（比如2020修订版档案法新增的「重要政务/业务数据」条目）
• 核对归档时间是否满足行业要求（比如文书档案要求次年6月底前归档，科技档案要求项目验收后3个月内归档）

2.2 制度落地性评审（60分钟）

业务骨干为主、专职档案员为辅，对照原始记录验证可操作性：

• 抽样检查20份原始记录，记录缺失项/模糊项（比如借阅登记表未写借阅期限、销毁清册缺少组长签字）
• 业务骨干现场模拟1个核心环节操作（比如兼职档案员模拟整理1份会议记录归档，验证制度的步骤是否清晰）
• 记录模拟过程中发现的不合理要求（比如要求兼职档案员手写5份归档目录，可优化为系统导出打印）

2.3 量化评分（20分钟）

评审小组独立填写量化评分表，组长汇总平均分：

• 评分表总分100分，80分及以上为合格，60-79分为需限期整改，60分以下为不合格
• 扣分必须标注具体制度条款或原始记录编号，不能只写“制度不完善”

2.4 现场总结（10分钟）

组长当场宣读评分结果和3类问题：

• 合规性问题（必须7天内完成修订）
• 落地性问题（必须15天内完成整改）
• 优化建议（可纳入下一年度制度修订计划）

三、评审后整改及归档要求

3.1 整改执行（15天内）

专职档案员牵头，整改每一步都留佐证：

• 合规性问题：修订制度后，提交分管领导签字审批，生成新的制度汇编版本
• 落地性问题：比如修复借阅系统的期限必填项、补充销毁清册的签字后，截图或拍照留档
• 形成正式的整改报告，附件包含所有佐证材料，提交组长签字确认

3.2 评审资料归档（20天内）

所有资料整理成1卷档案，归档条目如下：

• 评审准备清单
• 评审小组名单
• 评审原始记录评分表（每人1份）
• 评审现场总结记录
• 整改报告及佐证材料

四、可直接复制的量化评分表模板

``` 企事业单位202X年X月档案制度建设评审量化评分表 评审对象：XX部门/单位 评审日期：XXXX年XX月XX日 评审人：XXX 一、制度合规性（40分） 1. 是否明确分管档案领导、专职/兼职档案员职责（10分） □ 全明确（10分） □ 缺1项职责（5分） □ 全未明确（0分） 扣分说明： 2. 归档范围是否覆盖《档案法》及上级要求（15分） □ 全覆盖（15分） □ 缺1-2个条目（10分） □ 缺3个及以上（0分） 扣分说明： 3. 归档/借阅/销毁时间/流程是否合规（15分） □ 全合规（15分） □ 1-2项不合规（8分） □ 3项及以上（0分） 扣分说明： 二、制度落地性（50分） 1. 近1年原始记录完整性（20分） □ 20份样本全完整（20分） □ 1-3份缺失/模糊（15分） □ 4-6份（10分） □ 7份及以上（0分） 扣分说明：（标注样本编号） 2. 原始记录签字/审批流程规范性（20分） □ 全规范（20分） □ 1-3份不规范（15分） □ 4-6份（10分） □ 7份及以上（0分） 扣分说明：（标注样本编号） 3. 业务骨干模拟操作可行性（10分） □ 10分钟内完成无卡顿（10分） □ 有1-2个卡顿需优化（6分） □ 无法完成（0分） 卡顿说明： 三、上年度整改完成情况（10分） 1. 所有问题是否整改完成（10分） □ 全完成（10分） □ 1-2项未完成（5分） □ 3项及以上（0分） 未完成说明： 总分：（平均分） 组长签字：XXX ```