档案管理系统行业协会资质是啥？采购避坑全靠这几招

你是不是之前采购档案管理系统踩过坑？前阵子有个做国企采购的粉丝找我吐槽，去年花30万买的系统，用了仨月就出问题，涉密档案查不到，售后拖半个月才上门。当初销售吹的各种认证全是假的，连档案管理系统行业协会资质都是ps的，最后他被领导问责，年终奖都扣没了。很多人采购的时候都把这个资质当摆设，要么随便看一眼就过，要么觉得是智商税直接忽略，其实用对了能帮你筛掉80%的垃圾厂商，这篇就给你讲透这个资质的用法，看完直接就能照着用。

1 先搞懂这个资质到底是什么来头

1.1 首先要认对正规的发证协会

不是所有叫“档案协会”的都是正规的。

目前业内认可的只有两类，一类是中国档案学会发的，一类是各省市官方档案学会发的。

剩下的什么“全国档案产业联盟”“中国档案企业协会”，你去民政部官网查不到备案的，全是野鸡机构。

说白了这些机构的证，花2000块就能买一整套，半毛钱含金量都没有。

避坑提醒：只要厂商拿的证不是上面说的两类，直接可以把优先级降一半。

1.2 资质也分等级，不是拿了证就靠谱

就像驾照分C本和A本，能开的车不一样，这个资质等级不同，对应的厂商实力差很多。

比如中国档案学会发的资质，最低是推荐产品，要求是系统功能符合国家档案管理规范。

中间是定点生产企业，要求至少做过5个以上省市级档案项目，售后团队不少于20人。

最高是优秀成果奖，要求有自己的研发专利，服务过10家以上涉密单位。

等级越高，厂商跑路、做出来的产品不好用的概率越低。

2 采购时怎么用这个资质筛坑

2.1 第一步先查资质真假，别信厂商给的扫描件

我见过至少10个厂商，ps扫描件糊弄采购的，你光看图片根本辨不出真假。

查的方法很简单，直接搜对应协会的官方网站，找“资质查询”入口，输入厂商名字就行。

比如查中国档案学会发的证，直接去中国档案学会官网，点“行业服务”里的“推荐产品查询”，搜得到就是真的，搜不到全是假的。

避坑提醒：别扫厂商给的二维码查，很多是他们自己做的假查询页，一定要自己手动搜官网。

2.2 第二步对应资质等级砍价，别当冤大头

不同等级的资质，对应的厂商成本不一样，报价自然也该有差距。

举个例子，同样功能的系统，只有市级协会推荐资质的厂商，报价不该比有国家级定点企业资质的高。

要是遇到前者报价更高的情况，你直接可以压价15%-20%，对方大概率会同意。

之前我帮街道办采购的时候，就用这招把报价从12万砍到了10.5万，省下来的钱还加了个OCR识别功能。

2.3 把资质要求写进合同，避免后期扯皮

别觉得查完是真的就完事了，一定要把相关条款写进合同里。

你就加这么一句话：“供应商提供的档案管理系统行业协会资质真实有效，若经查实伪造，需赔偿合同额30%的违约金”。

真要是后期出问题，你拿着合同追责也有依据，不用自己背锅。

3 别光迷信资质，这两种情况要灵活调整

3.1 预算低的小单位别死卡最高等级资质

如果你就是个10来人的小公司，就存点员工档案和合同，预算只有两三万。

就没必要找有国家级定点资质的厂商，他们报价至少10万起步，纯属浪费钱。

找个有市级档案协会资质的小厂商完全够用，功能够你用，售后也跟得上。

3.2 有资质也得先试用，别光看证下单

资质只能证明厂商的下限，不代表产品完全符合你的需求。

比如有的厂商有定点资质，但是系统功能是3年前做的，你要的自动归档、权限分级功能都没有。

不管资质多好看，一定要先申请7天免费试用，所有功能都测一遍再下单。

说白了这个资质就是个筛选工具，不是万能的，但没有是万万不能的。

你下次采购档案管理系统的时候，按我教你的步骤走，先认对协会，再查真假，对应等级砍价，最后写进合同，基本不会出大问题。

现在你就可以把之前存的意向厂商名单翻出来，先去协会官网查一遍他们的资质，先筛掉一批假的再说。