潮州各类单位档案数字化全流程零门槛实操指南

一、前期准备：工具与档案预整理

1.1 必备工具与获取地址

• 硬件设备：批量扫描用A4幅面馈纸式扫描仪（要求支持300DPI输出），少量零散档案用平板扫描仪，大幅图纸用对应幅面的大幅面扫描仪，小批量个人/小型单位作业也可使用手机拍摄后处理
• 免费软件获取：
  • 格式转换/图片处理：格式工厂，官网地址：http://www.pcfreetime.com/
  • 批量OCR文字识别：天若OCR，官网地址：https://tianruoocr.cn/
• 辅助材料：无字修复胶带、裁纸刀、文件夹、档案装订工具

1.2 档案预整理步骤

按照潮州本地档案验收要求，预整理必须完成以下操作，避免后续返工：

• 第一步：拆除原有装订物，拆除所有金属钉、棉线等装订材料，操作时垫硬纸板保护老旧脆化纸张，避免撕裂原件
• 第二步：核对档案顺序，对照原纸质档案目录，逐件核对页码、内容，标记错页、漏页、缺件，在备注栏如实记录，不得私自补改原件
• 第三步：修整档案，褶皱纸张用重物压平12小时以上，破损纸张用无字胶带粘贴补边，字迹扩散的档案做冷裱膜保护，不得遮挡原始字迹

二、扫描操作：符合本地验收标准的参数设置

2.1 统一参数要求

潮州各级档案馆接收数字化成果的强制参数要求如下，必须严格执行：

• 分辨率：必须设置为300DPI，字迹小于5号字的档案可提升至400DPI，不得低于200DPI
• 色彩模式：带红色印章的档案必须用24位真彩色，纯文字黑白档案可用8位灰度，照片、图纸档案必须用24位真彩色
• 存储格式：单页存档用TIFF格式，整本归档用PDF格式，PDF压缩率设置为80%，不得降低清晰度压缩

2.2 批量扫描操作流程

• 将整理好的档案分堆，每堆不超过50页，避免扫描仪卡纸、歪纸
• 打开扫描仪驱动，开启自动倾斜校正、自动裁边功能，批量进纸扫描
• 每批次扫描完成后，逐页检查，出现模糊、漏扫、错扫的页面，立即重新扫描

三、图像处理与著录：标准化处理可直接归档

3.1 图像处理标准操作

• 纠偏裁边：批量处理用扫描仪自带工具完成，手动调整后保证页面端正，去除多余黑边，A4幅面最终像素统一为24803508（对应300DPI）
• 页面去污：去除页面上的污渍、橡皮痕迹、装订孔阴影，不得修改原始字迹、印章，红色印章必须保留完整色泽，不得调浅

3.2 OCR识别与档案著录

1. 打开天若OCR，选择「批量识别」功能，导入所有处理好的扫描图片，设置输出格式为txt，输出文件名称和扫描文件名称保持一致，批量导出
2. 按照要求填写著录目录，以下为必填项，缺项无法通过验收：全宗号、目录号、年度、档号、题名、责任者、页数、保管期限、备注。著录时档号必须和原纸质档案完全一致，不得私自修改，原档案没有题名的，按照内容如实概括，题名长度不超过50字

四、成果打包与移交：符合潮州本地要求的规范

• 1. 目录结构建立：根文件夹命名规则为「全宗号-单位名称-档案类型-年度」，例如「012-潮州市XX街道办-文书档案-2022」；根目录下新建两个二级文件夹，分别命名为「扫描文件」「著录目录」，扫描文件按档号命名后放入，著录目录放入Excel格式的著录表
• 2. 著录Excel表头直接复制使用：全宗号,目录号,年度,档号,题名,责任者,页数,保管期限,备注
• 3. 存储与备份：移交必须使用全新的DVD光盘或品牌U盘，必须制作两份完全相同的备份，分别标注「正本」「副备份」，存储完成后必须进行全盘病毒查杀，确保无病毒

五、验收注意事项（潮州地区专属要求）

• 涉密档案必须委托具备涉密信息系统集成资质的单位处理，自行处理的成果不接收
• 数字化完成后的纸质档案，必须按照原顺序重新装订，放回原保管位置保管，不得遗失
• 移交时必须附带《档案数字化质量检验表》，要求扫描合格率、著录准确率都达到100%才可通过验收