教育行业通用企业数字档案制度建设全流程加附核心模板零门槛落地

一、前置准备：明确档案管理范围与硬件基础

1.1 划定教育行业专属归档范围

直接参考《中小学校档案管理办法》《职业院校档案管理规定》《企业档案管理规定》三合一细化专属清单，避免遗漏合规项。

• 核心教学类：课程体系文件、教案集、教学大纲、学生成绩表（脱敏电子版+纸质扫描件）、教学获奖证书、教材使用审批单
• 经营合规类：办学许可证、营业执照、税务登记证、消防验收报告、教师资质证库、员工劳动合同（脱敏）、财务报表存档版
• 行政办公类：股东会决议、年度工作计划总结、公章使用记录、对外合作协议

1.2 搭建最小成本硬件基础

• 无需额外采购设备的方案：用现有的Windows Server 2016及以上/群晖NAS（DS220+及以上即可）作为存储+基础管理端，普通台式机/笔记本作为操作端
• 硬件最低配置参数：存储端内存≥8G，硬盘≥2块2T企业级机械硬盘做RAID1（群晖DSM可一键配置）；操作端内存≥4G，浏览器用Chrome 110+或Edge 110+

二、核心步骤1：用开源工具搭建基础数字档案系统

选择开源工具档案通Lite（完全免费、无需专业运维、适配教育行业场景），安装配置全流程如下：

2.1 下载与安装

Windows Server安装包下载地址：https://gitee.com/daanqingtong/daantong-lite/releases/download/v1.2.0/DaantongLite-Server-v1.2.0-win64.exe

群晖DSM安装包下载地址：https://gitee.com/daanqingtong/daantong-lite/releases/download/v1.2.0/daantong-lite-1.2.0.spk

Windows Server傻瓜式安装：双击exe文件→一直点“下一步”→默认端口设为8080（避免与学校现有OA系统冲突）→设置管理员账号admin，密码必须包含大小写字母+数字+特殊字符（比如Aa123456!）→完成安装后桌面会生成启动图标

群晖DSM一键安装：打开DSM控制面板→套件中心→手动安装→选择下载的spk文件→下一步→同意协议→设置存储路径为RAID1所在的共享文件夹→完成安装后在桌面打开

2.2 导入教育行业专属分类模板

以下是可直接复制的档案通Lite教育行业分类配置代码（JSON格式）：

```json { "categories": [ { "id": 1, "name": "核心教学类", "subCategories": [ {"id": 11, "name": "课程体系文件"}, {"id": 12, "name": "教案集与教学大纲"}, {"id": 13, "name": "学生成绩表（脱敏）"}, {"id": 14, "name": "教学获奖与资质"} ] }, { "id": 2, "name": "经营合规类", "subCategories": [ {"id": 21, "name": "办学与行政资质"}, {"id": 22, "name": "教师与员工资质库"}, {"id": 23, "name": "财务报表存档版"} ] }, { "id": 3, "name": "行政办公类", "subCategories": [ {"id": 31, "name": "会议记录与决议"}, {"id": 32, "name": "对外合作协议"} ] } ] } ```

导入操作：登录档案通Lite后台（http://存储端IP:8080/admin）→点击左侧菜单“系统设置”→“分类管理”→“导入分类”→选择保存为daantong-edu-categories.json的上述代码文件→点击“确定导入”

三、核心步骤2：生成并落地合规配套制度

直接套用以下3份核心制度模板（可根据学校/机构规模调整细节）：

3.1 数字档案归档责任人制度（精简版）

直接复制并修改机构名称后打印盖章：

• 机构名称数字档案归档责任人制度
• 1. 校长/机构负责人为第一责任人，负责审批制度与年度归档预算
• 2. 行政部指定1名全职/兼职档案管理员，负责系统维护、归档验收、借阅审批
• 3. 各部门指定1名部门档案员，负责每月25日前收集本部门当月符合归档范围的文件，整理后上传系统并提交验收
• 4. 档案管理员验收通过后，文件状态设为“永久/定期（30年/10年/3年）”，不可随意修改

3.2 数字档案检索借阅制度（精简版）

可直接复制到档案通Lite后台“系统公告”：

• 1. 普通员工登录系统后，仅可检索借阅本部门公开/本人相关的档案
• 2. 借阅跨部门/敏感档案（如财务报表、非本人成绩表），需在系统内提交申请→部门负责人初审→档案管理员复审→校长/机构负责人终审（跨部门非敏感可省略终审）
• 3. 档案下载权限默认关闭，敏感档案仅支持在线预览

3.3 数字档案备份制度（精简版）

同样可复制到系统公告+打印存档：

• 1. 自动本地备份：档案通Lite后台设置“每日凌晨2点自动全量备份到RAID1的另一个共享文件夹”
• 2. 手动异地备份：每月底将上月全量备份文件复制到U盘/移动硬盘，放入带锁的铁皮柜，铁皮柜钥匙由校长/机构负责人保管

四、核心步骤3：首月批量归档实操

以脱敏学生成绩表批量归档为例（其他类别同理）：

4.1 文件预处理

• 纸质成绩表：用扫描王/微信扫描→导出为PDF格式→每张PDF命名为“[学期]-[年级]-[班级]-成绩表.pdf”（如2024春-初二-3班-成绩表.pdf）
• 电子成绩表：Excel转PDF格式→用在线工具“百度智能云OCR身份证/姓名脱敏”（https://console.bce.baidu.com/ai//ai/ocr/overview/index）批量替换学生姓名为“张三”、身份证号前6后4保留中间10位为→命名规则同上

4.2 批量上传与分类

• 1. 部门档案员登录系统（http://存储端IP:8080）→点击左侧菜单“我的归档”→“新建档案”
• 2. 批量拖拽预处理后的PDF文件→系统自动识别命名规则里的“学期”“年级”作为标签
• 3. 批量选择分类为“核心教学类→学生成绩表（脱敏）”→设置保管期限为“永久”→提交验收

4.3 档案管理员验收

• 档案管理员登录后台→点击左侧菜单“归档验收”→批量勾选文件→检查分类、标签、保管期限是否正确→点击“批量通过”

五、常见卡壳问题解决

• 问题1：打不开存储端IP的后台：检查存储端防火墙是否开放8080端口（Windows Server可通过“高级安全Windows Defender防火墙→入站规则→新建规则→端口→TCP→特定本地端口8080→允许连接→全选→命名为档案通Lite”设置）
• 问题2：批量上传文件失败：检查单个文件大小是否超过档案通Lite默认的500M限制（可在后台“系统设置→上传设置”调整），同时检查网络是否稳定