企业选择档案管理软件，为什么一定要把数据加密放在首位？

说起来我也算跟企业数字化打了快十年交道，前前后后帮不下十家公司挑过档案管理工具，踩过的坑能绕我办公桌三圈，今天掏心窝子说句实话，核心中的核心，就是你必须得把档案管理软件数据加密这事儿放在头一条，晚重视一秒都容易出大事。

我当年亲手踩过的坑：没把档案管理软件数据加密当回事

刚工作那会我在一家小创业公司当行政，老板抠门，选档案管理软件就一个要求：免费。那时候我也不懂啊，就找了个界面花里胡哨，上传下载都免费的，人家销售拍胸脯说啥功能都有，我一听挺好，就上线用了。那时候我哪懂什么档案管理软件数据加密啊，就觉得能存文件能搜着不就完了，加密那都是大公司才用的玩意儿，跟我们小公司沾不上边。

结果呢？上线才半年，公司那个拿了高薪的销售总监离职，转脸就开了个同行业公司，走的时候悄咪咪把我们系统里存了三年的上千份核心客户档案全拷走了，没过俩月，我们三分之一的老客户都转去他那了，老板那半年头发掉的，会议室烟灰缸天天满，本来谈好的融资也黄了，差点直接关门。

后来找专业人查才知道，那个免费软件根本就没有正经的档案管理软件数据加密，只要你有账号登录，就能打包下载所有能看到的文件，连个权限隔离都没有，相当于你把所有家当都放在了没锁的门市里，谁想拿谁拿，这不纯纯给坏人递刀子吗？从那之后，我不管帮谁挑软件，上来先问档案管理软件数据加密怎么做的，答不对直接走，再也不敢拿这事儿开玩笑。

很多人被忽悠：档案管理软件数据加密，到底锁的是啥？

我跟你说，现在好多厂家玩文字游戏，宣传页上写着“支持加密”，其实就是挂了把纸糊的锁，看着有，一捅就破。今天我给你掰碎了说，用最接地气的话讲，正经的档案管理软件数据加密，其实就是给你的档案上了两道锁：

第一道：存在服务器里的静态加密

啥意思呢？就好比你把金镯子放保险柜里存银行仓库，静态加密就是给你的保险柜再加一道专属密码锁，哪怕银行的人能进仓库，也开不了你的保险柜，偷不走你的金镯子。很多小软件的所谓加密，就是把文件堆在服务器公开文件夹里，连个乱码转码都不做，服务商的运维都能直接下载你的文件随便看，你说吓人不吓人？

第二道：传来传去的传输加密

就是你从系统里下载档案，或者把档案传给同事的时候，路上也得有锁，相当于你托人给你带金镯子，装在带锁的箱子里送，哪怕快递员拿到了，也开不了箱子偷东西。之前就有朋友遇到过，传输的时候没加密，被黑客半路截胡了，一下拿走了几十份项目核心档案，亏了上百万，找谁说理去？

别听商家跟你扯那些听不懂的专业术语忽悠你，说白了，正经档案管理软件数据加密就是，除了你授权的人，谁都拿不到你的东西，哪怕是软件服务商都拿不到，这才叫真加密，不然都是耍流氓。

过来人掏干货：挑档案管理软件数据加密，就看3点

我挑了这么多年，总结出来三个硬标准，只要符合这三点，基本不会踩坑，全是血的教训换回来的：

• 第一：必须是原生内嵌的档案管理软件数据加密，别要后天拼凑的

  啥叫原生？就是人家开发软件的时候，就把加密功能做进系统内核了，不是后期找个第三方加密工具往外面一套，凑出来的功能。这就好比你买新房，开发商给你配的符合国标防盗门窗，和你自己在二手市场买个便宜锁往门上一挂，能一样吗？后天凑的档案管理软件数据加密，动不动就出bug，有时候你自己查档案都解不开锁，关键时刻掉链子，能把你急死，我见过好几个公司因为这个丢了数据，哭都没地方哭。

• 第二：必须有分级权限的档案管理软件数据加密，别搞一刀切

  你想啊，你公司的财务报表、核心投标文件，能让新来的实习生随便看吗？分级加密就是什么级别开什么锁，老板能看全公司所有档案，部门经理只能看自己部门的，普通员工只能看自己手头的，哪怕他账号丢了，也碰不到核心数据。这不就好比你家衣柜，贵重首饰放抽屉锁起来，外套挂外面，不是啥东西都给外人看，清清楚楚明明白白，安全得很。

• 第三：私钥必须掌握在你自己手里，别把钥匙放商家那

  现在很多云档案管理软件，密钥就是你解锁的钥匙，很多厂家把密钥存在他们自己服务器，相当于你把保险箱钥匙放人家店里，人家想开就开，哪天人家想卖数据，或者公司跑路了，你手里的文件就成了人家的提款机，你哭都来不及。正经的档案管理软件数据加密，私钥是存在你自己公司服务器的，服务商连碰都碰不到，这才是真的把安全握在自己手里，就好比你家钥匙永远得放自己兜里，不能放对门邻居那，这个道理不用我多说吧？

最后再说句掏心窝子的土味大实话，很多小老板说我就三五个人的小公司，要什么档案管理软件数据加密，纯浪费钱。我只想说，你攒个三五年客户，做个三五个核心项目，那都是你吃饭的本钱啊，本钱你都不锁好，哪天被人拿了，你半年一年都缓不过来，省那几千块钱软件钱，不够赔你一个优质客户的损失，真的。

我作为踩过坑的过来人，说一千道一万，选档案管理软件，别的功能都可以慢慢挑，档案管理软件数据加密必须放在第一个看，锁牢了你吃饭的本钱，你才能踏踏实实睡觉，安安稳稳赚钱，这不就是咱们普通人干事业最实在的道理吗？