仙桃档案软件：零基础搭建与核心功能实操指南

一、环境准备与安装部署

仙桃档案软件是一款基于B/S架构的电子档案管理系统，支持本地化部署。以下为从零开始的完整安装流程。

1.1 服务器环境要求

软件运行依赖以下基础环境，请确保服务器满足条件：

• 操作系统：Windows Server 2012 R2 及以上，或 CentOS 7.6 及以上。
• 运行环境：.NET Framework 4.7.2 或 .NET Core 3.1。
• 数据库：SQL Server 2012 及以上，或 MySQL 5.7 及以上。
• 内存：建议4GB以上。
• 硬盘：至少预留20GB可用空间。

1.2 安装数据库

以安装SQL Server 2019 Express版为例。

第一步，从微软官网下载安装包：

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=866658

第二步，运行安装程序，在“安装类型”步骤选择“基本”。

第三步，在“功能选择”步骤，务必勾选“数据库引擎服务”和“客户端工具连接”。

第四步，在“数据库引擎配置”步骤，身份验证模式选择“混合模式”，并设置sa账户密码，务必牢记此密码。

第五步，完成安装后，打开SQL Server Management Studio (SSMS)，使用Windows身份验证连接，然后执行以下SQL命令创建一个供仙桃软件使用的数据库：

``` CREATE DATABASE XTArchiveDB; GO ```

1.3 部署仙桃档案软件

第一步，获取软件安装包。联系软件供应商或从官方渠道下载最新版安装程序，通常为一个压缩包，如“XTArchive_Setup_V3.2.zip”。

第二步，解压到服务器指定目录，例如：D:\XTArchive。

第三步，配置数据库连接。用文本编辑器打开解压目录下的appsettings.json文件，找到“ConnectionStrings”节点，修改为：

``` "ConnectionStrings": { "DefaultConnection": "Server=localhost;Database=XTArchiveDB;User Id=sa;Password=你的SA密码;" } ```

请将“你的SA密码”替换为1.2步骤中设置的密码。

第四步，初始化数据库。以管理员身份打开命令提示符（CMD）或PowerShell，导航到软件目录，执行初始化命令：

``` cd D:\XTArchive dotnet run --migrate ```

看到“Database migration completed successfully.”提示即表示成功。

第五步，启动软件服务。在相同命令行中执行：

``` dotnet XTArchive.Web.dll ```

服务默认启动在http://localhost:5000。如需后台常驻，可将其配置为Windows服务或使用NSSM工具。

二、系统初始化与基础配置

通过浏览器访问 http://你的服务器IP:5000 进入系统，首次登录使用默认管理员账户。

• 用户名：admin
• 密码：123456

登录后请立即修改密码。

2.1 创建档案库结构

档案库是档案分类的顶层容器，通常对应一个单位或一个大的项目。

第一步，进入【系统管理】->【档案库管理】，点击“新增”。

第二步，填写库信息：

• 库代码：XT001（自定义，用于标识）
• 库名称：行政综合档案库
• 保管期限表：选择“默认保管期限表”
• 归档范围：按实际描述

第三步，点击“保存”。

2.2 设置分类方案与元数据

分类方案定义了档案的层级结构，元数据是描述档案属性的字段。

第一步，进入【基础设置】->【分类方案】，在刚才创建的档案库下，点击“添加类目”。

第二步，建立三级分类，例如：

• 一级类目：文书档案（代码：WS）
• 二级类目（在“文书档案”下添加）：党群工作（代码：WS.DQ）
• 三级类目（在“党群工作”下添加）：党务综合（代码：WS.DQ.01）

第三步，配置元数据模板。进入【基础设置】->【元数据模板】，点击“新建模板”。

第四步，为“党务综合”类目添加必要字段：

• 字段1：题名（文本，必填）
• 字段2：文号（文本）
• 字段3：成文日期（日期）
• 字段4：页数（数字）
• 字段5：保管期限（下拉选项：永久、30年、10年）

第五步，保存模板后，回到分类方案，将“党务综合”类目的元数据模板绑定为刚创建的模板。

三、档案核心业务流程实操

3.1 档案录入与数字化挂接

第一步，进入【档案管理】->【档案录入】，选择档案库和分类（如：行政综合档案库 -> 文书档案 -> 党群工作 -> 党务综合）。

第二步，点击“新增档案”，填写已配置的元数据信息，如题名、文号等。

第三步，上传电子文件。点击“添加文件”按钮，选择本地已扫描的PDF或图片文件（支持批量选择）。系统会自动将文件与当前档案条目关联，此过程称为“挂接”。

第四步，关键步骤：OCR识别。上传图片格式（如JPG, PNG）后，勾选文件，点击“OCR识别”按钮，系统将自动提取图片中的文字，生成可搜索的文本层，极大方便后续检索。

第五步，填写完毕并上传文件后，点击“提交归档”。此时档案状态变为“预归档”。

3.2 档案审核与正式归档

第一步，具有审核权限的用户登录，进入【档案管理】->【待审档案】。

第二步，在列表中找到需要审核的条目，点击“审核”。

第三步，查看档案条目信息和电子文件，确认无误后，在审核意见框输入“审核通过”，点击“通过”。

第四步，档案状态自动变为“已归档”，系统会按规则生成档号，格式如：XT001-WS.DQ.01-2023-0001。档号是档案的唯一标识，必须记录。

3.3 档案检索、借阅与统计

多条件检索：进入【档案利用】->【档案检索】。可以利用题名、文号、成文日期、甚至OCR识别出的全文内容进行搜索。例如，在全文检索框输入“党代会”，即可找到所有包含该词的文件。

申请借阅：

第一步，在检索结果中找到所需档案，点击“申请借阅”。

第二步，填写借阅目的、预计归还时间，点击提交。

第三步，档案管理员在【档案利用】->【借阅审批】中处理申请，批准后，借阅人可在【我的借阅】中查看或下载电子件（根据权限设定）。

生成统计报表：

进入【统计报表】模块，可以：

• 选择“档案数量年度统计”，查看不同年份归档量趋势图。
• 选择“档案借阅情况统计”，导出借阅频率最高的档案列表。
• 所有统计表均支持点击“导出Excel”直接下载数据。

四、日常维护与数据备份

4.1 系统日志查看

进入【系统管理】->【操作日志】，可查看所有用户的登录、归档、借阅等操作记录，用于审计。支持按时间、操作人、操作类型筛选。

4.2 数据库定时备份

这是保障数据安全最重要的操作。建议在SQL Server中设置定期自动备份任务。

第一步，打开SQL Server Management Studio，连接到数据库实例。

第二步，在“管理”菜单下，启动“维护计划向导”。

第三步，按向导创建计划，在“选择维护任务”步骤，勾选“备份数据库（完整）”。

第四步，选择需要备份的数据库XTArchiveDB。

第五步，设置备份文件存放位置，如D:\DB_Backup\，并设置清理旧文件的周期（如保留最近30天）。

第六步，设置执行计划，例如每天凌晨2点执行。

第七步，完成向导。系统将在指定时间自动完成数据库备份。

4.3 电子文件存储目录管理

软件上传的文件默认存储在安装目录下的“Uploads”文件夹内。务必确保该目录所在磁盘有充足空间，并定期通过操作系统命令或脚本清理临时文件。不要直接在磁盘上手动删除或修改“Uploads”内的文件，所有文件操作应通过软件界面进行。