告别档案乱找乱堆 独享云SaaS档案管理系统太懂打工人了

家人们谁懂啊，前两年我在公司兼管档案的时候，那堆纸质+电子档案简直像村口没人收拾的柴火堆，找个三年前的项目合同得翻半小时柜子+扒10层文件夹，去年还因为硬盘烧坏丢了半季度的人事档案，被老板骂得差点原地辞职。前前后后试了五六种档案管理的法子，踩的坑能绕公司三圈，直到去年换上独享云SaaS档案管理系统，我才终于能到点下班，再也没因为档案的事掉过头发。

先给你们唠唠我之前踩过的档案管理大坑

真的，没管过档案的人根本不知道这活有多糟心，我踩过的坑你们最好一个都别碰：

第一个坑就是把档案全存在本地硬盘/公司共享盘，这不相当于把所有鸡蛋都塞一个破篮子里吗？我上次就是主机电源烧了带崩硬盘，花了两千多做数据恢复都没找全，熬了三个大夜补档案，差点直接住公司。

第二个坑是贪便宜买那种通用的共享SaaS档案系统，说白了就是集体大澡堂，所有用户的数据都存在同一台服务器里混堆，我之前听同行说他们用某通用系统，居然导出了同服务器另一家公司的客户合同，吓得我赶紧把传上去的涉密档案全删了，这哪是存档案，这是把公司底裤给别人看啊。

第三个坑就是咬咬牙想搞本地部署的档案系统，结果一问价格直接劝退，买服务器加招运维加每年升级费，一年最少十几万，我们这种几十人的小公司，老板掏这个钱还不如直接给我涨工资呢，说白了就是请了个大爷回来供着，性价比低到尘埃里。

为啥我敢拍胸脯说独享云SaaS档案管理系统是真香

当初我也是抱着试试的心态申请的试用，毕竟被坑怕了，结果用了半个月直接找老板申请付费，用到现在快一年，真的是挑不出来啥大毛病。

首先这玩意儿是真·私人专属储物间，跟别人半毛钱不搭

你们别听“云”“SaaS”就觉得不安全，独享云SaaS档案管理系统最牛的就是资源完全隔离，你的所有数据都存在单独的云节点里，相当于你在小区里租了个独立的私人储物间，不是大家共用的杂物间，别人连门朝哪开都摸不到。

说点专业的啊，人家传输的时候用的是SSL加密，存的时候是AES256位加密，就相当于你给档案装了100把锁，就算是黑客来了都得撬半天。还有全链路操作留痕，谁登了系统、看了啥档案、有没有下载修改，后台全给你记的明明白白，比你家小区保安查岗还严。咱打工人做事求的就是一个稳，稳字当头万事不愁，用独享云SaaS档案管理系统存档案，我现在连睡觉都踏实。

别以为技术含量高就难用，上手比你刷抖音还简单

我之前也怕这种系统复杂，要培训个十天半个月才能用，结果独享云SaaS档案管理系统打开浏览器就能登，手机端还有小程序，根本不用你装啥软件。上传档案的时候自动OCR识别内容打标签，你要找个2019年的采购合同，输个关键词一秒就出来，我之前找半小时的东西，现在30秒搞定。

还有权限设置也特方便，财务只能看财务档案，人事只能看人事档案，老板能看全量，就像你家的入户门，只有你和你家人有钥匙，邻居连门都碰不到。上次老板突然要查三年前的一个供应商合同，我坐在奶茶店里掏手机30秒就给他发过去了，老板当场就说要给我涨绩效。咱出来混，效率就是工资，省下来的时间摸鱼喝奶茶它不香吗？

成本这块给你算得明明白白，比请个兼职档案员还便宜

我当初给老板做方案的时候，算帐算的门清：本地部署系统一年最少10万，请个专职档案员一年最少6万，用独享云SaaS档案管理系统，按账号按年付费，我们公司12个账号一年才八千多，还包升级包运维包售后，有问题找客服10分钟之内就回复，相当于你花了个保洁的钱，雇了个24小时在岗的专业档案管家。

而且人家是弹性扩容，你档案多了就加存储空间，不用一开始就掏大价钱买多余的服务器，一分钱都不浪费。咱就说，老板的钱也是钱，能省的地方省，省下来的钱给大家发年终奖不好吗？我当时把帐给老板一算，他当场就签字同意了，还说我会过日子。

给你们唠唠用独享云SaaS档案管理系统的正确姿势，都是我踩坑踩出来的经验

真的，好东西也得用对方法，我给你们整理了几个必做的步骤，照着来绝对不出错：

• 第一步先做档案分类梳理：别啥都往里面传，先把行政、人事、项目、财务四大类分好，下面再设二级目录，上传的时候自动对应目录，找的时候效率能翻三倍。
• 第二步一定要给不同岗位设好权限：别全公司都能看全量档案，不该看的人看不到，既防误操作删改档案，也防内部泄密，稳上加稳。
• 第三步定期做档案备份导出：虽然独享云SaaS档案管理系统本身有三地五副本备份，根本不会丢档案，但是咱自己半个月导出一次存在移动硬盘里，双保险更踏实，毕竟小心驶得万年船嘛。

唠到最后说句掏心窝子的话，我之前对这种SaaS系统也有偏见，总觉得要么不安全要么不好用，直到自己实打实的用了独享云SaaS档案管理系统快一年，才发现这玩意儿是真的懂我们管档案的打工人的痛点。之前我天天加班整理档案，现在到点就能拎包走，再也没因为档案的事挨过骂。要是你也在为档案乱找乱堆、怕丢怕泄密的事头疼，真的可以试试，不好用你回来找我，我给你唠我其他的踩坑经验都行。