宁德市企事业单位档案规范化整理全流程实操指南

宁德档案整理的合规依据与核心适配场景

宁德档案整理需严格遵循国家《档案法》《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、福建省《机关档案管理办法》及宁德市档案局《宁德市乡镇街道档案管理实施细则》等法规标准。核心适配场景涵盖宁德市党政机关、市属/区属国企、学校医院等公共服务机构、中小微民营企业档案数字化前后的纸质/电子档案规范管理。

纸质档案与电子档案整理的底层逻辑差异

纸质档案整理以“件”为基本管理单元，以“件号-页号”建立实体检索索引；电子档案整理以“档号结构映射”为核心，同步管理实体载体与电子元数据，确保二者“双套制”归档的一致性。中小微民营企业可参照DA/T 22简化归档范围，但需保留财务凭证、合同协议、知识产权等核心经营档案。

宁德档案整理的标准化全流程拆解

全流程分为前期准备、档案鉴定、分类编号、装订装盒、目录著录、移交入库6个核心环节，每个环节设置质量控制点。

前期准备

• 环境搭建：整理场地需选择干燥通风、远离易燃易爆物品的区域，配备恒温恒湿柜（中小微企业可暂用防潮防霉箱）、打孔机、切纸刀、档案盒、档案袋、打印机、扫描仪、目录著录软件（宁德市档案局推荐使用“福建省数字档案管理系统”单机版或政企云版）。
• 人员培训：整理人员需持有宁德市档案局颁发的《档案从业人员资格证》，或完成宁德市档案局官网发布的线上公益培训并通过考核。
• 底数摸排：全面梳理待整理档案的形成时间、载体类型、保管期限、所属部门，形成《待整理档案底数统计表》。

档案鉴定

档案鉴定需成立由分管领导、档案管理员、业务部门骨干组成的3人以上鉴定小组，重点鉴定档案的真实性、完整性、保管期限。真实性鉴定需核查文件签名、盖章是否齐全；完整性鉴定需对照业务流程清单补全缺件；保管期限鉴定严格参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号），宁德本地特色档案（如畲族文化遗产保护、新能源产业项目档案）可适当延长保管期限至永久或长期。

分类编号

宁德市党政机关、公共服务机构采用“年度-机构（问题）-保管期限-件号”的四级档号结构；中小微民营企业可简化为“年度-保管期限-件号”的三级档号结构。档号中的“年度”为文件形成的自然年度，“机构（问题）”参照单位内设部门或业务模块设置，“保管期限”用代码标注（永久为Y，长期为C，短期为D），“件号”为每个年度-机构（问题）-保管期限组合下的连续流水号。

装订装盒

• 装订要求：永久、长期保管的纸质档案需采用三孔一线左侧装订法，孔距为8cm，页边距为1.5cm，不得使用订书钉、回形针等金属装订物；短期保管的纸质档案可采用不锈钢订书钉临时装订。
• 装盒要求：档案盒需使用符合DA/T 22标准的无酸纸档案盒，封面填写单位名称、全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号，脊背填写全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号、盒号；中小微民营企业无全宗号的可留空。

宁德档案整理的质量控制与问题排查

质量控制采用“整理人员自检-业务部门复核-档案管理员终检”的三级检验模式，自检覆盖率需达100%，复核、终检覆盖率需达30%以上，重点抽查永久保管的档案。

常见问题排查与整改

• 问题一：缺件少页：整改方案为对照业务流程清单、发文登记簿、收文登记簿查找缺件，必要时向业务部门或相关单位索要复印件并加盖公章。
• 问题二：档号错误：整改方案为调整档号后重新打印目录，更换档案盒封面与脊背。
• 问题三：电子元数据不完整：整改方案为补充文件题名、责任者、形成时间、保管期限、文号等核心元数据，确保元数据与纸质档案内容一致。

宁德市档案整理的实战案例参考

以宁德时代新能源科技股份有限公司（以下简称“宁德时代”）2023年度知识产权档案整理为例，该公司采用“福建省数字档案管理系统”政企云版，简化档号结构为“年度-业务模块（知识产权）-保管期限（永久）-件号”，2023年度共整理专利申请文件、专利授权证书、商标注册证书等档案12765件，三级检验合格率达99.8%，顺利通过宁德市档案局的档案规范化管理一级单位复核。

宁德档案整理的安全提示

整理过程中需注意档案保密安全，涉密档案需在保密柜内整理，整理人员需签订《保密承诺书》；需注意档案实体安全，避免档案受潮、发霉、虫蛀、损坏；需注意档案数据安全，电子档案需定期备份至本地硬盘与异地服务器，备份间隔不超过1个月。