新乡本地企事业单位档案管理软件从零落地实操完整指南

前置准备

本次实操使用免费开源的档案管理程序，不需要付费，零编程基础即可完成，仅需提前准备以下内容：

• 一台配置满足要求的Windows电脑：CPU为i3及以上，内存≥4G，磁盘剩余空间≥50G，满足10年以内的档案存储需求
• 提前关闭电脑中的第三方杀毒软件，避免安装过程中误杀核心程序文件
• 直接复制以下地址到浏览器地址栏下载安装包，不需要跳转多个网站：
  https://gitee.com/parrysec/archive-management/releases/download/v1.2.0/ArchiveSetup.exe

安装部署实操步骤

第一步：执行安装程序

下载完成后，找到浏览器下载目录中的ArchiveSetup.exe文件双击打开，按照以下步骤操作：

• 进入安装路径选择界面，禁止选择C盘系统目录安装，避免系统更新、还原时丢失数据，建议设置安装路径为D:\ArchiveSystem
• 勾选「创建桌面快捷方式」选项，点击下一步，确认安装信息后点击「安装」按钮
• 等待1-2分钟安装完成，勾选「立即启动程序」，点击「完成」进入初始化环节

第二步：初始化管理员账号

程序第一次启动会自动完成内置数据库的配置，不需要用户手动安装MySQL，全程自动完成，进入账号设置界面后：

• 设置自定义管理员用户名，设置不少于8位的登录密码，一定要将账号密码记录到本地安全位置备份，避免遗忘
• 信息填写完成后点击「确认保存」，等待10秒左右即可进入软件主界面

符合新乡归档要求的基础配置

新乡市档案馆对本地企事业单位的档案分类、档号格式有明确要求，按照以下步骤配置即可直接符合规范：

配置单位基础信息

点击左侧菜单栏「系统设置」→「单位信息」，依次填写：单位全称（需与营业执照/法人证书完全一致，例：新乡市红旗区XX街道办事处）、统一社会信用代码、单位联系地址，填写完成后点击「保存」即可。

配置档案分类

点击左侧菜单栏「档案管理」→「分类管理」，点击右上角「新增一级分类」，按照以下列表依次添加即可：

• 01 文书档案
• 02 业务档案
• 03 科技档案
• 04 会计档案
• 05 声像档案
• 06 电子档案

添加完成一级分类后，可以根据单位需求添加二级子分类，例如文书档案下新增「01-01 党群工作类」「01-02 行政办公类」，全部添加完成后点击保存即可。

档案录入归档实操

纸质档案扫描归档

• 提前整理纸质档案，去除订书针、回形针等金属物，抚平折角、褶皱，保证扫描清晰
• 确认扫描仪已经连接电脑、驱动安装完成，点击软件左侧「档案录入」→「扫描录入」，软件会自动识别已连接的扫描仪
• 选择对应档案分类，按照要求填写基础信息：档号必须按照「分类号-年度-保管期限-序号」格式填写，例：01-2024-Y-001，保管期限用缩写：永久(Y)、30年(30)、10年(10)，依次填写题名、责任者、成文日期、总页数
• 点击「开始扫描」，全部页面扫描完成后点击「OCR文字识别」，识别完成后点击「保存归档」，即可完成纸质档案的数字化归档

电子档案直接归档

对于已经生成的电子文档（Word、PDF、Excel、图片等格式），点击左侧「档案录入」→「电子归档」，填写和纸质档案一致的基础信息，点击「上传文件」选择需要归档的电子文件，单个文件支持最大100M，上传完成后点击保存即可完成归档。

日常使用与维护

档案查询与借阅

需要查找档案时，直接在软件顶部搜索框输入档号、题名、责任者任意关键词，点击搜索即可快速定位，支持在线预览扫描件和电子文件，也可以下载原文件。需要借阅档案时，点击对应档案右侧的「申请借阅」，填写借阅人、借阅时间、借阅用途，管理员审核后即可借出，系统会自动生成借阅台账，符合档案管理要求。

数据备份

建议每周进行一次全量数据备份，操作步骤：点击左侧「系统设置」→「数据备份」，点击「开始备份」，选择备份文件存储路径，必须将备份文件保存到U盘或者电脑非系统盘，不要存储在安装软件的同一分区，避免硬盘损坏丢失数据。如果需要导出符合新乡档案馆要求的归档目录，点击「档案管理」→「导出目录」，选择对应分类后导出为Excel格式，直接可以打印上交，不需要调整格式。

常见问题解决

• 启动软件提示缺失核心文件：关闭杀毒软件，重新安装，安装完成后将软件安装目录添加到杀毒软件白名单即可解决
• 扫描功能找不到扫描仪：确认扫描仪驱动安装完成、数据线连接正常，关闭软件后重新启动即可自动识别
• 忘记管理员密码：打开软件安装目录下的config文件夹，找到admin.txt文件，打开后即可获得默认重置账号：admin，密码：123456，登录后重新修改密码即可