档案管理系统实操培训手册 从部署到日常操作全步骤零门槛落地

一、系统部署实操（Windows/Linux通用）

1.1 环境准备

先下载以下必备安装包，所有链接均为官方合规地址：

• JDK11：https://adoptium.net/zh-CN/temurin/releases/?version=11，安装后配置系统环境变量，cmd执行java -version返回版本信息即为安装成功
• MySQL8.0：https://dev.mysql.com/downloads/mysql/8.0.html，安装完成后执行以下命令创建数据库：

  

  create database archives default character set utf8mb4 collate utf8mb4_general_ci;

• 开源档案管理系统安装包：https://gitee.com/linjiabin100/archives/releases/download/v2.3.0/archives.jar

1.2 配置文件准备

在jar包同级目录创建名为application.yml的文件，复制以下完整配置，仅需修改数据库用户名、密码、附件存储路径为你本地实际值：

```yaml server: port: 8080 spring: datasource: url: jdbc:mysql://127.0.0.1:3306/archives?useUnicode=true&characterEncoding=utf8&serverTimezone=Asia/Shanghai username: root password: 替换为你的MySQL密码 driver-class-name: com.mysql.cj.jdbc.Driver servlet: multipart: max-file-size: 100MB max-request-size: 100MB 附件存储路径，Windows写D:/archives/storage/，Linux写/opt/archives/storage/ file: storage-path: 替换为你的实际存储路径 ```

1.3 启动与登录

• Windows启动：cmd进入jar包所在目录，执行java -jar archives.jar
• Linux后台启动：进入jar包所在目录，执行nohup java -jar archives.jar > log.out 2>&1 &
• 启动完成后浏览器访问http://服务器IP:8080，默认管理员账号admin，密码123456，第一次登录必须修改强密码

二、核心功能实操步骤

2.1 档案类目创建

类目是档案的分类架构，最多支持5级，操作步骤如下：

1. 登录后左侧菜单栏点击【档案管理】-【类目设置】
2. 点击右上角【新增类目】，填写类目名称（如“人事档案”“项目档案”）、排序号、选择启用状态
3. 如需创建子类目，点击对应父类目右侧的【新增子类目】，重复上述填写操作即可
4. 如需自动生成对应类目的档案编号，点击类目右侧【编辑】，设置编号规则（如人事档案设置为RS+年份+4位流水号），系统会自动按规则生成编号，无需手动填写

2.2 档案录入与审核

1. 录入人点击左侧【档案管理】-【档案录入】，选择对应所属类目
2. 填写档案基础信息：名称、保管期限、密级、存放位置，档案编号必须全局唯一，系统会自动校验重复
3. 点击【上传附件】，支持PDF/Word/Excel/图片格式，单文件最大100MB，可批量上传
4. 填写完成点击【提交】，档案自动进入待审核状态
5. 管理员点击左侧【审核管理】-【待我审核】，点击对应档案右侧【详情】，核对信息真实性、附件完整性
6. 符合要求点击【审核通过】，档案正式入库；不符合则点击【驳回】，填写驳回原因退回录入人修改

2.3 档案借阅与归还

1. 普通用户点击【档案查询】，通过档案名称/编号/类目搜索需要借阅的档案
2. 点击右侧【申请借阅】，选择借阅时长、填写借阅事由，提交申请
3. 管理员点击【借阅管理】-【借阅申请】，核对申请人身份、借阅事由，同意则设置借阅权限（仅查看/可下载），拒绝则填写驳回原因
4. 借阅到期后系统会自动回收权限，无需手动操作，如需延长借阅时间可提交续期申请

三、日常运维与问题处理

3.1 启动失败排查

• 报错“数据库连接失败”：检查application.yml里的数据库地址、用户名、密码是否正确，确认MySQL服务已启动
• 报错“端口被占用”：修改application.yml里的server.port字段为其他未占用端口（如8081）
• 报错“文件存储路径不存在”：手动创建配置文件里设置的存储文件夹，Linux系统需给文件夹赋予755读写权限

3.2 数据备份操作

• MySQL数据备份：命令行执行mysqldump -u用户名 -p密码 archives > backup_$(date +%Y%m%d).sql，Windows系统可直接用Navicat工具导出数据库
• 附件备份：直接复制配置文件里设置的存储文件夹到备份磁盘即可
• 建议每周执行1次全量备份，备份文件异地存储，避免数据丢失

3.3 权限配置操作

1. 点击左侧【系统管理】-【角色管理】，点击【新增角色】，填写角色名称（如“录入员”“审核员”“普通员工”）
2. 勾选对应权限：录入员仅勾选档案录入、查看自有档案权限，审核员勾选档案审核权限，普通员工仅勾选档案查询、借阅申请权限
3. 点击【用户管理】，对应用户绑定对应角色即可，禁止给普通用户分配系统设置、档案删除、数据导出权限

四、操作合规注意事项

• 涉密档案必须设置密级为“绝密”，系统会自动禁止该档案的下载、分享权限，仅最高权限管理员可查看
• 删除档案前必须先执行全量数据备份，删除操作不可逆，系统无回收站功能
• 附件上传前必须查杀病毒，避免系统被植入恶意文件
• 所有用户密码必须每90天更换一次，禁止弱密码，避免账号泄露导致档案数据泄露
• 系统操作日志会留存6个月，可在【系统管理】-【操作日志】中查询所有用户的操作记录，用于溯源审计