家庭档案数字化注意事项

你有没有过这种糟心经历？翻箱倒柜找半天找不到户口本，老照片放衣柜顶没多久就长霉发皱，挪一次家孩子出生证明就找不到，等办签证要用的时候，急得满头汗也没处找。

之前我表姐家就出过这事，我姨走后留了一笔定期存款，存单找不到，跑了三家银行才查出来，前前后后花了半个月，累得直不起腰。其实只要把家庭档案做好数字化，这些糟心事全不会有。但很多人随便扫完存手机就完了，踩了好多坑，最后要用的时候还是找不到。今天就说几个实操的注意事项，看完你就能直接照着做。

1. 先做分类再扫描，别一股脑乱存

（1）按用途分成两大类就够

不用搞太复杂的分类体系，直接分成两类就行。

一类是办事用的证件文件，比如身份证、户口本、出生证、房产证、存单、保险单这些。另一类是纪念类内容，比如老照片、孩子的手绘、奖状、家书这些。

分开扫描分开存，找的时候不会乱，哪怕只找一样也不用翻几百个文件。

（2）命名一定要按统一规则来

很多人扫完就叫“扫描件1.jpg”，过半年自己都不知道这是什么。

统一用「时间+内容+持有人」的格式命名，举个例子，2012年张三的房产证，直接改成「2012_房产证_张三」就行。

以后找东西直接搜关键词，10秒就能调出来，比乱命名省太多时间。

2. 存储别只放一个地方，小心全没了

（1）一定要做三重备份

这是我踩过坑才总结出来的，我之前刚弄完就只存在手机里，结果手机掉水里坏了，差点全没了。

正确的做法是，第一备份存在你常用的电脑本地，第二备份存在百度网盘这类常用网盘，第三备份放在一块闲置的移动硬盘里。

弄完一次就不用动了，哪怕其中一个坏了，另外两个还有副本，不会弄丢。

（2）隐私文件一定要加密

身份证、银行卡、房产证这些都是敏感信息，不能就这么直接存网盘。

你只要把所有这类隐私文件放到同一个文件夹，给文件夹加个密码就行，现在电脑和网盘都有一键加密的功能，花1分钟就能弄好。

避坑提醒：别把隐私文件存在网盘的公开共享文件夹里，万一泄露了很麻烦。

3. 弄完别扔那不管，要定期更新检查

（1）固定时间更新，别攒着一起弄

很多人弄一次就完事，以后新拿到的文件又扔抽屉堆着，攒多了就懒得弄了。

你就给手机定个提醒，每个季度最后一天花10分钟更新就行。拿到新文件随手扫完存进去，不用花多少时间。

举个例子，你刚拿到新房的房产证，当天花2分钟扫完存进去，以后就不会找不到了。

（2）每年抽半小时检查一次存储

不管是移动硬盘还是网盘，都有可能出问题。硬盘放久了会受潮坏，网盘也有可能停运，我之前就遇到过小众网盘关门，存的东西拿不出来。

所以每年抽半小时，打开三个存储的地方，随便点开几个文件看看能不能正常打开，要是有坏的赶紧转存，别等东西没了才后悔。

其实做家庭档案数字化真不复杂，总共花不了你一下午的时间，就能解决未来好多糟心事。

你不用追求做得多完美，不用把几十年的东西一下子全弄完，先挑最重要的来就行。今天下班回家，你就翻抽屉找出5份最常用的重要证件，花半小时扫完，按我说的规则改好名，做好备份，就算完成第一步了。

真等哪天要用的时候，你就知道现在花这半小时有多值了。