做好档案制度建设评价 夯实企事业单位档案管理根基

说出来你可能不信，我前前后后帮二三十家大大小小的单位做过档案整改，帮着过了好多次档案定级验收，关于档案制度建设评价那点事，我踩的坑比你走过的弯路还多，今天就掏心窝子给你唠明白，全程不用记晦涩术语，我全程拿大家每天都用的鞋柜给你打比方，听完你就懂了。

为啥说档案制度建设评价=给你家鞋柜做体检？

你想啊，单位的档案就相当于你家所有的鞋，一年四季的运动鞋、高跟鞋、拖鞋、靴子都得放进去，档案制度就是你放鞋的规矩：啥鞋放哪，多久整理一次，旧鞋怎么丢，别人借你鞋怎么登记，那档案制度建设评价是什么？就是看看你这套放鞋的规矩合不合理，能不能用，好不好使。

别觉得这是搞形式啊，我之前就碰过一个基层单位，迎检前连夜赶了十好几页制度，把档案制度建设评价需要的条目全凑齐了，结果真要找一份三年前的征地项目档案，全单位翻了一下午都没找着，这不就相当于你鞋柜规矩写了“按季节放鞋”，结果你把棉鞋和凉鞋堆一块，真要找凉鞋的时候你不得翻半天？急着出门开会，你说窝火不窝火？

档案制度建设评价到底评啥？说穿了就是查三件事

• 第一件：是不是全乎，就像你鞋柜得有放不同鞋的格子，还得能关上门，不能放着放着鞋子掉出来。放到档案制度建设评价里说，就是你的制度得覆盖档案从收集、整理、归档、借阅、保管到销毁的全流程，不能缺胳膊少腿，只写了怎么归档，没写怎么销毁，哪天一堆过期旧档案堆库房，你都不知道怎么处理，这不就烂手里了？

• 第二件：是不是合脚，就像你不能硬穿比自己脚大两码的鞋，挤脚磨泡难受的是自己。放到档案制度建设评价里说，就是制度得贴合你单位的规模和类型，二十人的小公司，就别抄百人国企的厚本子，搞一堆复杂流程，每天啥都不用干光整档案了，得不偿失。

• 第三件：是不是好用，就像你得把常穿的鞋放最顺手的层，不是把常穿的放顶柜，不常穿的放第一层，折腾自己。放到档案制度建设评价里说，就是你的制度不能是锁在抽屉里落灰的废纸，得真的能照着执行，大家一看就懂，知道归档归哪，找谁借，怎么登记，这才是合格的制度。

说点掏心窝的：90%的单位做档案制度建设评价都踩这仨坑

我做了这么多年，见过太多单位栽在档案制度建设评价上，其实都不是什么大问题，都是粗心大意瞎应付踩的坑，我给你列出来，你自己对着避坑：

坑一：抄作业抄错版本，完全不贴合自己

我去年碰过一个三十人的创业公司，为了应付档案制度建设评价，直接搜了个上市国企的档案制度抄了一遍，里面什么涉密档案分级管理、年度档案大清缴、多人复核制度全写上了，他们公司总共就一个行政兼管档案，哪来的人搞多人复核？结果评价专家一开口问“你们涉密档案有多少份”，负责人直接懵了，说我们哪来的涉密档案，当场就扣了好多分，这不就像你租了个十平米的小玄关，非抄大平层的顶天鞋柜设计，装完之后连门都打不开，纯纯给自己添堵。

坑二：制度写完就锁柜，执行记录一点没有

这是最常见的坑，好多单位觉得，我把制度写完了，档案制度建设评价就完事了，然后就把制度文档锁到电脑深处，该怎么乱还是怎么乱，别说年度盘点记录，就是借阅登记本都找不到。专家查档案制度建设评价的时候，最看重的就是执行，你制度写得天花乱坠，一点执行记录都拿不出来，那不就是废纸一张？这不就相当于你买了个贵价鞋柜，结果鞋子全扔地上，鞋柜用来堆快递纸箱，那买鞋柜干嘛呀？

坑三：自评全是好话，一点问题都不敢写

好多单位做档案制度建设评价自评的时候，全是“本单位制度完善，执行到位，没有问题”，你说专家能信吗？谁家还没点小问题啊，说实话，我做了这么久，还没见过哪个单位第一次做就是完美的，你一点问题都不写，专家反而会觉得你没认真做，反过来给你挑一堆问题，真不如实话实说，哪里有点小问题，你已经在改了，专家反而觉得你实在，印象分直接拉满，这不就像你跟别人说我家鞋柜一点问题都没有，一开门掉出来三双鞋，尴尬不？

过来人给你划重点：做好档案制度建设评价就三步

说了这么多坑，肯定有人问，那我到底怎么做才能把档案制度建设评价做好啊？别急，都是我踩坑踩出来的干货，就三步，看完你就能上手：

• 第一步：全流程拉清单自查，把你单位从收文件到销档案的每一步都列出来，一条一条对着现有制度抠，缺啥补啥，不对就改。就像你整理鞋柜，先把所有鞋子都倒出来，破洞的旧鞋丢了，不合脚的捐了，留下能用的，该分类分类，这不比你闭着眼睛说我家鞋柜没问题靠谱？

• 第二步：匹配规模调整制度，小单位就搞小而精，三五页纸说清楚每一步谁做、怎么做就行，不用追求厚本子，大单位再做全流程细化。记住了，档案制度建设评价从来不是比谁的制度厚，是比谁的制度好用，适合自己的就是最好的，这句话放在这，什么时候都没错。

• 第三步：留好所有执行记录，不管是借阅登记，还是年度盘点，哪怕是你调整制度的会议记录，都好好存好，别到时候专家要你拿不出来。别觉得这是小事，这可是档案制度建设评价里的加分大项，你有实实在在的执行记录，比你说一百句我们执行得好都有用。

其实说来说去，很多人都觉得档案制度建设评价是应付检查的形式主义，我一开始也这么觉得，做多了才发现，真的把这套做好了，受益的是你自己，哪天要找个档案，五分钟就能调出来，不用全单位翻箱倒柜半天找不到，省下来的时间喝奶茶摸鱼不好吗？

我这个过来人踩过这么多坑，把能避的雷都给你列出来了，按我说的来，你的档案制度建设评价绝对能拿高分，稳得很，早做早舒服，别等要迎检了才熬夜赶工，那遭的罪可不比临时整理鞋柜轻哦。