档案数字化档案管理系统实操培训：全流程手把手落地指南

一、培训前准备工作

1.1 基础环境与账号准备

本培训适配通用主流档案数字化管理系统，零经验可直接上手，提前完成以下准备：

• 准备一台可联网的Windows或macOS电脑，推荐使用Chrome浏览器，官方下载地址为https://www.google.com/chrome/
• 提前向系统管理员申请两个独立权限账号：档案录入员账号、档案审核员账号，满足流程权限分离要求
• 确认扫描仪已经连接电脑，安装好对应驱动，提前测试单页扫描正常

1.2 待数字化档案预处理

预处理可减少后续返工，提前完成：

• 拆除实体档案原有装订物，包括金属钉针、棉线、胶装边等，避免扫描出现阴影或遮挡
• 按照「年度-机构-保管期限」分类标准排序，提前标注好档号前缀
• 破损页面提前用空白补底纸粘贴修复，超过扫描幅面的大幅页拆分扫描后标注顺序号

二、核心操作流程全步骤实操

2.1 扫描与图像批量预处理

使用录入员账号登录系统，按照以下步骤操作：

• 在左侧菜单栏点击进入「数字化加工」→「扫描入库」模块
• 选择本次扫描对应的档案分类目录，点击「新建扫描批次」，批次名称统一按照「年份-机构-分类」格式填写，例如「2024-行政部-人事档案」，点击确定创建批次
• 点击页面的「开始扫描」，系统会自动调用扫描仪，扫描完成的图像自动按顺序导入批次，无需手动排序
• 全部扫描完成后，进入图像校正环节：点击「全选所有图像」，依次选择「自动倾斜校正」、「自动去除黑边」，系统1分钟内即可完成批量预处理，仅个别变形严重的图像手动拖动边框调整即可

2.2 档案著录（信息录入）实操

档案著录是数字化的核心环节，直接影响后续检索使用，操作步骤：

• 点击对应扫描批次右侧的「著录」按钮，进入著录页面，左侧为排序后的扫描图像，右侧为著录表单，单条著录自动绑定对应图像
• 必须完整填写6项必填著录项：档号、全宗号、年度、机构、保管期限、题名，档号统一格式为「全宗号-年度-机构代码-顺序号」，例如「01-2024-003-0015」
• 同批次同分类的档案，点击右上角「批量填充」，勾选全宗号、年度、机构、保管期限这些统一项，输入对应值后一键填充所有条目，仅需填写不同的题名和顺序号，大幅提升录入效率
• 全部著录完成后，点击「保存著录」即可

2.3 审核与入库归档

本环节使用审核员账号操作，步骤：

• 登录审核账号后，在左侧菜单栏点击进入「审核管理」→「待审核批次」，找到对应批次后点击「审核」
• 核心审核两个维度：著录信息检查档号是否重复、必填项是否漏填、保管期限划分是否符合规则；图像检查是否有漏扫、错扫、模糊、顺序错误
• 审核不通过点击「退回修改」，标注具体修改意见后发回给录入员；审核通过点击「确认入库」，档案自动存入对应分类档案库，完成数字化归档

三、常见卡壳问题快速解决

• 扫描后系统不显示图像：打开Chrome地址栏左侧的网站设置，找到「扫描仪」权限，修改为「允许」，刷新页面后重新扫描即可
• 提示档号重复无法保存：点击系统顶部的「检索」按钮，输入重复档号找到已存档案，核对后修改当前档案的顺序号即可
• 批量扫描后顺序混乱：进入图像排序页面，鼠标按住对应图像拖动调整位置，调整完成后点击「保存排序」即可，无需重新扫描
• 下载PDF档案提示权限不足：确认你的账号已经获得对应档案的借阅审批，联系审核员开通权限即可

四、日常管理核心操作路径

归档完成后的日常管理，直接按照以下路径操作：

• 档案检索：进入「档案查询」模块，支持通过档号、题名、年度任意关键词检索，点击对应档案即可在线查看或下载PDF版本
• 档案借阅：找到需要借阅的档案，点击右侧「申请借阅」，填写借阅用途提交审批，审批通过后自动获得权限，系统自动留存借阅日志
• 数据备份：系统管理员每月操作，进入「系统管理」→「数据备份」，点击「全量备份」，将备份文件下载到离线存储设备保存，避免数据丢失

以上全流程符合《档案数字化规范》GB/T 33193-2016国家标准要求，按照步骤操作即可零门槛落地。