档案制度建设人员素质不高？亲测有效的落地整改解决方案

说真的，我前两年被临时抽去给单位档案科救场的时候，头都大了三圈。当时我们单位正赶市局的档案合规检查，要重新搭整套档案管理制度，结果负责档案制度建设的几个老姐们都是之前从后勤转岗过来的，连「永久保管」和「30年保管」的档案怎么分类都搞不清，整出来的制度草稿逻辑乱得像我二姨织错的毛线裤，领导骂了三回都过不了审。那时候我才真切体会到，档案制度建设人员素质不高这事儿，真不是靠骂两句就能解决的，我硬生生踩了仨月的坑，总算摸出了一套能落地的招，今天掏心窝子给你们唠，都是亲测好使的，不用你们再踩我踩过的坑。

先搞岗责扫盲，别让大家稀里糊涂干活

很多人碰到档案制度建设人员素质不高的第一反应就是「换人」，我当初也这么想，后来算了笔账，招个对口的档案学毕业生，月薪得比现在的老员工多开三千，还得适应三个月，成本太高了。而且说白了，大部分人不是干不好，是根本不知道自己要干啥，干错了有啥后果。

扫盲别搞照本宣科，要搞「痛点暴击」

我当时没给他们念什么《档案法》全文，就先把我们单位前两年的烂事摆出来了：2021年的时候因为找不着一份5年前的合作合同，对方赖了我们18万的工程款，最后没办法只能打官司，折腾了小半年才要回来，前前后后花的钱加起来快30万，这事最后就是档案科背的锅，当年所有人的年终奖都扣了20%。就这一个案例讲完，所有人都坐直了，没人刷手机了。接下来我搞了3天的岗责训练营，所有内容都是结合我们单位的实际情况来的，没有一句空话：比如什么级别的文件要归到密级档案，什么文件要永久保管，制度里漏了哪项会有什么后果，全用我们单位过往的案例当素材，最后考核也不是考背书，给一摞我们之前没归档的乱文件，让他们按要求分类，错一个罚一杯奶茶，玩着玩着就都搞明白了。那时候我就懂了，档案制度建设人员素质不高很多时候不是人笨，是没人给他们讲明白这活的重要性，也没人用他们听得懂的方式教。

能力补位要精准投喂，别搞没用的大水漫灌

扫盲完了之后就得补能力短板，这一步我也踩过坑，一开始我找了个外面的档案管理专家来讲课，一下讲了4个小时，从国家档案事业的发展讲到未来档案数字化的趋势，下面的人听的云里雾里，下课一问，啥实用技能都没学会，光记住专家说以后档案要上云了，纯属浪费钱。后来我才想明白，档案制度建设人员素质不高也分好几种，你不能所有人都塞一样的培训内容，那跟你家孩子数学差你非要给他报英语补习班一样，纯纯做无用功。

按短板分类补，效率至少翻三倍

我当时把所有人的短板分成了三类，挨个对症下药：第一类是对法规不熟悉的，我直接把《档案法》《机关档案管理规定》里和我们单位相关的内容全划了重点，一共才22页，打印出来给每个人发了一本，告诉他们不用背，碰到拿不准的翻就行，比给他们发几百页的全集有用10倍；第二类是不会用档案管理系统的，我找信息部的小伙子录了3个15分钟的操作小视频，每一步都标红，连怎么导入文件怎么查档怎么设置权限都讲得明明白白，不会就反复看，看个三遍基本就会了；第三类是写制度的时候逻辑稀碎的，我直接把之前市局给的优秀制度模板拆成了填空体，哪个位置要填单位的什么规定，哪个位置要写责任划分，全标得清清楚楚，就算是只会写购物清单的大姐，照着填也能填出个合格的初稿。就这么搞了不到俩礼拜，之前连密级都分不清的张姐，都能独立写档案归档的子制度了，你敢信？

搞点实在的激励，别让干活的人光背锅没好处

我之前一直觉得，档案制度建设人员素质不高就是能力问题，后来才发现，很多时候是大家根本不想好好干，为啥？干好了没有奖励，干错了全是锅，换你你也不愿意上心啊。之前我们单位档案科的人，每个月死工资，干多干少都一样，出了问题第一个挨骂，谁想好好干活？

我当时跟领导申请了三个激励政策，全是实打实的好处，没有一句虚的：第一个是把档案制度建设的成果和绩效直接挂钩，今年制度落地到位，顺利通过市局检查，整个科室发2000块团建基金，评上市级先进的话，每人额外加500块奖金；第二个是只要考下来档案管理师的证书，单位全额报销报名费，每个月还加200块的岗位补贴；第三个是平时加班整理档案的，不仅有加班费，还可以优先调休。政策刚出那周，之前天天摸鱼的李姐，都抱着档案管理师的复习资料在那看，下班了都不走，你说神奇不神奇？说白了大家出来上班都是为了挣钱，你给够了好处，谁不想把活干好啊？

最后唠句实在的，这事儿急不得

经常有朋友问我，档案制度建设人员素质不高有没有什么一劳永逸的办法，我说实话真没有，这毛病也不是一天攒下来的，你也别指望三天就能改好。我当时搞这个事的时候，头一个月还是天天出问题，不是制度写错了就是分类分错了，我也没骂他们，错了就改，改完了记下来下次别犯就行，第二个月就好多了，第三个月基本就不用我操心了，后来市局来检查，看到我们的档案制度夸了好几次，说比很多专门招了档案学毕业生的单位做的都好。

真的，别总想着换人，也别总骂员工能力差，你先想想你有没有给人讲明白要干啥，有没有教给人干活的方法，有没有给够人好好干活的好处，这三点做到位了，档案制度建设人员素质不高这事儿，基本就解决了八成，剩下的两成，交给时间就完事了，我都踩过坑了，你们按这个来，绝对好使。