解读档案数字化档案鉴定工作规定 整理实操避坑干货指南

为啥说档案数字化档案鉴定工作规定是打工人的护身符

说句掏心窝子的，我干档案相关的活儿快十年了，前几年刚接档案数字化项目的时候，跟很多新手一样，根本没把档案数字化档案鉴定工作规定当回事，不就是一份印在纸上的规矩吗？走个形式就行呗？结果好家伙，项目干完，小二十万扫档案的钱花出去了，验收的时候直接给打回来了，说我们不符合要求，全部返工，那段时间天天加班挑档案，头发掉了一把，黑眼圈重的像熊猫，亏得我现在想起来都心疼那半年的加班费。

踩过这次坑之后我才反应过来，人家出档案数字化档案鉴定工作规定不是来卡咱们的，是来给咱们挡坑的，我之前纯纯是把好心当成驴肝肺了。今天就把我踩过坑之后整理的干货全给你唠明白，都是过来人踩过坑试出来的路，你跟着走就行。

先给新人唠明白，档案数字化档案鉴定到底是啥？

我给你打个比方，咱们把整个档案数字化活计，比作收拾你家爷爷奶奶住了几十年的老房子杂物间，那里面堆了半屋子几十年攒下来的纸片子：有当年的土地证老照片，那是传家宝级别的必须留；有十年前过期的家电说明书、开完会没用了的签到表，留着纯占地方；还有单位的涉密文件，那是不能随便往外放的宝贝，得单独锁起来。

你要把这些东西都拍成电子照片存到单位的系统里，总不能啥都拍吧？不仅占存储空间，还多花好多冤枉钱，所以你得先分拣一遍：哪些该留，哪些该销，哪些要存一辈子，哪些存三十年就行，这个分拣的统一规矩，就是咱们说的档案数字化档案鉴定工作规定，懂了吧？不是什么高大上听不懂的专业词，就是给你整理档案定的标准流程，避免你瞎干出错。

我踩过的三个大坑，全给你列出来避坑

• 坑一：跳过鉴定直接开扫，全是无用功

  我第一个项目就是这么干的，当时甲方催的急，我们觉得鉴定太费时间，就想着先扫完再挑，结果呢？扫了十几万页，里面快三分之一都是已经过了保管期限、该销毁的废纸，不仅多花了十几万的扫描费，验收的时候人家说不符合档案数字化档案鉴定工作规定，要求我们全部清出来，我们七八个人又加班半个月才挑完，钱没赚到还倒贴了人工费，说多了都是泪。

• 坑二：不走流程全靠拍脑袋，漏了重要档案

  还有一次，我们项目上找了个退休返聘的老员工帮忙鉴定，人家说这批十年前的项目档案没用了，直接划到待销毁里，结果后来审计上门调档案，差点没把我们吓死，翻了三天才从待销毁堆里找出来，后来才知道，按照档案数字化档案鉴定工作规定，鉴定必须要档案形成部门和档案部门双重审核，老员工一拍脑袋，差点让我们全项目组背锅，这教训够记一辈子了。

• 坑三：鉴定完不留记录，出问题没人担责

  

  这个也是我踩过的小坑，当时图省事，鉴定完没让相关负责人签字留记录，后来档案少了一份，各部门互相扯皮，你推给我我推给你，最后还是我们项目组背锅赔了点钱，其实档案数字化档案鉴定工作规定里明确要求，鉴定全过程都要留记录，每个环节负责人都要签字，这不就是给咱们上保险吗？嫌麻烦最后才是真麻烦。

按规定走的三个核心操作，记下来稳赚不亏

踩了这么多坑，我现在做项目，第一步就是把档案数字化档案鉴定工作规定打印出来贴在工位上，按要求一步一步走，从来没再出过错，核心就三个点，你记牢：

第一，先鉴定，后扫描，顺序绝对不能乱

按照档案数字化档案鉴定工作规定要求，第一步就是做鉴定，分清楚永久保管、定期保管、已满期限待销毁三个大类，涉密的还要单独挑出来，分类分完了再开扫，就跟咱们出门旅游先做攻略再买票一样，顺序对了，一路顺风顺水，顺序错了，走再多回头路都没用。

第二，两级审核，谁经手谁签字，记录留全

专业要求就是，初审让档案形成部门的经办人做，毕竟人家自己做的东西，知道哪个重要哪个没用，复审再让档案管理部门加保密部门一起核，这就是档案数字化档案鉴定工作规定要求的流程，你别说麻烦，这不就跟咱们买东西先验货再付钱一样，多查一遍，就少一分出错的可能，查完签字留底，出问题也能找到头，不会让咱们干活的背锅。

第三，涉密档案单独鉴定，绝对不能混同

这点是红线，档案数字化档案鉴定工作规定里专门强调了，涉密档案必须由单位保密部门专门鉴定，能不能数字化、怎么数字化都得按保密要求来，绝对不能跟普通档案混一块，就好比你家的银行卡密码不能写在门口墙上一样，该守的规矩必须守，守好了没人找你麻烦，不守规矩出了事谁都保不住你。

说句土味实在话，咱们打工人干活，不就是求个顺顺利利，安安稳稳拿钱吗？很多人觉得规定是束缚，其实档案数字化档案鉴定工作规定就是给咱们搭的扶手，过坑的时候扶着它，就不会摔下去，我踩过坑了，把路给你趟平了，你按这个来，绝对不会错，项目验收一次过，下班准点能去接孩子吃火锅，这不比啥都强？我做了快十年，大大小小二十多个项目，按这个流程走，没有一个卡过验收，真不是我吹，骗你我请你吃十顿重庆老火锅。