档案整理保管期限划分错误怎么办？过来人整理了实用补救方法

害，说起来我前几年刚接单位档案岗的时候，可踩了不少坑，其中最闹心的就是档案整理保管期限划分错误，那时候啥都不懂，瞎划了一堆，后来档案馆检查的时候给打回来整改，差点让我这个新人背大锅，还好后来找档案馆的老大哥讨教了法子，顺顺利利改完了，今天就把这套干货掏给你们，碰到档案整理保管期限划分错误的朋友，直接抄作业就行。

先搞懂：啥情况算档案整理保管期限划分错误？

其实这个事儿说穿了就跟你整理家里冰箱囤货贴保质期标签一模一样，本来三天就得吃完的鲜虾仁，你给人贴个“可存放1年”，等一年后翻出来都臭成啥样了，把冰箱整得一股味儿还占地方；反过来，能放大半年的腊排骨，你给人贴个“三天过期”，好好的肉直接扔了，纯纯浪费资源。档案整理保管期限划分错误就是这么个道理，要么把本该永久保管的划成了30年、10年，过了期限就给销毁了，等到要用的时候找不着，哭都没地方哭；要么把本该10年定期销毁的划成了永久，平白无故占着库房位置，费钱又费地方。

我跟你说，档案整理保管期限划分错误真不是只有新手才犯，我见过干了五六年的老员工赶项目，图快也会错，所以碰到了真不用骂自己笨，谁还没个手滑看错的时候，重要的是怎么改。

碰到档案整理保管期限划分错误怎么办？按步骤走准没错

第一步：先把所有错划的档案全揪出来，一个都别漏

整改第一步肯定是先找问题对吧？还是拿冰箱囤货说，你总不能改一个扔一个，得把所有贴错标签的都挑出来放一块，一次改完省得下次再返工。我当初整改的时候就是太急，改了一半就交上去了，结果又查出来三个，来回折腾好几趟，累死个人。

找错的方法也很简单，直接对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》一条一条核对，但凡和规定对不上的，全都标出来记下来，简单说就是：本机关制定的法规政策、机构变动、人事任免、重要会议决议这些，都是永久；本机关重要业务工作文件、下级报送的重要请示报告这些，是30年；一般性的通知、报表、函件这些，是10年。核对完一遍，所有档案整理保管期限划分错误的就全出来了，一点都不复杂。

第二步：规范改标签改目录，别瞎涂瞎改留隐患

很多人改的时候图省事，拿个黑笔直接在原来的保管期限上一划，改个新数字上去，我跟你说这纯纯是给自己挖坑！这不就好比你快递单写错地址了，直接黑笔划了改，过两年纸一黄，字一糊，谁看得清你写的是啥？到时候查档案查不到，锅还得你背。

正确的操作应该是啥样的？给你们说过来人总结的：如果是纸质档案，重新打印新的保管期限标签，平整覆盖在原标签上，保证清晰可辨，不光档案袋上改，纸质档案目录和电子档案目录必须同步修改，不能改了头漏了尾，如果是电子档案，直接修改档案元数据就行，但一定要留修改记录！谁改的、什么时候改的、为什么改，全都记清楚，档案这东西讲究溯源，留好记录啥时候查都不怕。

我跟你说，档案整理保管期限划分错误不可怕，改得不规范才可怕，我当初就是按照这个方法改的，检查的老师看完都夸我改得规范，一点毛病都挑不出来。

第三步：走审批备案流程，别偷偷摸摸自己改

这里给你们提个醒，档案不是你私人记事本，想改就改，哪怕你是纠正档案整理保管期限划分错误，也得走正规流程，别图省事偷偷改了就完了。我之前有个同行业的朋友，就是嫌麻烦，改完没备案，后来上级档案稽查的时候说他擅自篡改档案，给了个通报批评，真的得不偿失，这个坑我帮你们避过了，千万别碰。

正确的流程就是：改完之后把所有错划的清单、修改说明整理好，交给单位档案管理部门负责人审批签字，审批通过后和修改记录一起备案留存，如果是已经进了档案馆的馆藏档案发现划分错误，还要报给同级档案行政管理部门备案，流程走对了，啥问题都没有。

怎么避免下次再出档案整理保管期限划分错误？

总补救也不是事儿，就像你总贴错冰箱标签，总挑总改也累，不如一次搞对，省下的时间喝杯奶茶不好吗？给你们说三个我用了好几年的小妙招：

• 把保管期限表打印出来贴在办公桌边上，划一条对一条，别嫌麻烦靠记性，我这好记性不如烂笔头，多看一眼少错十个，都是血的教训。
• 第一次整理或者整理大项目的时候，找单位老档案员帮你把把关，花不了半小时，就能帮你把大部分档案整理保管期限划分错误都挑出来，欠个人情请喝杯奶茶都比回头整改强。
• 现在单位都有电子档案管理系统吧？把保管期限规则提前录进系统，系统会自动帮你划分，准确率比人工高多了，省劲又省心。

说真的，我刚干档案这行的时候，一听到档案整理就头大，碰到档案整理保管期限划分错误更是慌得一宿睡不着，生怕丢了饭碗，后来才发现，这事儿真不是啥天大的难事，找对方法按步骤来，轻轻松松就能解决。而且干哪行不踩坑呢？踩坑不可怕，爬出来把坑填上，下次不踩就是了，这不就是咱们打工人的成长之路嘛？今天说的这些都是我实打实踩过坑总结出来的，碰到档案整理保管期限划分错误的朋友，直接照着弄，保准你一次过关，少走好多弯路。