档案数字化升密数字化全攻略：新手看完直接上手不踩坑

你有没有遇过这种糟心情况？

单位安排你做档案数字化，熬了三个通宵扫完上千份文件，结果保密办来检查，说有十几份涉密档案没做升密数字化，所有活全部返工，搞不好还要挨处分。

我前阵子帮做国企行政的老姐补这个活，发现90%的新手第一次做，都搞不清普通档案数字化和升密数字化的区别，踩的坑全是一模一样的。

今天这篇全是实操干货，没有半句空话，你看完照着做，绝对不会返工，也不会踩泄密的红线。

1 先搞懂：俩概念差一个字，区别可大了

1.1 别搞混档案数字化和升密数字化

说白了，普通档案数字化就是把纸质档案，扫成电子档存起来，方便查阅。

升密数字化就是针对涉密的纸质档案，转电子档的时候，要同步标注密级，走专门的审批流程，不能随便扫随便存。

举个例子，你单位未公开的核心技术图纸，是机密级文件。你扫成电子档之后，不能直接丢公共网盘，要标清楚机密，存到涉密服务器，这就是升密数字化的要求。

1.2 这三种情况必须做升密数字化

不是所有档案都要做升密数字化，只有这三种情况必须做：

• 上级要求统一归档涉密电子档案的时候
• 涉密纸质档案需要线上传阅的时候
• 单位要做涉密档案异地备份的时候

其他普通的非涉密档案，走普通数字化流程就行，不用多费功夫。

2 升密数字化实操步骤，一步都不能少

2.1 先做涉密档案筛查，别漏一份

第一步先把所有要扫的纸质档案全翻一遍，带“秘密”“机密”“绝密”章的先挑出来单独放。

没有密级章但内容涉密的，比如未公开的人事任免、核心项目报价，也要单独挑出来，找单位保密员确认密级。

避坑提醒：别漏看档案里的附件，比如合同附件的技术参数，很多都是涉密的。

2.2 扫描和密级标注同步做

扫涉密档案必须用单位指定的涉密扫描仪，不能用自己带的便携扫描仪，更不能用手机拍。

扫完之后第一时间给电子档打密级标：文件名开头直接加「秘密-」「机密-」前缀，文件每一页的页眉页脚，都要加对应的密级水印，和纸质档密级完全一致。

举个例子，纸质档是机密级的2024年研发预算，扫完文件名就叫「机密-2024年XX部门研发预算.pdf」，每页都打“机密”的半透明水印。

2.3 走完全部审批流程再归档

扫完的电子档先给保密员审核，确认密级没错，没有漏扫、扫歪的情况。

然后填《涉密电子档案归档审批表》，找部门负责人、保密办签字确认。

签完字之后才能存到单位的涉密档案服务器，绝对不能存到普通硬盘、公共网盘，更不能发微信传。

3 这些常见坑我都踩过，你别再犯

3.1 别为了省时间混扫涉密和非涉密档案

之前有个同行做档案数字化，为了省时间，把涉密合同和普通报销单放一起扫，结果扫完的电子档全存到了公共服务器。

后来网安部门巡查查到，单位罚了20万，当事人还记了行政处分，真的犯不上。

3.2 所有操作记录要留好台账

你扫了多少份涉密档案，每份的密级是什么，谁审核的，什么时候存的，全要记在台账上。

台账至少要存3年，以后查档或者上级检查的时候，直接拿台账就行，不用再翻一堆文件找。

3.3 扫描缓存要彻底删除

涉密扫描仪扫完文件之后，会自动存临时缓存。

你扫完所有涉密文件之后，一定要找单位运维人员，把扫描仪里的缓存彻底清掉，别留痕迹，不然被人恢复了就是泄密事故。

其实升密数字化真没你想的那么复杂。

无非就是先筛查涉密文件，再按要求扫描标注，走审批归档，每一步按要求来，根本不会出错。

你今天要是刚好要做这个活，现在就先把要处理的档案拿出来，先分清楚涉密和非涉密，按步骤走就行。

遇到拿不准密级的文件，别自己瞎判断，直接找单位保密员问，多问一句总比挨罚强。