档案整理上门服务质量控制解决方案 过来人亲测高效落地版

说真的兄弟姐妹们，我前阵子刚为了公司那堆堆了8年的档案头秃到掉了三撮刘海，前前后后找了3家做档案整理上门服务的团队，踩的坑能绕我工位三圈，最后磨出来的这套档案整理上门服务质量控制解决方案，我敢说你拿去直接用，绝对比你自己瞎摸省半年功夫。

别觉得我危言耸听，以前我也觉得档案整理不就是找几个手脚麻利的人来把纸摞整齐、编个号就完事？这不就相当于给家里的旧衣柜做收纳吗？直到上次审计要找2019年的纳税凭证，第一家找的团队把凭证和员工请假单塞一个箱子里，我翻了整整37个箱子才找到，那天我就暗自发誓，必须把档案整理上门服务质量控制解决方案给摸透，再也不当这个冤大头。

先搞懂：为啥你找的档案整理上门服务总踩坑？

说白了绝大多数人找这类服务，就只会比价格，哪家报价低选哪家，连对方有没有从业资质、懂不懂档案分类国标都不问，这不就相当于你找对象只看长得好看，连对方有没有正经工作、有没有不良记录都不管吗？最后过不到一块去不是活该？

我第一次找的那家报价比市场价低30%，我当时还觉得捡着大便宜了，结果来的两个小姑娘连文书档案和会计档案的分类标准都搞不清，把我们公司的专利证书和团建报销单订到一块了，干了两天我实在看不下去给打发走了，白花了两千多的定金。后来我才明白，不是上门整理的团队不靠谱，是你压根没把档案整理上门服务质量控制解决方案当回事，没有规则卡着，人家怎么省事怎么来，最后吃亏的还是你自己。

亲测好使的档案整理上门服务质量控制解决方案核心环节

这套方案我前前后后改了三版，最后用第三家团队的时候落地，效果好到我老板还给我发了五百块的奶茶钱，真的是踩坑踩出来的干货，你照着做绝对不会出错。

上门前的“验明正身”环节，别啥阿猫阿狗都往公司放

这步是整个档案整理上门服务质量控制解决方案的第一道门，你把紧了，后面80%的坑都能躲开。别不好意思提要求，咱是花钱买服务的，不是请大爷来公司晃悠的。

要求对方提前3天提交3份材料：第一份是适配你公司行业的档案分类规则初稿，第二份是近1年同规模同行业的服务案例，第三份是所有上门人员的无犯罪记录证明。

别觉得要无犯罪记录证明是小题大做，你想啊，档案里有啥？员工的身份证号、家庭住址，公司的合同、纳税信息，全是核心机密，啥人都能来碰？我第二家找的团队就没给我看这个，后来才知道他们是临时找的兼职，有个小伙子还偷偷拍了我们公司的员工通讯录，幸好被我当场发现了，现在想想都后怕。

对了分类规则初稿一定要让你们公司的行政、财务、人事各部门都过一遍，别对方说啥就是啥，毕竟你家的“传家宝户口本”怎么分类，你自己最清楚对吧？

上门中的“实时盯梢”环节，别当甩手掌柜当大冤种

很多人觉得团队上门了就万事大吉，自己该摸鱼摸鱼，该开会开会，等人家干完了直接验收就行，这可太傻了。这步就像你点外卖得打开看看有没有送错餐、有没有漏放筷子，别等人家都干完走了半个月你才发现有问题，找人家人家都不认了。

我第二家找的团队就是干活挺快，3天干完了，我后面查的时候发现有12份人事档案的身份证号录错了，找他们说已经结项了要改就得加钱，给我气的差点当场蹦高。所以在这套档案整理上门服务质量控制解决方案里，过程管控是最核心的环节，你别嫌麻烦，每天花20分钟查一查，比后面返工花20天强一万倍。

每日核验要做到“三对”：第一对实物分类和预设规则对不对，第二对电子条目信息和实物信息对不对，第三对装订归档的规范和国标对不对，发现问题当天必须整改完成，不准留到第二天。

别觉得按国标来是吹毛求疵，我上次陪老板去申请专精特新补贴，人家审核组一看我们的档案全是按国标整理的，连问都没多问直接过了，隔壁公司的档案整理的乱七八糟，光补材料就补了三次，最后补贴都没赶上，这就是差距啊。

上门后的“售后兜底”环节，别钱一结就成了陌生人

很多人验收完就直接把全款付了，啥售后都不要，这就像你买空调只敢要1个月保修，坏了自己掏钱修，不是傻是什么？这步也是档案整理上门服务质量控制解决方案里最容易被忽略的环节，做好了能给你省老多事了。

验收的时候要全量抽验30%的档案，没问题最多付90%的款，剩下10%作为质保金满6个月再付，要求对方免费提供1次档案系统操作培训，质保期内所有非人为导致的归档错误免费整改。

我最后找的这家就是按这个要求来的，给了我8个月的质保，上个月我要找2020年的项目合同，输关键词10秒就出来了，还有次我新来的行政小姑娘把档案归错位置，人家当天就上门给调整了，啥额外费用都没要，这不香吗？

最后唠两句掏心窝子的话

我知道很多朋友觉得档案这玩意不重要，找个便宜的团队随便整理下就行，我以前也是这么想的，直到踩了两次坑花了三倍的钱才搞定，才明白档案整理上门服务质量控制解决方案真不是啥虚头巴脑的东西，是真能帮你省钱省时间的。

你想啊，档案就是你公司的“陈年户口本”，啥审计、上市、申请补贴、解决劳动纠纷，都得靠它解决，你给它整理的明明白白的，下次要用的时候不用翻箱倒柜，人家相关部门一看你这档案整整齐齐的，对你公司的印象都好一大截，这不就是变相给你赚钱吗？

咱打工人出来干活，不就是图个省心不出错吗？你把这套档案整理上门服务质量控制解决方案拿去用，要是不好使你来找我，我给你免费唠半小时踩坑经验，绝对不让你再走我走过的弯路。毕竟大家出来混都不容易，能省点事就省点事，对吧？