档案数字化数据加密软件

你有没有过这种经历？把纸质毕业证扫成电子档，存在电脑里，怕电脑被偷；把公司的客户合同扫成PDF，存在U盘，怕U盘弄丢；连自己的户口本扫描件，都不知道放哪才安全。这些档案数字化的数据，看似安全，实则随时可能泄露。今天就给你讲清楚，怎么用档案数字化数据加密软件，把重要数据锁得严严实实，看完直接上手。

一、选软件的核心标准，别乱踩坑

1. 必须要有“分级加密”功能

说白了，就是给不同的档案设不同的权限，别人拿了也开不了。举个例子，你把档案分成三类：自己的毕业证、家人的户口本、公司的项目合同。分级加密就是，你自己的档案设成只有你能开；公司的合同设成只有部门经理能开；家人的户口本设成你和爸妈能开。

避坑提醒：别买那种“全给一样权限”的软件，很多便宜软件号称加密，其实所有文件都只需要一个密码，等于没加密，选的时候一定要点进去看，有没有“权限设置”这一栏，能单独改不同文件的密码或查看权限才行。

2. 加密后不能影响打开速度

有些加密软件，为了加密，把文件压得特别小，打开要等半天，甚至直接打不开。你选软件的时候，先拿一个小的PDF档（比如1M的毕业证扫描件）试试，加密后双击，能不能一秒打开。

我之前踩过这个坑，下了一款免费软件，加密后1M的PDF要等10秒才能开，每次找文件都要等，直接删了换了一款，加密后还是秒开，才留到现在用。别选那种“慢得耽误事”的软件，效率优先。

二、实操步骤，看完直接照做

1. 先把要加密的档案整理好

别乱堆文件，先把所有要加密的档案找出来，放在同一个文件夹里，分类命名。比如，你要加密的是毕业证、身份证扫描件、租房合同，就建一个叫【个人重要档案】的文件夹，把这些文件放进去。

重点操作：文件命名要清晰，比如“毕业证-2020年”，别叫“新建文件1”，后面找的时候一秒就能定位，省了好多时间，我之前吃过亏，找自己的档案翻了半小时，现在每次都提前命名，效率高多了。

2. 选对应加密方式，设强密码

如果是个人用，就选“文件夹加密”，整个文件夹一起锁，不用单独给每个文件加密；如果是公司用，就选“单个文件加密”，比如每个项目合同单独锁，方便给不同人权限。

设密码的时候，别用“123456”或者你的生日，要混合字母、数字、符号，比如“Xiaoming@2020”，别人猜不出来。避坑提醒：别把密码写在电脑里，记在脑子里或者专属的小本子上，不然自己忘了，加密的文件就真的废了。

三、日常维护的小技巧，省大麻烦

1. 加密后一定要备份

哪怕加密再严，也怕硬盘坏、电脑中毒，所以加密后的文件，至少备份两个地方：一个存在外接硬盘，一个存在正规的云盘（比如百度云的加密空间）。

举个例子，我上次加密了去年的项目合同，只存在公司电脑，结果电脑中了病毒，文件打不开，还好我提前存了外接硬盘，才没耽误事。别嫌麻烦，多备份一次，省了找文件的时间和损失。

2. 别乱更软件版本

有些加密软件更新后，旧版本的加密文件，新版本打不开，或者反过来，特别坑。所以更之前，先看软件的用户评论，有没有人说“更新后旧加密文件打不开”，如果有，就暂时别更，或者先把旧文件备份好再更。

我之前用某款加密软件，更了2.0版本后，之前加密的10多个合同全打不开，亏我之前备份了，才没损失。后来每次更新前，我都会先搜“XX软件更新后旧文件打不开吗”，确认没问题再更。

今天说的这些，核心就是：选软件要抓“分级加密+速度快”两个标准，用的时候先整理档案、设强密码，还要定期备份加密文件。你现在就可以找一个你觉得最重要的档案（比如毕业证），下个靠谱的加密软件，按我说的步骤做，10分钟就能搞定。别等哪天丢了文件才着急，现在就动手，把你的重要数据锁好，这点功夫，能省大麻烦。