档案数字化代做怎么选才靠谱？看完这篇直接省好几万

你是不是刚接了单位的档案数字化任务？堆了半屋子的旧文件、人事档案、工程资料，自己弄吧，得买扫描仪，还得抽好几个人手加班俩月，还怕格式不符合档案馆要求，过不了审白忙活。找档案数字化代做吧，又怕报价虚高，做出来的东西错漏百出，到时候挨骂的还是你。我前两年帮3个做行政的朋友捋过这事，踩过的坑、摸出来的门道全在这，从选服务商到验收全流程，每一步都有实操方法，看完你直接照着做，绝对不花冤枉钱也不挨骂。

1、找代做前先捋清需求，别一上来就问报价

很多人找代做第一句就是“你们做档案数字化多少钱一页”，这纯属给人送韭菜的。你需求说不清楚，人家报的价全是虚的，后期加项加钱能翻一倍。先把这俩事捋明白，再去问价也不迟。

① 先算清档案的总量和类型

先把要做的档案分好类，是文书档案？人事档案？还是工程档案？不同类型收费差很多。再数清楚总共有多少页，怕数错就按档案盒算，一个标准A4档案盒装满是200到250页，自己先估个总量。

举个例子，你要做的是20盒人事档案，那总量大概就是4000到5000页，报给服务商的时候，人家一听就知道你是懂行的，不敢乱报价。

② 把所有交付要求列成清单

比如是不是要符合当地档案馆的入库标准？要不要同步挂接你们单位的档案管理系统？有没有涉密内容必须上门处理？这些全部列清楚，后期要加需求就得加钱，提前说好省得扯皮。

避坑提醒：要是你不清楚当地档案馆的要求，直接让代做服务商提供同类型项目的验收标准，他们经常做肯定有现成的，比你自己去问省事多了。

2、筛选服务商的3个硬标准，不符合的直接pass

现在做档案数字化代做的小公司特别多，鱼龙混杂，别光听销售吹得天花乱坠，就按这3个标准筛，错不了。

① 要有同类型项目的实操经验

比如你要做学校的学生档案，就问他近2年有没有做过本地同级别学校的项目。要能拿出合同复印件或者验收证明，最好直接看当时做的样本，格式对不对，有没有漏扫错扫，一目了然。

要是他拿不出同类型的案例，说得再好也别选，不同类型的档案要求差很多，新手很容易踩雷。

② 报价必须是全流程一口价

很多低价报价只算扫描的钱，后面的分类、编目、修图、挂接、验收辅助全要加钱。你要问清楚，报价是不是包含从整理原始档案到最终验收通过的所有环节，有没有额外付费项。

我之前有个国企的朋友，找了个比市场价低30%的代做，结果后期编目加了8000，挂接系统加了12000，反而比正常报价贵了5000。

③ 要有明确的出错赔付规则

提前问清楚，扫错信息、漏页、过不了审返工的成本谁出？要是因为他们的问题耽误了入库截止时间，有没有对应的赔付？这些都要提前说好，别等出了问题再扯皮。

避坑提醒：那种上来就说“我们啥都能做，绝对没问题”的，你直接多留个心眼，正规公司都会给你说清楚风险和赔付规则，不会乱拍胸脯。

3、签合同和验收的注意事项，别交了钱当甩手掌柜

选好服务商只是第一步，签合同和验收的时候把好关，才能真的省心。

① 合同里必须写死这3个内容

一是交付的时间节点，分阶段交付的话，每阶段的时间和验收标准都写清楚；二是验收不通过的整改期限，超过期限怎么赔付；三是最多付30%的预付款，尾款要等全部验收通过之后再付，别一上来就付全款。

② 验收要按比例抽查，别随便翻两本就过

验收的时候别光抽个两三本看，要按1%的比例抽查，不同类型的档案都要抽到。重点看有没有缺页、扫描模糊、信息录错的情况，错误率超过千分之二，直接要求全部返工。

③ 做完要存3份备份

全部验收通过之后，要让服务商给你拷3份备份，一份硬盘存，一份云盘存，一份存你们单位的服务器，避免数据丢了找不着。

其实找档案数字化代做真的没那么复杂，你只要提前把需求捋明白，选服务商的时候别光图便宜，合同该写的条款都写死，验收的时候仔细点，基本不会出啥大问题。要是你手里现在正好有这个活，现在就去先把要做的档案总量和类型理出来，再按我给的标准找3家服务商对比，不出3天就能找到合适的。要是还有啥拿不准的，你可以把你的需求打在评论区，我帮你参考参考。