搞懂档案制度建设的意义，帮你少踩管理大坑

你是不是做管理、开公司的时候

总觉得档案制度建设是瞎折腾？

不就是把纸堆起来锁柜子里吗？

我之前接触过一个小老板，对此深信不疑

结果员工告没签合同，找不到合同原件

硬生生赔了八万多，哭都没地方哭

还有朋友办办学年审，找不到往年材料

差点丢了办学资质，花两万多才补上

很多人不在乎档案制度，摸不清它的意义

今天这篇就说透，帮你避开这些无妄之灾

一、能兜住风险，不吃哑巴亏

1.1 遇到纠纷，能拿出实打实的证据

不管是公司还是部门，都会遇到纠纷

最多的就是劳动用工和合作纠纷

举个例子，刚才说的那个赔八万的老板

就是因为没归档制度，合同随便塞

员工辞职后找不到原件，说不清楚

只能自认倒霉赔钱

如果有完善的档案制度

员工入职所有资料统一归档管理

找证据只需要五分钟，根本不会吃亏

1.2 办资质审项目，不用慌着补材料

不管是年审、评资质还是申请补贴

都要翻好几年前的老材料

要是没归档，材料丢了坏了

补材料不仅花钱，还容易耽误事

之前那个办年审的培训机构

就是材料堆杂物间被老鼠咬坏

花了两万多疏通关系才补完

按制度归档，按年份分类放好

要什么拿什么，根本不用花冤枉钱

二、提升日常效率，少做无用功

2.1 工作交接，新人不用从零瞎摸索

你肯定遇过这种情况

老员工离职，工作交接只说个大概

很多细节没留下，新人摸不着头脑

做半天还要返工，耽误整体进度

我之前待的公司，行政岗换了三个人

每次找物业合同都要翻整整一周

后来建了档案制度，所有合同按类归档

新人第一天就能找到，省出好多时间

2.2 找资料查数据，不用到处求人

平时做方案写总结，都要历史数据

没归档的话，你就得挨个问老员工

老员工要是离职了，连问的人都没有

只能重新做数据，浪费好几天时间

有档案制度的话，所有资料固定存放

你自己就能找，不用欠人情还不耽误事

三、理清实际家底，做决策不瞎蒙

3.1 清楚知道资产，不会乱花钱重复买

很多公司开了五六年，到底有多少资产

买过什么设备，哪些在闲置都不清楚

我知道的一个创业公司就出过这事

前台电脑坏了，行政又买个新的花八千

后来整理档案才发现，仓库还有个全新的

是之前分公司撤的时候留下的

有档案制度，所有资产进出都登记归档

打开档案就知道家底，不会白花冤枉钱

3.2 复盘过往错误，避开同款坑

说白了，档案就是你做事的记录本

之前哪个项目亏了钱，问题出在哪

都清清楚楚记在档案里

下次做类似项目，翻出来就能避坑

要是没归档，上次栽过的跟头下次还栽

纯属浪费钱和时间，太不划算

避坑提醒：档案制度不用搞的花里胡哨

不用做一堆空表格应付上级检查

符合你自己的使用习惯就是好制度

能快速找到你要的东西，就够了

你不用一开始就买昂贵的档案柜

也不用马上装复杂的电子管理系统

那些都是后话，今天就能动手做

抽半小时，把手里最重要的三类材料理清楚

就是员工合同、公司资质、资产凭证

分好类做好登记，定个最简单的规则

以后新来的材料，每周抽十分钟归档

别拖着，很多事提前做不费事

真出事了再补，花多少钱都补不回来

现在就打开你放资料的柜子，动起来吧