强化档案制度建设监督效果评估 推动档案管理高质量发展

为啥说档案制度建设监督效果评估是果园的“测糖仪”？

我在单位管了快六年档案，说出来不怕你笑，前两年没少踩坑，刚接活的时候我也天真，不就是建制度贴墙上，收文件锁柜子吗？能有什么难？结果年底专项检查，领导要找五年前一个项目的审批档案，全单位翻了一天，最后在杂物间一个落灰的箱子里翻出来，纸都黄了，我当时挨的骂，现在想起来耳朵还发烫。

后来跟退休的老档案员吃饭唠嗑，人家一句话点透我：你这就是种了果树只种不管，结了果也不知道甜不酸，烂了坏了全不管，为啥？就是没做档案制度建设监督效果评估啊！我当时才反应过来，对啊，我们花了好多功夫建制度，说要规范档案管理，可建完了好不好使，有没有人执行，执行了效果咋样，谁真的去盯过看过？可不就成了墙上的废纸嘛。

没做档案制度建设监督效果评估的“果园”，坑真的太多了

• 制度是应付检查的“样子货”——就像你买了漂亮的果苗插土里，浇了一次水就不管了，活不活全看命，我见过好多单位，档案制度写得比年终总结还漂亮，什么“归档及时、分类准确、保管安全”，一套一套的，结果呢？真要执行没人当回事，档案制度建设监督效果评估就是帮你看看，这苗到底扎根了没有，活了没有。
• 监督是摆看的“稻草人”——就像你明知道树上长虫了，怕麻烦假装没看见，等着虫子自己把自己饿死，哪有这种好事？之前我隔壁单位，制度建了，也说了要监督，结果就是每年年底让各个部门自己填个表，说自己执行得好不好，全都是“优秀”“合格”，最后审计的时候查出来几十份应归档没归档的项目文件，直接通报批评，这不就是亏大发了？档案制度建设监督效果评估就是帮你把藏在叶子底下的虫子都揪出来，早早掐掉，别等把整棵树啃死了才后悔。
• 效果是张嘴就来的“自夸帖”——就像你卖水果说自己的果子超甜，拿不出半个测糖报告，谁信啊？好多单位说我们档案制度建设得好，问他好在哪，就说“我们都按要求做了”，说不出个一二三，真要出事了，拿不出实锤，哭都没地方哭，档案制度建设监督效果评估就是给你出实打实的“测糖报告”，好不好，够不够标准，一眼就能看明白。

我踩过坑摸出来的路，做档案制度建设监督效果评估就这么几步

我第一次做评估的时候，瞎写了几十页报告，全是“成效显著，仍有不足”这种正确的废话，领导看完给我扔回来，说你这东西我要它干嘛？后来摸了两三年，终于摸出了省心又靠谱的路子，今天全给你唠明白，你拿去就能用，不用自己瞎试坑。

先画地图定标准，别上来就瞎摸

做档案制度建设监督效果评估，第一件事不是查档案，是先把你自己建的制度理清楚，你建了多少项制度？归档制度、保密制度、查阅制度、保管制度，每一项制度要求是什么，对应要评什么，得先理清楚。

然后就是把标准量化，别搞虚的，比如你要评归档及时率，就定要求所有档案归档及时率不低于98%，要评分类准确率，就定分类准确率不低于95%，要评查档效率，就定常规查档响应不超过1小时，就像测糖有固定度数，你自己定好线，达标就是达标，不达标就是不达标，谁也没法蒙你。

别光听别人说，要自己动手抽着查

我跟你说，做档案制度建设监督效果评估，千万不能全靠部门自己报，我试过多少次了，自己报全都是100%合格，你一抽，十份里能有三份出问题，不是没归档就是归错盒，要么就是签字不全。

正确的做法就是抽样盘查，按部门抽，按档案类型抽，文书档案抽20%，业务档案抽30%，重点项目档案全查，抽出来一份一份对着标准查，有没有按时交？分类对不对？材料齐不齐？保管到位不到位，一查一个准，这一步真别偷懒，你现在偷懒，就是给以后埋雷，我踩过这个坑，真的信我。

评完别锁柜子，该改就改才是目的

我见过太多单位，档案制度建设监督效果评估做完，报告写好，往档案柜一锁，再也没人提了，你说你费这劲干嘛？浪费纸浪费电不说，还不如去楼下喝杯冰奶茶呢。

评估本来就是为了找问题改问题啊，就像你测出来果子酸，知道是缺钾肥了，你就得施肥啊，你不施肥明年还是酸，有啥用？我每次做完评估，都会整理一个整改清单，哪个部门归档不及时，哪个环节分类错的多，哪条制度本身定得太不合理，一条条列清楚，定好整改时间，到期再复查，实在不行拉着大家喝个茶唠开，大家都觉得麻烦的制度，咱们就调整，别死扛着，比如之前我们定的按周归档，大家都喊忙不过来，改成按月归档，大家也轻松，合规性也不影响，这不就挺好？

最后说两句掏心窝子的

说真的，档案工作本来就是个不显山不露水的活，好多人都觉得不就是存文件吗，搞什么档案制度建设监督效果评估，纯纯搞形式，我一开始也这么想，挨过骂出过事才知道，这个东西真的有用。

你想啊，单位这么多年的文件、项目、合同，全存在档案里，真等到换届交接，真等到审计检查，真等到要拿档案出来办事，你拿不出来，或者拿出来是错的，这个锅谁背？反正我不想背，你也不想背对吧？

我作为踩过所有坑的过来人，跟你说句掏心窝子的土话：你今天多花一天功夫做好档案制度建设监督效果评估，明天就能少花十天半个月救火，把坑都填了，走路都走得稳当，咱们干基础工作的，不就是求个稳当吗？把该做的做到位，该查的查清楚，档案制度建设监督效果评估做好了，档案管理这块就稳了，就这么简单。