档案整理类国家秘密载体印制资质申报全流程实操落地指南

一、前置资质门槛核查（申报前必做）

1. 主体资格要求

必须是在中华人民共和国境内注册的企业法人，成立时间满3年，注册资本不低于200万元，经营范围必须包含「档案整理服务」或对应类目，无外资、港澳台背景，股东及实际控制人必须为中国大陆国籍且无境外永久居留权。

2. 人员要求

• 专职档案整理相关技术人员不少于15人，其中持有省级及以上保密行政管理部门颁发的保密培训合格证书人员不少于8人
• 需配备1名专职保密管理人员，2名兼职保密员，均需通过当地保密局组织的保密考核
• 所有涉密岗位人员需提供无犯罪记录证明，近3年无违反保密管理相关记录

3. 场所设备要求

• 有独立的涉密档案整理工作区域，与普通办公区域物理隔离，出入口安装门禁系统，权限仅限涉密岗位人员，场所内无对外联网接口，所有窗户安装遮光窗帘和防盗设施
• 涉密处理计算机不少于10台，均为国产操作系统（统信UOS/银河麒麟均可），安装合规的涉密计算机监控系统，禁止配备无线网卡、蓝牙等无线设备
• 需配备涉密档案专用存储柜、一级涉密等级碎纸机、防磁柜各不少于2台

4. 制度要求

需提前制定完成以下制度并全员培训落地：保密工作责任制、涉密人员管理制度、涉密载体管理制度、涉密场所管理制度、涉密设备管理制度、保密检查与奖惩制度、档案整理全流程溯源制度。

二、申报材料准备（可直接对照提交）

1. 基础材料

• 营业执照副本扫描件（加盖公章，PDF格式，分辨率300DPI）
• 近3年财务审计报告，需体现年度净资产为正，无连续亏损记录
• 股东及实际控制人身份证明、无境外居留权声明、无犯罪记录证明
• 近3年无重大违法失信记录证明（可在「信用中国」https://www.creditchina.gov.cn/ 下载后加盖公章）

2. 人员材料

• 所有涉密岗位人员劳动合同、近6个月社保缴纳证明（加盖社保局公章）
• 所有人员保密培训合格证书扫描件、保密管理人员聘书
• 所有涉密人员无犯罪记录证明、保密承诺书签字扫描件

3. 场所设备材料

• 涉密场所产权证明或租赁协议（租赁期限不少于3年）
• 涉密场所平面布局图，标注物理隔离区域、监控点位、门禁点位
• 所有涉密设备采购发票、产品合格证书、涉密信息系统产品检测证书
• 场所监控、门禁、防盗设施验收合格证明

4. 制度材料

所有制度文件加盖公章，附全员培训签到表、培训现场照片或视频截图。

三、线上申报流程（步骤可直接照搬）

1. 打开国家保密局资质管理行政许可申请平台：https://zzgl.baomi.gov.cn/，点击「注册」，选择「国家秘密载体印制资质」→「涉密档案数字化加工/整理」类目，填写企业统一社会信用代码、法人手机号完成注册，注册信息提交后2个工作日内会收到审核短信，审核通过后方可登录填报。

2. 登录后按照系统提示的12个模块逐一上传准备好的扫描件，所有材料命名统一为「材料类型+企业名称+年份」，比如「营业执照+XX档案服务有限公司+2024」，所有PDF文件大小控制在10M以内，禁止加密。

3. 所有材料填报完成后点击「提交初审」，初审由市级保密行政管理部门负责，审核周期为10个工作日，审核不通过会标注修改原因，按照要求修改后可重新提交，最多可修改3次。

4. 市级初审通过后材料自动流转到省级保密局，复核周期为15个工作日，复核通过后会收到现场审核通知，需在3个工作日内确认现场审核时间。

四、现场审核必过要点

• 提前1天清空涉密场所内所有非涉密物品，所有涉密设备断开网络连接，贴好对应涉密等级标识
• 所有涉密岗位人员必须到场，当场考核保密知识和档案整理操作规范，禁止无关人员进入审核区域
• 提供近3个月的保密检查记录、涉密人员签到记录、涉密载体出入库台账，所有记录需有相关人员签字，不得临时补填
• 当场演示涉密档案整理全流程：从载体签收、登记、整理、扫描、存储、归档全环节，每个环节的溯源记录需可实时查询

五、资质下发后运维要求

资质有效期为5年，拿到资质后需遵守以下要求避免被吊销：

• 每季度开展1次全员保密培训，留存培训记录、考核结果，每年12月20日前向市级保密局提交年度保密工作自查报告
• 涉密场所、设备、核心涉密人员发生变更的，需在10个工作日内登录资质管理平台提交变更申请，审核通过后方可完成变更
• 承接涉密档案整理项目前，需向当地保密局进行项目备案，提交项目委托方保密证明、项目保密实施方案
• 资质到期前6个月需提交续期申请，续期审核标准、流程与首次申报完全一致