踩过无数纸质档案麻烦坑！档案数字化加工服务真靠谱

档案堆成山找不着 差点把单位评优的机会作没

各位管过资料管过档案的老铁们，先听我掏心窝子哭两嗓子——我去年差点因为那个“小山堆档案室”把全所半年攒的农业技术推广示范村资格搞黄！说真的，那段时间我天天对着满屋子落灰飘絮还夹着点去年梅雨季节没干透、摸起来软乎乎沾点霉味毛边的旧档案，差点怀疑自己上辈子是不是就是个被塞在柜底夹层过期的档案袋投胎的，就为了这辈子还债的！

那天上级的检查组组长突然一个电话甩过来，说第二天要抽查我们近5年10个试点村的病虫害防治原始台账、农户培训签到表还有作物产量验收单——好家伙，直接要了我老命！单位这个10平米不到的“黑匣子”档案室，档案柜还是上世纪九十年代老干部局淘汰下来的那种铁疙瘩，锁芯都换了三回，抽屉拉出来有时候卡得像便秘一样。我跟所里新来的实习生小张蹲在地上扒了整整一晚上，蟑螂都踩死三只半，只找到了6个村的三分之二资料，剩下的要么找不到，要么找到的霉得看不清字！

抱着破罐子破摔的心态找了家做档案数字化加工服务的 直接被开了天眼

第二天早上顶着熊猫眼跟所长汇报的时候，我腿都抖成筛糠了，连辞职信都在肚子里打了三遍草稿。结果所长拍了拍我的肩膀说，别急，上周区农业局有个兄弟单位刚弄完，好像就是找的什么档案数字化加工服务？让我赶紧联系试试救急！

我当时真的就是抱着“死马当成活马医，多花点钱别丢饭碗就行”的心态，加了那个兄弟单位档案员小李的微信，要了联系方式。结果打电话过去对方说，他们是真的“档案医生+搬家公司+整理师+摄影师四位一体”的魔性组合，当天就能上门评估，加急的话一周之内就能把抽查需要的那10个试点村的内容全弄成能快速检索的电子档！

我当时听完第一反应是——吹呢吧？一周？我们蹲一晚上才扒出这点！但小李偷偷跟我说，她之前也跟我一样，上次区财政局查账要翻20年的凭证，找的也是这家档案数字化加工服务，三天就把200多本凭证全扫完编好号了。有了这个“过来人踩坑避雷针”在前头，我立刻就把他们约到了所里。

第一步：档案预检消毒 就像给旧照片做SPA+体检

上门的是三个穿蓝大褂戴白手套戴口罩的小哥，打头的张哥看起来挺斯文，不像来干活的，倒像来考古的。张哥进门第一件事不是直接扫，而是先给所有档案做了个“全身消毒SPA”——用那种不会损伤纸张的紫外线消毒车对着档案柜和散落在外面的资料扫了两遍，然后还给我们配了一小瓶档案专用防虫喷雾，说就算以后留纸质备份也能放心。

扫完消毒之后就是“档案大体检”——把每一页纸都翻一遍，看看有没有折角、破损、粘连的情况，粘连的用他们带的那种小铲子轻轻撬开，破损的用一种透明的、比保鲜膜薄好多倍的档案专用修复纸补好，折角的用重物压平。他们还跟我说，这个“体检”步骤是档案数字化加工服务里最关键的基础环节，没做好的话扫描出来的文件要么缺胳膊少腿，要么模糊不清，检索起来也没用。

第二步：扫描录入分类 比我们自己用手机拍强一百倍

体检完之后就开始扫描了。我之前还想着，不就是用手机或者普通打印机扫吗？自己多雇几个人也能干啊！结果看到他们带的设备我直接傻了——三台专业的高速扫描仪，两台平板扫描仪，还有一台能扫那种超大的挂图的宽幅扫描仪！

高速扫描仪真的是“档案界的印钞机速度”，一秒钟能扫两三页纸，连小张那种实习手写体歪歪扭扭的签到表都能扫得清清楚楚，扫出来的图片自动转成PDF和可以编辑的Word两种格式！平板扫描仪是专门扫那种特别珍贵或者特别薄的旧档案的，比如我们所里有一本1985年建所时的第一份作物种植规划图的草稿，纸张薄得像蝉翼，轻轻一碰就碎，用他们的平板扫描仪扫的时候，张哥蹲在旁边盯了半个小时，生怕扫坏了。

扫完之后就是“档案大分类大搬家”——他们把扫描好的电子档按照年份、行政村、文件类型（病虫害防治、农户培训、作物产量验收）三个维度分好了类，还给每一份文件都编了一个独一无二的“身份证号”，存到了他们给我们免费送的、专门用于存放档案的云盘和本地移动硬盘里，云盘设置了三级密码，只有所长、我和另一个管财务的老周能进，本地移动硬盘直接锁在了我们新买的密码柜里。

第三步：快速检索演示 所长当时就拍板要把全所档案都扫了

当天下午快下班的时候，张哥就把抽查需要的10个试点村的资料全弄好了，还给我们演示了一下快速检索功能——只需要在云盘搜索框里输入“李家村 2021年 小麦病虫害防治”，不到一秒钟，李家村2021年所有的小麦病虫害防治原始台账、照片、农户签字确认的防治方案就全跳出来了！

所长当时眼睛都亮了，直接拉着张哥的手说，兄弟，你们这档案数字化加工服务太牛了！多少钱？我们把全所近30年的所有档案都扫了！张哥笑了笑说，所长您别急，价格是按照档案的页数、珍贵程度还有加急程度算的，明天我们会给您出一份详细的报价单，绝对比您自己雇人扫便宜，而且我们还能免费帮您把剩下的纸质备份整理好打包，存到我们合作的恒温恒湿档案库里，一年只收很少的保管费！

全所档案扫完之后 我终于过上了朝九晚五的幸福生活

第二天检查组过来抽查，我们直接打开云盘，组长要什么我们点什么，连组长随口问的“王家村2019年第三季度参加水稻种植培训的王大爷有没有来”，我们都在一秒钟之内找到了王大爷签字的照片！组长当场就表扬了我们，说我们所的档案管理工作做得非常好，是全区的榜样！

那段时间我真的是扬眉吐气，走路都带风！后来全所近30年的所有档案扫完之后，我终于不用再天天蹲在那个“黑匣子”档案室里扒灰找蟑螂了，终于过上了朝九晚五、周末能陪老婆孩子逛公园的幸福生活！而且最近区里组织档案管理培训，我还作为“先进档案管理员”上台分享了经验，台下的老铁们都追着我要那家档案数字化加工服务的联系方式！

过来人掏心窝子的建议 档案数字化加工服务真的不是智商税

各位管过资料管过档案的老铁们，听我一句劝——档案数字化加工服务真的不是智商税！真的是救星！想想看，万一哪天上级突然要查资料，万一哪天档案室着火或者漏水，万一哪天你自己想找一份旧资料翻半天翻不着，那时候你后悔都来不及！

当然啦，找档案数字化加工服务的时候也不能随便找，我给大家几个过来人踩坑避雷的小 tips：

• 第一，一定要找有正规资质的公司——最好是有国家保密局颁发的涉密档案数字化加工资质的，就算你的档案不是涉密的，找有资质的公司也更放心，至少不会泄露你的信息！
• 第二，一定要上门看设备看操作——不要只听对方在电话里吹，一定要上门看看他们的设备是不是专业的，操作是不是规范的，有没有给档案做预检消毒、修复的环节！
• 第三，一定要签订正规的合同——合同里一定要写清楚价格、服务内容、保密条款、交付时间、售后服务等，避免以后出现纠纷！

祝各位管过资料管过档案的老铁们都能早日摆脱“小山堆档案室”的噩梦，过上朝九晚五、周末能陪老婆孩子逛公园的幸福生活！如果你们找不到靠谱的档案数字化加工服务，可以私信我，我把我找的那家公司的联系方式推荐给你们！真的靠谱！真的香！档案数字化加工服务！档案数字化加工服务！档案数字化加工服务！重要的事情说三遍！