如何做好单位档案统计制度建设？核心步骤和注意事项是什么？

科学规范的档案统计制度建设是提升档案管理规范化水平、保障档案管理合规性的核心工作，完善的档案统计制度建设能够为档案管理决策提供准确的数据支撑。接下来将从核心目标、实操步骤、落地注意事项三个方面，详细介绍做好档案统计制度建设的具体方法。

明确档案统计制度建设的核心目标

档案统计制度建设是对档案管理全流程各项数据的收集、整理、分析工作制定标准化规则的过程，其核心目标围绕合规、提质、控风险三个维度展开：

• 符合2024年新修订《中华人民共和国档案法》对单位档案管理的合规要求，确保档案管理全流程可追溯、可核查
• 通过标准化统计掌握档案存量、利用效率、保管状态等核心信息，为档案资源开发利用提供数据支撑
• 及时发现档案缺失、损毁、管理漏洞等问题，降低档案管理的安全风险与合规风险

档案统计制度建设的核心实操步骤

开展档案统计制度建设可按照以下四个步骤推进，所有环节贴合2025年国家档案局发布的《档案管理统计规范》要求：

• 梳理统计范围：明确覆盖五大核心统计类目，分别为档案存量统计、档案收进移出统计、档案利用统计、档案保管状态统计、档案管理团队统计，确保核心业务无遗漏
• 统一统计规则：明确统一的统计指标口径、统计周期，比如设置季度例行统计、年度全面统计，明确各环节统计责任人，要求统计数据误差率控制在1%以内
• 明确审核流转流程：要求统计人员完成数据收集整理后，由档案管理部门负责人审核确认，审核通过后的统计资料按要求归档留存或上报上级管理部门
• 制定动态更新机制：明确每1-2年结合单位业务调整、最新政策要求，对档案统计制度内容进行修订完善

档案统计制度建设的落地注意事项

档案统计制度建设需要结合单位实际情况调整，避免生搬硬套：

• 中小微单位可简化流程，仅保留核心统计事项，无需设置过于复杂的层级流程，避免增加不必要的管理负担
• 适配数字化转型要求，新增电子档案统计规则，覆盖电子档案的存储状态、访问利用、归档全流程统计，满足数字化档案管理要求
• 制度落地后要定期开展执行情况检查，及时纠正统计口径错误、数据漏报等问题，确保制度发挥实际作用

常见问题FAQ

Q：没有专门档案管理部门的单位需要做档案统计制度建设吗？

A：需要，可指定专人负责档案统计工作，简化制度内容，明确核心统计要求即可，满足合规要求即可。

Q：档案统计制度建设需要符合什么最新政策要求？

A：需要契合2024年修订的《档案法》以及2025年国家档案局发布的《档案管理统计规范》要求，确保制度合规。

档案统计制度建设是档案管理规范化的核心基础，直接影响档案管理的效率与合规性。各单位需要结合自身规模与业务特点，搭建适配自身需求的档案统计制度，避免照搬大型企业的复杂体系。温馨提示：所有档案统计数据需要至少留存10年，以备监管核查。