做好档案数字化达标验收 规范推进高质量档案数字化建设

踩过七八次坑的过来人，先给你唠掏心窝的真话

我前前后后帮三家单位弄过档案相关的活儿，那坑踩的，就像夏天吃冰棒咬到冻硬的冰碴子，牙都给你酸倒，最头疼的就是档案数字化达标这件事。我给你打个魔性比方啊，你就把单位所有老档案当成你家十几年囤的旧衣服，档案数字化就是把这些旧衣服全理一遍，洗干净熨平整，分类叠好放进定制智能衣柜，那档案数字化达标就是专门的人来检查你这个衣柜整得合不合格，能不能放一百年不发霉，找的时候能不能一秒抽出来。

我第一次弄的时候啥也不懂，以为档案数字化不就是拿个扫描仪扫成PDF嘛，随便找了个报价低的小队伍就开干，结果干完交上去验收，直接给我打回来，说这不对那不对，那脸丢的，相当于你请客开门，一衣柜旧衣服全撒客人脚边，尴尬到能用脚趾抠出三室一厅。

为啥你弄完档案数字化，总是过不了档案数字化达标？

说白了就是你一开始思路就错了。太多人都觉得，我先随便扫了存起来，后面再说达标的事，这完全是本末倒置啊！就像你为了省事儿，把旧衣服揉成球塞衣柜，等检查的时候再掏出来熨，你想想那衣服得皱成啥样，不得比你丈母娘的皱纹还多？

我总结了下，大部分人卡壳就三个原因：一是前期没清点清楚，扫完才发现少了好几卷档案，哭都找不到地方；二是加工的时候偷工减料，扫描分辨率不够，字都糊成马赛克，OCR识别率连一半都达不到；三是存储不规范，把数据随便塞个U盘，U盘一坏全玩完，之前花的钱全打水漂。哪一样出问题，档案数字化达标都跟你说拜拜。

要过档案数字化达标，这三步踩稳了就成功八成

• 第一步：先盘清楚你有多少“旧衣服”，别上来就动手

  这一步说白了就是实体档案清点，很多人跳过这一步直接开扫，这不瞎搞嘛！你都不知道你有多少档案，哪本缺页哪本被借走没登记，扫到一半找不到东西，不得停工找？我第一次就差点栽这，盘了三遍才找出三本被老员工借走没登记的项目档案，要是没找着，档案数字化达标肯定黄。

  正规操作就是，先按原档案整理顺序，一卷一件点清楚，有破损缺页的登记签字，该补的补，该说明的说明，就像你整理旧衣服，先数清楚多少上衣多少裤子，哪件掉扣子哪件破洞，先记下来再动手，稳得一批。

• 第二步：加工严格按档案数字化达标的要求来，别偷工减料

  

  给你说点专业干货，别嫌麻烦：永久保管的档案扫描分辨率必须到300DPI以上，定期保管的也不能低于200DPI，扫完还要做纠偏、去污、去钉，歪歪扭扭的肯定不行；还有著录环节，档号、责任者、题名、日期这些核心字段一个都不能错，OCR识别完必须人工校对，不能机器识别完就直接用。

  我之前见过多坑的？小作坊为了省时间，150DPI就敢给你交，著录全是复制粘贴错漏百出，价格是便宜了三分之一，最后过不了档案数字化达标，返工花的钱比原来多两倍，这便宜你敢贪？我们后来找的靠谱队伍，每十页抽三页查错，错率超过1%全部返工，就是奔着档案数字化达标去的，这钱花的才叫值。

• 第三步：存储归档按规范来，这是档案数字化达标的硬门槛

  现在达标要求啥？档案数字化数据要做一式三套：一套在线供日常查询，一套离线本地备份，一套异质异地备份，防止天灾人祸数据没了。存储格式也有要求，必须用PDF/A或者TIFF这种长期保存格式，不能用那种容易坏的压缩格式，元数据也要完整保留，不能扫完就光剩个图片，啥信息都没有。

  我之前听过一个真事，有家单位图省事，把所有档案数字化数据都存在一个移动硬盘里，结果硬盘放档案室受潮坏了，几十万做的东西全没了，档案数字化达标肯定过不了，还要重新花钱做，亏到姥姥家了。这一步就像你整理完旧衣服，放衣柜还要放樟脑丸防潮，分好区放，找的时候一找一个准，达标检查的时候人家要啥你能立马拿出来，这不就稳了？

过来人最后再提醒你几句，别踩我踩过的坑

第一别贪便宜，报价比市场价低一大截的，肯定是给你偷工减料，就像9块9一斤的牛排，能是什么好肉？一分钱一分货，过不了档案数字化达标返工，亏的更多。第二别想着自己找几个行政小姑娘就能干，人家专业做档案数字化的天天摸规则，你家小姑娘连档号怎么编都搞不清，瞎忙活半天还不合格，耽误的时间成本比请人贵多了。第三一开始就要按档案数字化达标的要求做，别想着先做了再改，改起来比重新做还麻烦。

其实说来说去，档案数字化本来就是给咱们省事的，原来找个老档案要翻一下午档案室，满头都是灰，现在做好了，点一下鼠标就调出来，多香啊？只要你按要求来，找对人，档案数字化达标真没你想的那么难，我这都是踩过坑攒出来的经验，照着走，少花几万冤枉票子，早早就拿到验收合格，这不比啥都强？