档案制度建设与现行法律法规不符的分步整改实操全指南

第一步：全面梳理现有制度，完成合规对标排查

1.1 整理需对标法律法规清单

直接打开国家档案局官方法规库获取最新有效法规清单，地址：https://www.saac.gov.cn/xxgk/fgw/index.html

必对标的核心基础法规包括：

• 《中华人民共和国档案法》（2020修订版，所有单位必须对标）
• 机关单位加对标《机关档案管理规定》
• 企业加对标《企业档案管理规定》
• 特殊行业额外加对对应行业法规，如医疗行业对标《医药卫生档案管理暂行办法》、金融行业对标银行业保险业档案管理相关规定

1.2 逐条比对梳理不符点

将现有档案制度按模块拆分：归档范围、保管期限、查阅利用、销毁流程、涉密档案管理、电子档案管理、责任划分共7个核心模块，逐一和对应法条比对，所有不符点必须标注清楚对应的法条出处，禁止模糊记录，避免整改遗漏。

常见不符点举例：旧制度规定档案销毁仅需单位负责人批准即可执行、旧制度规定档案封闭期为30年、旧制度不承认电子档案的法律效力、旧制度未明确档案工作责任划分，以上都是常见的违规点，需要全部记录在不符清单中。

第二步：制定整改方案，完成层级审批确认

2.1 按优先级划分整改项

将梳理出的不符点分为两类：

• 紧急整改项：违反法律法规强制性要求的内容，比如涉密档案管理不合规、销毁流程违规，要求1个月内完成整改
• 优化整改项：仅需要调整细化内容不涉及强制违规的，比如归档范围补充，要求3个月内完成整改

2.2 完成方案事前审批

机关事业单位、国有企业的整改方案，需要先报单位法制部门审核，再报同级档案主管部门沟通确认；民营企业的整改方案由公司法务部门+行政负责人审批即可，特殊行业需要额外报行业监管部门事前沟通。

第三步：逐项完成制度内容整改，核心调整可直接复用

针对常见的不符点，以下是符合现行法规的标准条款，可直接复制修改后使用：

3.1 销毁流程不符整改

符合法规的标准条款（可直接复制）：档案销毁前应当由本单位档案鉴定委员会对拟销毁档案进行逐件鉴定，形成鉴定意见，编制拟销毁档案清册，经单位分管负责人、主要负责人逐级审批后，向同级档案主管部门报备，方可开展销毁工作；销毁时应当安排2名以上工作人员监销，监销人员应当在销毁清册上签字确认，留存销毁清册永久保管。

3.2 开放利用期限不符整改

符合法规的标准条款（可直接复制）：县级以上各级档案馆保存的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放；经济、教育、科技、文化等类档案可以少于二十五年向社会开放；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，可以延长向社会开放，具体期限按国家有关规定执行。

3.3 电子档案效力不符整改

符合法规的标准条款（可直接复制）：符合本制度规定、来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案，与纸质档案具有同等法律效力，可以作为法定凭证使用，除法律法规另有规定外，不再以纸质形式归档和保存。

3.4 工作责任划分不符整改

符合法规的标准条款（可直接复制）：本单位实行档案工作责任制，明确单位主要负责人、档案部门负责人、专职档案工作人员、各业务部门经办人员的档案工作责任，逐层落实档案管理要求，纳入单位年度绩效考核。

第四步：完成合规审核备案，正式生效执行

4.1 内部二次审核

整改完成后，由单位法务部门对新制度全文重新审核，确认所有修改点都符合现行法律法规要求，没有遗漏不符点。

4.2 官方备案

机关事业单位、国有企业需要将新修订的档案制度，报同级地方档案主管部门备案，可以通过当地政务服务平台线上提交，也可以线下报送档案局业务科室；将档案托管到专业机构的民营企业，需要将新制度报送托管机构备案。

4.3 发布培训

新制度正式发布生效后，需要组织所有业务部门经办人、档案管理人员开展培训，明确新流程的要求，避免相关人员仍按旧制度执行，导致违规。

第五步：建立定期复核机制，避免再次出现合规问题

每1-2年定期对档案制度进行一次对标复核，当国家或地方发布新的档案相关法律法规、规范性文件后，需要在1个月内完成新法规对标，及时调整制度内容，持续保持制度合规性。