赶专项档案迎检搬新库？专业档案整理临时服务救大急

什么时候找档案整理临时服务最划算

很多人第一反应是“什么时候都行吧”，其实不是，临时嘛，用错时间就是纯纯浪费钱。

搬新老库房那肯定是黄金期之一，要是自己搬档案再分类归档，搬完库房都得瘫半个月，搬的时候还容易丢件漏页，损失远大于临时服务费。

还有就是迎各类专项检查、评级审核，比如人力资源部迎职称评审材料归档核查，综合部迎文明单位复查的文书档案整理，财务部迎审计的凭证档案规范，这时候赶进度赶标准，自己人大概率摸不清门道，忙中出错还得返工。

新成立的公司凑不齐档案管理员编制也可以先找短期过渡，等后期稳定了再招专职。

怎么避开档案整理临时服务的坑

第一个坑：只看报价不看资质

别图一时便宜找路边散工或者没证的小作坊，档案这东西多重要啊，有商业机密有人事隐私，散工搞不好丢了卖了都找不到人。

找的时候先问有没有档案中介服务机构备案证书，再看看营业执照里的经营范围有没有“档案整理服务”这一项，最好还要看往期的合作案例，比如有没有服务过同行业同规模的企业。

第二个坑：口头约定没合同

这事儿吧真的吃够亏的人多了去了，一开始说好了全包，包括装订、上架、打目录，结果干完只留一堆散文件在那，说打目录上架是额外收费的。

合同里必须写清楚所有服务内容、服务标准、完成时间、收费明细、保密条款、违约责任，特别是保密条款，要明确工作人员都签过保密协议，泄露档案要赔多少钱，越细越好。

第三个坑：不盯现场撒手不管

哪怕找的是再靠谱的机构，也得派个自己人在现场盯着，不是不信任，是怕档案分类不符合你们公司的内部逻辑，或者不小心把不该归档的文件混进去了，不该销毁的文件当废品卖了。

盯现场的人最好是平时接触过档案的，比如综合部的行政专员，实在没有也得找个细心负责的，把关键环节盯紧点。

临时服务期间自己人该做些啥

除了刚才说的盯现场，还有几件事要提前准备好。

• 先给临时团队做个15-30分钟的内部培训，讲清楚你们公司的档案分类规则、编号规则、密级划分，最好拿几份已经整理好的样板给他们看。
• 提前把档案库房或者整理场地腾出来，准备好必要的工具，比如打孔机、装订机、档案盒、目录纸、标签纸，要是机构自带工具当然更好，但还是得提前确认一下。
• 每天下班前跟临时团队的负责人碰个5分钟，问问当天的进度，有没有遇到什么问题，及时调整工作计划。
• 服务结束后一定要仔细验收，先看整体数量对不对，有没有丢件漏页，再看分类、编号、装订、上架是不是符合要求，最后要一份电子版的目录，方便以后查询。