档案数字化别瞎胡来搞懂档案行业保密认证这张真实护身符

前几天刷到本地一家做政务配套档案数字化的小工作室老板，蹲在政务中心楼下啃泡面啃哭的短视频，差点笑喷的同时又瞬间共情——这不就是去年踩了档案数字化档案行业保密认证大雷的我本人吗？

先唠唠为什么我非得啃这块“烫手山芋”去搞档案数字化

别误会啊，我之前不是啃泡面的老板，是一家做房地产租赁中介总部的行政小妹升级成的临时“档案司令”！为啥叫档案司令？总部堆了快30年的纸质合同、业主租客身份证复印件、水电燃气对接单…塞了整整三个大仓库还不够，地下室角落还漏雨泡烂了好几摞客户隐私合同！那次总部要查2018年的一个学区房老业主授权，整整找了三天三夜，连保安大叔的手电筒电池都换了三对，老板脸黑得像锅底的灰，直接把我这个管杂事升级的推上“战场”：三个月！要么把这些破纸搞定，要么把我的工位搞定。

本来我以为档案数字化不就是找个打印店把纸扫成PDF吗？随便找了楼下天天发传单、说“扫一页3毛钱扫得又快又美”的张阿姨打印店，扫了半个仓库！结果某天早上打开存盘U盘检查的时候，傻了眼——U盘插进去直接弹“病毒入侵，格式化恢复需付费8888元”！打电话问张阿姨，她说“U盘是我自己淘宝9块9包邮买的批发装，谁知道咋回事，扫一页3毛钱我还包你一辈子U盘不坏啊？”

没办法哭唧唧去找老板请罪，老板叹了口气没骂我，甩给我一张皱巴巴的纸条：“这是我之前朋友踩过无数次档案数字化档案行业保密认证的坑，总结出来的应急联系人，赶紧去问！别再给我瞎折腾！”

搞懂档案行业保密认证才发现，这根本不是“可选消费”是“生死存亡的门票”

联系上那个朋友介绍的资深顾问李哥，上来就给我泼了一盆冷水：“你以为档案数字化是为了省地方方便查？对于碰过哪怕一点业主身份证号、手机号、银行卡号、学区房产权这些隐私内容的档案数字化，档案行业保密认证就是进这个行业的生死存亡的门票！没有这张票，连扫带碰的资格都没有！之前我就帮过一家比你们公司还大的连锁酒店擦屁股，他们找了个没有档案行业保密认证的工作室扫入住信息，结果工作室把存盘卖给了诈骗团伙，上千个VIP客户被骗，酒店赔了好几千万不说，还差点被吊销营业执照！”

听完我直接冒冷汗！赶紧掏出小本本（顺便偷偷录了音怕回去忘挨骂），问李哥档案行业保密认证到底是个啥玩意儿？李哥说，你就把它当成是“档案数字化游乐场”的VIP专属“安检+专属存包柜+全程监控员”三重buff叠满的护身符就行——安检是看你有没有资格碰这些“宝贝疙瘩”隐私档案，专属存包柜是看你能不能把扫出来的数字档案锁得严严实实连黑客都撬不开，全程监控员是看你扫的过程、存的过程、用的过程有没有瞎搞乱传宝贝疙瘩。

那安检buff——也就是档案行业保密认证的基础条件到底卡啥？

李哥说，基础条件卡得可严了，不是随便打印店凑凑人数凑凑设备就能过的！工作室或者公司的场地必须是独立的，不能是跟别的什么餐馆、美甲店、棋牌室共用的，连窗户都必须是那种能锁死的防盗窗，窗帘必须是那种拉上之后连一丝光都透不进来的遮光窗帘！碰档案数字化档案行业保密认证相关工作的人，必须每个人都去公安局开无犯罪记录证明，还要去专门的保密培训学校培训个几天几夜，拿到保密培训合格证书才行！

我当时插了一句：“那我之前找的张阿姨打印店，连个像样的独立办公室都没有，是在超市门口租的一个10平米的小隔间，窗户对着超市停车场人来人往的，那不是肯定不行吗？”李哥翻了个白眼说：“那还用说！别说碰你们的隐私合同了，碰政府公开的非涉密档案扫一下可能都违规！”

然后是专属存包柜buff——也就是档案数字化的技术条件

这个技术条件才是李哥说的重点中的重点！李哥说，专属存包柜可不是超市门口的那种扫个码就能存的塑料柜子，是那种连钢铁侠的战衣都撬不开的“钛合金存包柜”！

• 第一个钛合金锁：必须用带有国家保密局认证证书的扫描仪、打印机、电脑、U盘、移动硬盘这些硬件设备！淘宝9块9包邮的U盘？连碰硬件设备的资格都没有！
• 第二个钛合金锁：必须用带有国家保密局认证证书的档案数字化管理软件！随便下载的免费PDF转换软件？根本不可能！
• 第三个钛合金锁：硬件设备必须全部断网！连WiFi热点都不能开！连蓝牙都不能连！要想传扫好的数字档案怎么办？只能用带有国家保密局认证证书的、一次性的或者只能读取不能写入的光盘！
• 第四个钛合金锁：扫好的数字档案必须加密！而且加密等级必须达到国家保密局规定的等级！比如碰过绝密级档案的要加密到最高等级，碰过机密级的碰过秘密级的再次，碰过你们这种商业隐私但不涉及国家秘密的，也要加密到对应的等级！

听完我更懵了！赶紧问李哥：“那碰过你们这种商业隐私但不涉及国家秘密的，到底要搞哪种档案行业保密认证啊？”李哥说，国家保密局规定的档案行业保密认证主要有三种：第一种是涉及国家秘密的档案数字化资质，第二种是涉及国家秘密的档案数字化咨询服务资质，第三种是档案数字化非涉密资质——哦不对，现在第三种好像改名叫“档案数字化服务机构信用评价”了？不管叫啥，碰你们这种商业隐私的，至少得有个靠谱的档案数字化服务机构信用评价，最好是有个备案的！

最后是全程监控员buff——也就是档案数字化的过程管理

李哥说，全程监控员才是真正的“定海神针”！全程监控员不是随便找个保安大叔坐在那里打瞌睡就行的，是必须全程盯着碰档案数字化档案行业保密认证相关工作的人！而且全程监控的录像必须至少保存三个月！碰国家秘密的可能还要保存更久！

我当时插了一句：“那碰档案的人连手机都不能带吗？”李哥说：“那还用说！连钥匙扣上的金属挂坠都不能带！连水都不能带进去碰硬件设备和档案的地方！怕水洒在硬件设备和档案上！怕手机偷偷拍照偷偷录屏偷偷传宝贝疙瘩！”

过来人给你推荐的靠谱档案数字化档案行业保密认证相关的机构

唠到这里肯定有人会说，你讲了这么多档案数字化档案行业保密认证的干货，那到底去哪里找靠谱的机构啊？别急别急，我帮你们踩过坑了！李哥后来给我推荐了一家本地的、有10年以上档案数字化经验、有靠谱的档案数字化服务机构信用评价、连碰过政府涉密档案的资质都有的机构！

找他们之前我还特意按照李哥教我的方法去查了：首先去国家保密局的官网查他们有没有相关的资质，然后去本地的档案局官网查他们有没有备案，然后去他们的公司实地考察了一下——果然是独立的场地，防盗窗遮光窗帘都有，碰硬件设备和档案的地方连门都是那种指纹+密码+钥匙三重锁的！碰档案的人每个人都掏出了无犯罪记录证明和保密培训合格证书！硬件设备软件系统都给我看了国家保密局认证证书！全程监控员也是坐在监控室里全神贯注盯着！

后来找他们扫剩下的两个半仓库的合同，只用了一个半月就搞定了！扫好的数字档案全部加密存到了一次性的光盘里，还给我们送了一套免费的档案数字化管理系统试用版！老板看完之后脸终于阴转晴了，还给我涨了500块钱工资！

所以啊，各位要搞档案数字化的朋友，千万千万记住：别瞎胡来搞懂档案行业保密认证这张真实护身符！别像我之前一样踩了大雷差点丢了工作还赔了钱！