2024档案软件电子归档可信存证最新政策零门槛实操指南

第一步：明确本次必须适配的2项核心最新政策

本次落地的2项政策为2024年国家档案局联合工信部、网信办发布的配套标准，是当前档案信息化合规的硬指标：

• 配套GB/T 18894-2022《电子文件归档与电子档案管理规范》的《电子档案可信存证操作实施细则（2024版）》
• 配套DA/T 94-2022《电子档案元数据方案设计规范》的《中小微企业档案软件元数据补全简化指南》

第二步：本地中小微企业通用档案软件元数据补全操作

2.1 确认现有档案软件是否支持元数据自定义

打开任意主流中小微档案软件（比如用友、金蝶、速达档案模块）：

1. 点击系统设置-档案属性-自定义元数据入口（若找不到，可搜索「自定义字段」）
2. 查看是否有「新增自定义元数据」「设置必填项」「元数据分组」三个功能按钮

如果没有这三个功能，请前往对应软件官网下载最新补丁包：
用友档案U8+最新补丁：https://www.yonyou.com/u8plus/patch.html
金蝶档案云K/3 WISE最新补丁：https://www.kingdee.com/product/wise/patch
速达3000PRO档案模块最新补丁：https://www.suda.com.cn/download/patch

2.2 一键导入简化版合规元数据方案

按照简化指南要求，中小微企业只需补全23项核心元数据，无需覆盖全行业127项。创建一个Excel文件，命名为「中小微档案合规元数据方案.xlsx」，填入以下内容后保存：

```csv 元数据名称,元数据标识,数据类型,是否必填,元数据分组 题名,title,文本,是,基础属性 档号,archival_code,文本,是,基础属性 责任者,creator,文本,是,内容属性 文件形成日期,creation_date,日期,是,内容属性 保管期限,retention_period,单选,是,保管属性 保管期限代码,retention_code,文本,否,保管属性 密级,security_level,单选,是,安全属性 密级代码,security_code,文本,否,安全属性 载体类型,media_type,文本,是,技术属性 文件格式,file_format,文本,是,技术属性 文件大小,file_size,数值,是,技术属性 MD5校验值,md5,文本,是,可信属性 归档时间,archiving_time,日期,是,归档属性 归档人,archiving_person,文本,是,归档属性 审核人,reviewer,文本,是,归档属性 电子档案来源,source,文本,是,来源属性 全宗号,fonds_code,文本,是,全宗属性 年度,year,文本,是,全宗属性 机构问题号,institution_code,文本,否,全宗属性 案卷号,case_file_code,文本,否,全宗属性 文件序号,file_sequence,数值,是,全宗属性 电子档号生成规则,archival_code_rule,文本,否,系统属性 关联档号,related_code,文本,否,关联属性 ```

操作流程：

1. 回到自定义元数据入口，点击批量导入元数据
2. 选择刚才保存的Excel文件，系统会自动匹配字段，无需手动调整
3. 匹配完成后，点击确认导入，再点击应用到所有档案类型
4. 点击保存设置，系统会提示重启档案模块，按提示操作

第三步：接入免费国家档案局认可的可信存证接口

3.1 申请国家电子政务外网可信存证测试账号（无需付费）

测试阶段已完全开放给中小微企业，有效期1年，到期可免费续期：

1. 打开全国档案可信存证公共服务平台测试入口：https://test.archives.gov.cn/cert
2. 点击企业注册，填写企业统一社会信用代码、法定代表人身份证号、档案管理员手机号、邮箱
3. 上传企业营业执照扫描件（JPG/PNG格式，大小不超过5MB）、档案管理员授权书（平台自带模板下载）
4. 提交后等待审核，审核时间通常为24小时内，通过后会收到短信通知，包含测试账号、测试密钥、测试接口地址

3.2 配置档案软件的可信存证接口

以支持HTTP接口的通用档案软件为例，其他软件可参考平台提供的API文档调整参数：

1. 点击系统设置-可信存证-接口配置入口
2. 填入以下固定测试参数（除测试账号、密钥）：
   接口地址：https://test.archives.gov.cn/cert/api/v1/upload
   请求方式：POST
   请求头：Content-Type: application/json
   请求超时时间：30秒
3. 填入短信收到的测试账号（app_id）、测试密钥（app_secret）
4. 点击接口连通性测试，系统会自动生成一个1KB的测试文件上传存证，若返回「存证成功，存证编号：XXX」则配置完成
5. 点击保存设置，再点击开启自动存证，勾选电子文件归档后立即自动存证

3.3 验证自动存证功能是否正常

手动上传一份测试文件验证：

1. 点击档案收集-新增档案
2. 填入刚才补全的必填元数据（题名、档号、责任者等）
3. 上传一份任意格式的电子文件（推荐PDF格式，大小不超过10MB）
4. 点击归档，等待5-10秒
5. 点击档案管理-已归档档案，找到刚才归档的文件，查看可信存证信息，若显示存证编号、存证时间、存证状态（已固化）则功能正常

第四步：生成合规的电子档案验收报告

验收报告是中小微企业档案信息化合规检查的必备材料，平台可自动生成：

1. 登录全国档案可信存证公共服务平台测试入口：https://test.archives.gov.cn/cert
2. 点击验收报告-生成验收报告
3. 选择验收时间范围（比如最近1个月）、档案类型（全部）
4. 点击生成报告，等待1-2分钟
5. 下载PDF格式的验收报告，加盖企业公章后存档

常见卡壳问题解决

• 自定义元数据导入失败：检查Excel文件是否为CSV或XLSX格式，是否有多余的空行、空列，数据类型是否符合要求
• 接口连通性测试失败：检查网络是否能访问公共服务平台测试入口，测试账号、密钥是否正确，请求头是否漏填
• 自动存证超时：检查电子文件大小是否超过10MB，是否上传了压缩包（需解压后单独归档）