遵循档案数字化标准，推进高质量档案数字化落地

作为踩过两次坑的过来人，说句掏心窝子的大实话

我前几年帮单位折腾档案数字化，那体验现在想起来都头疼，一开始我就觉得，不就是把旧纸片子扫进电脑嘛？能有啥难的？那堆几十年的老档案，不就像我外婆攒了三十年的旧衣柜，塞得满满当当，我掏出来扫一遍，再塞进电子柜子不就完事儿？

结果呢？找了个报价比别人便宜一半的野队伍，干了俩月交活，我一查差点背过气去：扫出来的文件歪歪扭扭，字糊得像打了马赛克，命名全是“扫描件1”“扫描件2”，找一份九十年代的合同，翻了俩小时没翻着，这不就是把旧衣服从旧衣柜一股脑倒进新衣柜，还是乱成一锅粥嘛！

后来返工才知道，问题出在哪？就是我们根本没把档案数字化标准当回事，人家干活也不按档案数字化标准来，说白了就是糊弄事，白瞎了十几万预算，还耽误了大半年的迎检，你说坑不坑？从那之后我才明白，做档案数字化，离开档案数字化标准，全都是白干。

按档案数字化标准干活，核心要卡哪几个关键点？我给你划全了

别觉得档案数字化标准都是写在墙上的官话，都是实打实帮你避坑的规矩，我把核心要卡的点都整理出来了，都是我拿教训换的：

• 第一：扫描分辨率必须卡死档案数字化标准要求

  这个就好比你拍证件照，糊得连脸都认不出，那能用吗？档案数字化标准写得明明白白：普通纸质档案扫描用300DPI，要是那种字迹浅、年代久的老档案，得提至400-600DPI。我之前踩坑就是那帮人为了省时间省硬盘，全给我用200DPI扫，现在才过五六年，放大看字都发虚，真要哪天调档，根本用不了。做档案数字化，这第一关就得按档案数字化标准卡，别偷懒。

• 第二：文件命名存储必须符合档案数字化标准

  这不就是整理衣柜贴标签嘛！你衣服挂好了不贴标签，过一年你哪知道哪件是哪件？档案数字化标准对命名规则有统一要求，一般都是按「全宗号-目录号-年度-件号」来命名，文件夹层级也得按规范建，你别整什么「老王资料」「2023新建文件夹」这种鬼名字，过三年你自己都忘了这是什么，这不白费功夫吗？做档案数字化，命名就得守档案数字化标准，这是给以后留后路。

• 第三：存储格式必须符合档案数字化标准

  你存羽绒服不能放塑料袋里捂，得放透气的防尘袋对吧？存档案也一样，档案数字化标准要求长期保存的档案必须用PDF/A这种固化格式，这种格式不会因为软件升级打不开，能存个几十年上百年，你别图省事存成高压缩jpg或者可编辑word，过十几年格式淘汰了，你花那么多功夫扫的东西全废了，哭都没地方哭。做档案数字化，格式就得按档案数字化标准来，差一点都不行。

• 第四：数据安全必须守住档案数字化标准红线

  

  很多单位的档案都是涉密或者内部敏感资料，你随便找个外边的电脑扫描，随便存在公网网盘，这不等于把家里保险柜钥匙随便塞给路人嘛！档案数字化标准对加工过程的数据安全、涉密档案加工资质、做完的数据脱敏都有明确要求，这根红线绝对不能碰，别为了省俩钱把单位的信息安全给卖了，那可是吃不了兜着走。

最后再给新手提个醒，这些坑我替你踩过了别再跳

现在很多单位都在搞档案数字化升级，毕竟纸质档案存着太占地方，调档也不方便，但是我见过太多人花了钱没办成事，都是因为犯了这几个错：

别贪便宜找不按标准来的野队伍

我第一次就是贪便宜，报价比正规队伍便宜一半，结果最后返工花了三倍的钱，还耽误了大半年时间，真的是贪小便宜吃大亏。正规队伍都是按档案数字化标准走流程，从扫描到整理到验收每一步都卡，贵一点但是一步到位，省得后面折腾。

自己干也得按档案数字化标准来，别想当然

很多小单位觉得我自己买个扫描仪扫就行，不用找别人，这没问题，但是你不能想怎么扫就怎么扫，一定要提前把档案数字化标准摸清楚，该多少分辨率就多少，该怎么命名就怎么命名，别扫完了一堆垃圾数据，还不如不扫。

验收一定要对着档案数字化标准一条一条查

别对方说干完了就签字付钱，一定要抽至少10%的样本核对，有没有缺页漏扫，分辨率够不够，命名对不对，格式对不对，数据安全达标不，你现在多花一天验收，后面少花一年整改，这个买卖太划算了。

说一千道一万，档案数字化本身就是个给未来攒家底的事，你今天偷的懒，明天都会变成你要填的坑，反过来，你今天按档案数字化标准把每一步走扎实，以后不管是迎检、调档还是长期存储，都稳得一批，啥心都不用操。

我作为前后折腾三次，踩过两个大坑的过来人，把这些经验都掏给你了，听我的，做档案数字化，先把档案数字化标准摆在第一位，准没错，毕竟前人栽树后人乘凉，前人踩过坑，你就别再往坑里跳啦。