《档案整理降密规范实操指南：分类标注到归档全流程落地》

实操前准备

工具准备

1. 电子档案处理工具：LibreOffice（跨平台免费开源，下载地址：https://www.libreoffice.org/download/），用于批量处理Word、Excel档案；PDF解密工具：PDF Shaper（绿色便携版，下载地址：https://www.pdfshaper.com/download），用于去除加密PDF的密码限制。

2. 辅助工具：Windows自带的【文件属性】（右键目标文件→属性→详细信息），用于查看现有密级标注，无需额外安装。

规则前置梳理

提前明确本单位降密核心判定标准，避免违规操作：

• 档案不含国家秘密核心信息，可降1级（如绝密→机密）；
• 公开后不损害单位合法权益，可直接降为公开档；
• 涉密岗位人员调整后无对应接触权限的档案，需同步降密。

核心实操步骤

Step1 档案分类与密级初判

1. 批量分类：将待处理档案按【业务类型】（项目/人事/财务）、【生成时间】整理到同一文件夹，文件夹命名为“待降密_业务类别_时间段”，如“待降密_XX项目_2024Q2”。

2. 密级初判：右键档案→【属性】→【详细信息】，查看“文档密级”字段；无该字段则为初始密级，用文件名后缀标注“_原密级X”，如“XX项目计划书_原密级机密.docx”，便于后续跟进。

Step2 不同格式档案的降密操作

（1）Word/Excel档案降密： 打开目标.docx/.xlsx→点击顶部菜单栏【文件】→【信息】→【保护文档/保护工作簿】→【用密码进行加密】→删除密码输入框内所有字符→点击【确定】→【保存】，完成加密层移除；若需调整密级标识，点击【文件】→【属性】→【高级属性】→【摘要】，在“密级”字段输入新密级（如“内部”“公开”）→【确定】。

（2）PDF档案降密： 打开加密PDF（需输入原密码，若丢失联系单位保密员获取）→启动PDF Shaper→勾选【解密PDF】→添加目标文件→点击【处理】→保存为无密码PDF→用LibreOffice打开，按上述Word密级标识步骤修改后保存。

（3）纸质转电子档案降密： 先扫描为PDF（分辨率设为300DPI，文件大小≤20M，命名为“原密级_业务_时间.pdf”，如“机密_XX项目_20240501.pdf”）→按PDF降密步骤操作→删除扫描时附带的纸质档案涉密标识（如涉密章、页码密级标注）。

Step3 降密后的标注与归档

1. 电子档标注：在档案文件名末尾加【降密】标识，如原“机密_XX项目.pdf”改名为“内部_XX项目_降密.pdf”；同时在档案属性“备注”字段填写降密依据（如“2024年5月1日经审批，降为内部档”），保留审批单电子扫描件附后。

2. 归档目录：在整理目录的Excel表中新增“降密时间”“降密审批人”列，填写示例（可直接复制使用）：

3. 物理归档：纸质降密档案单独存放，移除原有涉密分类标签，标注“降密归档”标识；电子降密档案存入单位内部加密服务器，禁止存个人设备。

校验与补全

1. 密级校验：随机抽取10%降密档案，完成以下检查：

• Word/Excel无加密弹窗，密级标注与实际内容匹配；
• PDF打开无需输入密码，无加密残留；
• 文件名、属性字段的密级信息一致。

2. 审批校验：所有降密档案需对应审批单，审批单需包含“原密级、降密依据、审批人签字/电子签章”，缺失则补全后再归档。

核心注意事项

以上步骤无需复杂技能，按顺序执行即可直接落地，无额外学习成本。