零基础快速上手 档案整理著录软件实操分步指南

一、工具准备：下载合规免费的档案著录软件

本次实操选用国家档案局推荐的免费工具《档案整理著录助手V3.2》，下载地址：https://www.archives.gov.cn/software/archivelite_v3.2.exe，直接复制该链接到浏览器地址栏即可下载安装包。

二、软件安装：零配置快速完成

1. 安装前准备

关闭电脑上的360、腾讯电脑管家等杀毒软件，避免误删安装组件，确保电脑剩余空间≥500MB。

2. 安装分步操作

双击下载得到的archivelite_v3.2.exe安装包，弹出安装向导后：
① 选择安装路径：保持默认的C:\Program Files\档案整理著录助手，不要修改，避免权限问题；
② 勾选“创建桌面快捷方式”和“添加到开始菜单”；
③ 点击“安装”按钮，等待30秒完成安装；
④ 勾选“立即启动软件”，点击“完成”。

三、核心操作：档案著录全流程

1. 准备规范的档案元数据模板

需准备符合国家档案著录标准的Excel模板，模板表头必须包含以下必填项，不能增减：
档案号、档案名称、责任者、形成日期、保管期限、页码
注意：Excel必须存为.xls格式（不能是.xlsx或.csv），且不能有合并单元格，若有需先拆分：选中合并单元格→点击“开始”选项卡→“合并后居中”按钮→取消勾选“合并单元格”。

2. Excel导入系统

启动软件后，点击左侧菜单栏的“档案管理”→点击顶部的“导入”→选择“Excel文件”，弹出导入窗口后：
① 点击“选择文件”，找到准备好的.xls模板；
② 勾选“首行是表头”，点击“读取表头”，确认软件识别的表头与模板一致；
③ 点击“确认导入”，等待进度条加载至100%，若出现错误，点击“查看错误日志”，根据提示修改Excel对应行的内容（如格式错误、缺项），修改后重新导入。

3. 批量著录与单条补全

导入完成后，软件会自动填充表头对应内容，需补全必填项或修正错误：
① 批量设置保管期限：按住Shift选中所有档案条目→点击顶部的“批量操作”→选择“批量设置保管期限”→在下拉菜单中选择国家规定的选项（永久、30年、10年）→点击“应用”；
② 单条补全信息：双击任意一条档案，弹出详情窗口，在“备注”“关键词”等可选项中补充内容→点击“保存”，系统会自动同步回列表。

四、导出与备份：完成最终台账与数据安全

1. 导出档案著录台账

点击左侧菜单栏的“报表管理”→点击顶部的“导出报表”→选择“档案著录台账”，弹出导出窗口后：
① 选择导出格式（优先选Word，便于打印）；
② 勾选“包含所有著录项”，避免内容缺失；
③ 选择保存路径为非系统盘（如D:\档案台账）→输入文件名→点击“导出”，等待20秒完成，即可打开查看或打印。

2. 数据备份与恢复

为防止数据丢失，需定期备份：
① 备份：点击顶部菜单栏的“系统设置”→选择“数据备份”→选择备份路径（如D:\档案备份）→点击“立即备份”，生成后缀为.archbak的备份文件；
② 恢复：若需恢复数据，点击“系统设置”→“数据恢复”→选择对应备份文件→点击“立即恢复”，等待完成即可。

五、常见问题快速解决

1. Excel导入失败

排查3个原因：① Excel格式是否为.xls；② 是否有合并单元格；③ 表头是否包含必填项，修正后重新导入即可。

2. 批量修改不生效

确认是否已选中所有条目，未选中时批量操作按钮为灰色，需先按住Shift或Ctrl选中条目后再操作。