档案整理外包人员不专业怎么办？过来人分享靠谱应对方法

先唠唠，不专业的外包人员到底坑在哪？

说真的，我前两年帮公司处理项目档案，踩过的坑能绕办公室三圈，最大的坑就是遇上档案整理外包人员不专业，这不就好比你花了钱找家政阿姨擦高层玻璃，人倒是准时来了，带的刮板都是掉毛的，擦完远看亮堂堂，走近一看全是一道一道的水痕，角落的灰尘还给你扫到窗框缝里，转头就跟你要全款，你说窝火不窝火？

我当时那批外包，就是报价比别家便宜快一半，我贪小便宜接了，结果人过来三个兼职大学生，连基本的分类规则都搞不清。按规定档案整理要按《归档文件整理规则》DA/T 22-2015，分保管期限、分项目组来整理，他们倒好，直接按纸张大小堆，把永久保存的竣工验收文件和十年保管的日常报销单混一块，著录的时候该填的档号、责任者、文号全空着，扫描的时候歪的倒的全给你扫进去，分辨率才150dpi，以后放大看字全糊成马赛克，这不就是来赚快钱坑人的吗？

所以说啊，别觉得档案整理是个没啥技术含量的杂活，真遇上档案整理外包人员不专业，后期审计、项目验收卡你的时候，哭都没地方哭去。我朋友之前有个项目，就是档案不合格，验收拖了三个月，工程款晚结小半年，亏的利息都够找个十回专业团队了，这亏吃的，说出去都心疼。

遇到档案整理外包人员不专业怎么办？三个方法亲测好用

我踩过坑之后也摸出经验了，不同阶段遇上这事，应对方法不一样，我给你掰扯清楚，你照着来就行：

• 刚进场就发现不对，立刻止损别凑合

很多人抹不开面，觉得人都来了，凑活凑活得了，千万别有这想法！这不就像你咬了一口外卖发现饭馊了，你还能硬往下咽凑活饱吗？凑活完了闹肚子，遭罪的还是你自己。

我现在签外包合同，都会加一条：进场前三天先做10%的样稿，样稿不合格直接换人，三天内还达不到要求直接解约，定金扣一半。真要是发现档案整理外包人员不专业，连培训都没做过，基础规范都不懂，别磨磨唧唧，直接按合同走，早换人早省心，你多拖一天，人工成本还多算一天，最后亏的还是你。

• 做完才发现问题，拆分整改比全部推翻划算

要是已经做完结完款才发现问题，也别直接掀桌子全推了重搞，太浪费钱了，这时候就拆分整改就行，这不就像你腌咸菜放多了盐，整缸倒了可惜，掏出来加俩新鲜萝卜淡一淡，凑活能吃还不浪费材料。



专业点说就是，你先按保管期限分优先级：永久保管的核心档案全部重新整改，30年保管的重点项目档案抽核整改，10年保管的普通行政档案，只要分类不瞎，只是著录错几个，抽核心改了就行，不用全动。这样下来，整改费用比全重新做便宜一半都多，还不耽误事。要是你自己没人手改，找正规团队做专项整改，也比自己让行政部几个小姑娘天天抠档案强，人家行政本来就要管考勤管采购，哪有空天天跟档号较劲啊。

• 从根上避坑：找对团队，再也不用愁档案整理外包人员不专业

说一千道一万，最好的方法就是从一开始就别踩坑，对不对？我现在选外包，早就不看谁报价低了，我就看三个硬标准，只要符合这三个，基本不会出问题：

三个硬标准，一个都不能少

第一，必须要有正规的档案中介服务资质，这是入场券，啥资质都没有的野团队，肯定是拉几个兼职就上岗，不专业是大概率的事；第二，项目负责人必须要有档案管理员的中级以上职称，整个团队进场前必须做规范培训，别啥都不懂就上来干活；第三，必须签质量保证协议，验收不合格免费整改，出了问题人家兜底，你才放心。

我现在合作的团队，就是踩了坑之后换的，人家工人都是提前培训过一周的分类规范，扫描统一300dpi，错一个档号都主动给你改，验收一次就过，那体验，跟之前的野团队比，简直就是从农家乐搬进五星酒店，太香了。

最后说两句掏心窝子的

其实很多公司都不把档案整理当回事，觉得就是堆文件找个地方放就行，真到要用的时候才着急，我也是踩过坑才明白，啥活都是专业人干专业事，别为了省俩小钱找不专业的人，最后花的钱更多，遭的罪更多。

说白了，咱们干工作就像老家种庄稼，你播种的时候找对好种子，长草的时候及时拔草，到秋天才能收着饱满的粮食，哪有那么多捷径可走？遇到档案整理外包人员不专业也别慌，该止损止损该整改整改，大不了换个靠谱团队，多大点事啊。

希望我踩过的这些坑，能帮你少走点弯路，毕竟咱们赚点钱都不容易，别栽在这种小事上，你说对吧？