档案数字化企业符合监管法规要求的全流程实操合规指南

一、项目启动前合规准备实操步骤

1. 核心资质与法规对照核查

直接按照以下清单逐一勾选核查，无需自行整理法规：

• 必须覆盖的核心法规：《中华人民共和国档案法(2020修订)》、《档案数字化规范》(DA/T 47-2009)、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《电子档案管理通用规范》(GB/T 39784-2021)，所有流程必须匹配以上法规要求，缺一项都需要补全
• 企业资质核查：涉密档案数字化项目必须持有《国家秘密载体印制资质》；非涉密项目必须完成档案服务机构备案，直接访问https://www.dagl.org.cn/serlist输入企业名称即可核查备案状态
• 人员合规要求：所有参与项目的人员必须签订纸质版保密承诺书，涉密项目人员必须完成涉密岗位培训，所有纸质记录留存时间不少于10年

2. 场地与设备合规配置

直接按照以下标准配置即可，无需额外调整：

• 涉密档案加工场地必须实现物理隔离，安装24小时视频监控，监控录像留存时间不少于6个月，出入口设置授权门禁，无关人员禁止进入
• 所有加工设备必须断开外网，禁用USB存储、蓝牙等外接传输设备，Windows系统可直接复制执行以下命令禁用USB： ``` reg add "HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\USBSTOR" /v Start /t REG_DWORD /d 4 /f ``` 执行后重启电脑即可生效，需要恢复使用时将命令中的`4`改为`3`重新执行即可
• 加工产生的纸质废件必须用碎纸机粉碎，电子存储介质报废必须经过消磁处理后粉碎，禁止任何档案相关物料外流

二、加工流程中合规管控实操步骤

1. 档案交接环节合规

交接双方必须填写统一格式的《档案数字化交接单》，所有签字盖章版原件留存，项目结束后归档保存不少于5年，可直接使用以下标准模板：

2. 数字化加工环节合规要求

• 扫描分辨率：法规要求最低300dpi，重要永久保管档案必须设置为600dpi，禁止低于300dpi扫描
• 图像命名规则：必须符合GB/T 39784要求，统一使用「全宗号-目录号-案卷号-件号-页码」格式命名，禁止使用随机字符命名
• 元数据必填项：必须采集全宗号、目录号、案卷号、件号、题名、责任者、形成日期、保管期限8个核心字段，缺项即为不合规
• 涉密加工要求：禁止任何带拍摄功能的设备进入加工场地，每日加工结束后，所有档案必须存入保密柜，加工设备全部断电关闭

3. 数据交付环节合规

涉密数据必须通过涉密存储介质（涉密U盘/移动硬盘）交付，禁止通过互联网、普通邮箱传输；非涉密数据交付需要同步提供《数据验收报告》，明确标注数据完整性、识别正确率，验收合格后双方签字盖章留存。

三、项目完成后合规验证与归档

1. 终验合规核查清单

直接对照以下项目逐一验证，全部通过即为合规：

• 数据完整性：扫描页数与原档案页数误差小于0.1%，缺页漏页必须全部补扫修正
• 数据正确率：OCR文字识别正确率不低于95%，元数据填写正确率要求100%
• 存储合规：最终交付数据必须制作至少两份异地备份，两份备份介质分别存放在不同城市的安全场地，备份记录保留至档案保管期限届满后5年
• 残留数据清理：加工结束后，加工方所有设备中的档案数据必须彻底删除，存储介质需要消磁处理，出具《数据清理确认书》，双方各留存一份原件

2. 项目文档合规归档要求

所有项目过程文档必须整理归档，保存期限不低于项目结束后10年，归档内容包含：

• 项目合同、双方企业资质复印件
• 所有交接单、验收报告、数据清理确认书
• 所有人员的保密承诺书、培训记录
• 涉密项目的场地监控记录备份

按照以上步骤操作，即可完全符合现行档案数字化相关法规要求，不存在合规漏项，可直接落地执行。