新人做档案收集培训，看完这套直接上岗

1. 先搞懂「给谁培训」比「讲什么」更重要

很多人第一次做档案收集培训，上来就对着一堆规定念稿。

结果台下要么玩手机，要么睡觉，培训完一问三不知。

说白了，档案收集不是你一个人的事，是全公司人的事。

你得先把培训对象分清楚，不同的人讲不一样的东西。

1.1 给普通员工培训，只讲「和他有关的3件事」

普通员工对公司档案没兴趣，只关心会不会扣钱、会不会麻烦。

举个例子，上个月给运营部培训，一开始就说：

「今天只讲3点，5分钟就能讲完，记不住没关系，我把PPT发群」。

第一点，入职当天必须交的东西：身份证、毕业证、离职证明复印件。

重点提醒：复印件上一定要写「仅供XX公司202X年X月入职使用」

第二点，离职的时候要签的《档案交接确认单》。

第三点，负责的项目结束后，3天内把资料交行政归档。

1.2 给部门负责人培训，要加「责任绑定」

部门负责人是档案收集的第一责任人，普通员工不交，你得找他。

所以给他们培训，不能只讲流程，要讲后果。

比如公司最近评高新技术企业，缺了3份项目验收报告，差点没评上。

老板扣了技术部主管当月500块绩效，这个例子要重点说。

还要给他们发一张《部门档案清单》，让他们签字确认

清单里写清楚每个岗位应该交什么、什么时候交。

2. 用「懒人工具」+「小套路」，把培训内容变简单

没人喜欢看大段的文字，也没人喜欢听枯燥的理论。

你得把内容包装成「懒人版」，让大家一看就懂、一学就会。

2.1 做一张「一页纸培训手册」，代替厚厚的PPT

一页纸培训手册，正面是「和我有关的事」，反面是「避坑指南」。

正面可以做成流程图：入职→交资料→领工牌；项目结束→整理资料→部门负责人签字→交行政。

反面避坑指南，要写真实的小例子：

• 坑1：离职证明写了「表现不佳」，别交吗？要交，但是要备注清楚
• 坑2：资料用订书钉订了，要拆吗？要拆，换成回形针，方便归档
• 坑3：电子版资料发微信群，算归档吗？不算，要单独发行政邮箱，命名格式是「部门-姓名-资料名称-日期」

2.2 加一个「1分钟小测试」，当场验收效果

小测试不用太难，3道选择题就行，答对的人给个小奖品。

小奖品不用贵，比如公司定制的笔记本、笔、钥匙扣。

举个测试题的例子：

以下哪种资料命名格式是对的？

• A. 验收报告.pdf
• B. 技术部-张三-XX项目验收报告-202X0501.pdf
• C. 张三的验收报告.pdf

答案选B，答对的人上来领奖品，台下的人也会认真听。

3. 培训结束后，做2件小事，确保档案收得上来

很多人以为培训完就没事了，其实培训才是第一步。

你得做2件小事，跟踪效果，确保档案收得上来。

3.1 把一页纸手册和测试答案，发到大群+部门小群

大群所有人都能看到，部门小群部门负责人会再提醒一次。

发的时候要艾特所有人，还要加一句「有问题随时找我」

艾特别人要注意，别艾特别多次，一次艾特所有人就行。

3.2 每周五下午，发一份「档案收集进度表」到大群

进度表要写清楚哪些部门交了，哪些部门没交，没交的具体是哪些人。

别批评没交的人，就写「请以下同事下周一下班前交过来」。

举个例子，上个月市场部李姐忘了交XX活动的资料，进度表发了之后，周一早上就交过来了。

她说本来忘了，看到进度表不好意思，就赶紧整理了。

今天讲的这3招，新人做档案收集培训完全够用了。 第一招，分清楚给谁培训，普通员工讲3件事，部门负责人加责任绑定。 第二招，做一页纸手册，加1分钟小测试，把内容变简单。 第三招，发手册和答案，每周发进度表，跟踪效果。 明天你就可以试试，先给最近入职的3个新员工做个小培训，练手。 有什么问题随时在评论区留言，我会一一回复。