2024年档案数字化资质申报核心要求及全流程实操落地指南

一、档案数字化资质核心准入门槛

目前国内档案数字化资质分为丙级（省级普通）、乙级（省级跨区域）、甲级（国家级涉密）三个等级，由属地档案局及国家档案局分级审批，不同等级对应准入要求如下：

1.1 主体资质要求

必须是境内注册的独立企业法人，成立满1年以上，经营范围包含“档案数字化加工”“档案服务”类相关内容，无失信被执行人记录、无重大行政处罚记录。若营业执照无相关经营范围，可直接登录国家政务服务平台（https://gjzwfw.www.gov.cn/）企业服务板块下载经营范围变更标准模板，提交至注册地市场监管局完成变更后再申报。

首次申报企业最高可申请乙级资质，满2年且无违规记录可升级甲级，丙级可承接本省非涉密业务，乙级可承接全国非涉密业务，甲级可承接全国涉密+非涉密业务。

1.2 人员资质要求

• 丙级：至少3名持有属地档案局颁发的档案从业人员资格证的专职人员，1名以上初级档案职称人员，所有人员需提供近3个月社保缴纳证明，不得挂靠
• 乙级：至少6名持证专职人员，2名以上中级档案职称人员，1名专职安全员，安全员需持有保密管理部门颁发的保密培训合格证书
• 甲级：至少10名持证专职人员，3名以上中级、1名以上高级档案职称人员，2名专职保密安全员，所有人员需完成涉密人员背景审查，无境外永久居留权

1.3 场地与设备要求

• 独立办公及加工场地，丙级/乙级面积不低于50平，甲级不低于200平，加工区域必须是物理封闭空间，安装全方位无死角监控，监控数据留存不少于90天，不得使用居民住宅作为加工场地
• 加工设备：丙级/乙级需配备高速扫描仪≥2台，专用加密存储服务器1台，甲级需配备高速扫描仪≥10台，所有加工设备不得连接互联网，临时文件全程加密存储
• 保密设施：碎纸机、带锁文件柜、防磁柜各1台，甲级资质需额外配备涉密信息系统集成相关防护设备

二、申报材料准备清单（可直接对照整理）

所有材料需加盖公章，扫描为300DPI的PDF格式，统一命名为“材料类型+企业名称+申报日期”。

2.1 基础主体材料

• 营业执照副本扫描件、法定代表人身份证扫描件
• 企业近1年财务审计报告，资产负债率不得高于70%，净资产丙级/乙级不低于50万、甲级不低于500万
• 近1个月内出具的企业征信报告，可从中国人民银行征信中心（https://www.pbccrc.org.cn/）官网下载

2.2 人员类材料

• 所有专职人员的身份证、资格证、职称证扫描件，证书必须在有效期内，未被其他企业挂靠使用
• 所有人员近3个月的社保缴费证明，需由社保中心加盖公章，明细体现单位名称、人员姓名、缴费险种
• 甲级资质需额外提供所有人员的无犯罪记录证明、涉密人员岗前培训合格证明

2.3 场地设备类材料

• 场地房产证或租赁合同扫描件，租赁期限不低于1年
• 加工区域监控布局图、监控设备采购发票、近7天的监控存储记录截图
• 所有加工设备、保密设备的采购发票、设备台账清单，标注设备型号、采购日期、使用状态

2.4 制度类材料

可直接在国家档案局官网（https://www.saac.gov.cn/）政务公开板块下载标准模板，修改为企业信息即可使用，需包含：档案数字化加工流程管理制度、保密管理制度、信息安全管理制度、档案移交存储销毁管理制度、应急处置预案。

三、申报全流程实操步骤

3.1 线上预审

登录全国档案服务企业监管平台（https://dajfw.saac.gov.cn/）注册企业账号，选择对应资质申报入口，按照系统提示上传所有准备好的扫描件，提交后等待预审，预审周期为5个工作日，预审不通过会在系统内标注修改原因，按照要求修改后重新提交即可。

3.2 现场核查

预审通过后，属地档案局会在10个工作日内安排2名以上工作人员到现场核查，核查内容包括：场地是否符合要求、人员是否在岗且与申报材料一致、设备是否真实存在、制度文件是否落地执行。现场核查当天需安排至少1名持中级职称的档案人员在场，所有原件材料准备齐全供核查人员核对。

3.3 资质公示与领证

现场核查通过后，会在属地档案局官网公示7个工作日，公示无异议的，会在3个工作日内发放纸质资质证书，有效期为3年，到期前3个月需要提交延续申请。

四、常见驳回原因及避坑指南

• 驳回原因1：人员挂靠：目前社保数据和档案监管平台已打通，社保缴纳单位与申报单位不一致会直接驳回，1年内不得再次申报，禁止使用挂靠人员
• 驳回原因2：场地不符合要求：加工区域不得有对外连接的网络接口，所有接口必须物理封堵，否则直接判定不合格
• 驳回原因3：制度文件造假：不要直接照搬通用模板，必须结合企业实际情况修改，现场核查会提问制度内容，回答不上直接判定不合格
• 驳回原因4：存在失信记录：申报前提前在信用中国（https://www.creditchina.gov.cn/）查询企业及法定代表人信用记录，有失信记录的需先处理完成后再申报