档案整理全流程实操指南及档案继续教育培训报名备考全攻略

一、档案整理全流程实操步骤

1. 前期准备

提前配齐以下工具，所有工具需符合档案存放防腐蚀、防污染要求：

• 必备工具：加厚无酸档案盒、30cm钢尺、水性档案专用黑笔、自动打码机（黑色油墨）、燕尾夹、棉线、无酸修补纸、淀粉浆糊、除湿剂
• 禁止使用：油性笔、订书钉、回形针、透明胶、双面胶，避免长期存放生锈、腐蚀、洇染档案

整理前需清空整理桌面，铺好12080cm的无酸毛毡垫，避免档案被桌面污渍污染。

2. 分类排序

严格按照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）执行三级分类：

• 第一级按文件形成年度分类，跨年度的请示批复以批复年度为准，跨年度的会议文件以开幕年度为准
• 第二级按保管期限分类，直接标注永久、30年、10年，禁止标注“长期”“短期”，人事档案、核心业务档案标永久，一般业务文件标30年，事务性通知标10年
• 第三级按所属机构/业务问题分类，同一类下按“正文在前附件在后、批复在前请示在后、原件在前复印件在后”排序

3. 装订入库

• 单份文件页数少于5页的用燕尾夹固定，页数超过5页的用棉线三孔一线装订，孔距8cm、边距1.5cm，结头打在文件背面
• 装订完成后用打码机在文件首页右上角空白处打连续件号，同一保管期限下件号从1开始连续编制，禁止跳号、重号，不要遮挡文件文字内容
• 按件号顺序装入对应档案盒，填写档案盒封面、盒脊信息，标注清楚年度、保管期限、起止件号，存放档案的库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，每立方米空间放1袋500g除湿剂。

4. 数字化录入

• 扫描分辨率设为300DPI，彩色模式扫描，存为PDF/A格式，禁止存为普通PDF、Word格式避免内容被篡改
• 文件命名统一用“年度-保管期限-件号-档案名称”格式，示例：2023-永久-001-XX单位2023年人事任免通知
• 录入档案管理系统时，需对应填写档号、题名、形成日期、保管期限、页数5项核心字段，核对无误后提交归档。

二、档案继续教育培训全流程落地指南

1. 官方报名渠道

仅选择以下两类官方渠道，避免报名非正规平台学时不被认可：

• 线下报名：联系属地档案局（馆）人事教育科，联系方式可通过全国档案查询服务平台https://www.zgdazxw.com.cn/ 输入所在省市查询
• 线上报名：国家档案局教育培训平台http://edu.saac.gov.cn/ ，或属地省级档案继续教育平台，直接搜索“XX省档案继续教育平台”即可找到官方入口，不要点击带“广告”标识的链接

报名需提前准备材料：身份证正反面扫描件、单位开具的档案岗位工作证明（报名平台可直接下载模板）、1寸蓝底电子照（分辨率358441，大小不超过200KB）。

2. 学时要求与学习规范

• 每年需修满不少于90学时，其中专业科目不少于60学时，公需科目不少于30学时，学时证明可用于档案职称评审、岗位年审
• 所有课程不支持快进，每隔15分钟会弹出人脸核验窗口，未在120秒内完成核验的不计入当前学时，学习期间不要最小化页面、切换设备，避免学时丢失
• 费用标准：公需科目30元/学时，专业科目60元/学时，建档立卡贫困户、低保户可凭相关证明申请免费学习。

3. 考核与领证

• 完成对应学时后24小时内可参加线上考试，考试内容全部来自课程原题，题型为单选、多选、判断，满分100分，60分及格
• 每批次考试有3次免费补考机会，补考仍未及格的需重新学习对应课程后再考试
• 考试及格后3个工作日内可在平台“我的证书”板块下载继续教育合格证明，自行打印即可，证明有效期为1年，全国通用。

三、常见问题避坑指南

• 档案整理时遇到破损、掉页的文件，用pH值7-8的无酸档案专用修补纸+淀粉浆糊修补，禁止用透明胶、双面胶粘贴，破损严重的可先扫描留存电子版再修补
• 当年继续教育学时未修满的，可在当年12月31日前登录平台购买补学包补学，超过3年的学时无法补录，会影响职称评审年限计算
• 档案盒填写错误时，不要用修正液、小刀刮除，用同色无酸纸覆盖后重新填写，避免破坏档案盒完整性。